办公室的5S
1.办公室5S的内涵
办公室5S工作即整理（Seiri）、整顿（Seiton）、清扫（Seiso）、清洁（Seiketsu）、素养（Shitsuke）。办公室5S不仅要求办公室执行，也要求文员去做。要做到对文件档案、办公区域以及办公室进行良好的管理，必须进行5S行动。如图3-7所示。
图3-7 办公室的5S示意图
（1）整理。
整理自己的办公室，让办公室成为没有杂物、能集中注意力工作的地方。在办公桌上摆放的一般是目前需要处理的文件，而其他的文件、过去的文件、将来的文件、目前还未涉及的文件，应该收起来放到柜子里面。这样的整理每天都要进行，不要把事务留到明天，要定期定制标签标识，对文件要用红颜色、绿颜色等标签标记起来。
（2）整顿。
整顿自己的工作作风和工作流程，让一切朝着节约时间、增加效能的方向前进。整顿包括收拾和整理办公室，一般要在午餐前做简单整理，在下午下班前做彻底全面的整理。有人习惯每天上班工作之前先整理打扫办公室，搞卫生、擦桌子，然后泡壶茶，开始做许多很无聊的事情，结果不能很好地处理当天的工作，所以整理办公室应该放在每次工作结束之后，这样可以快速进入工作状态，提升工作的效率。
（3）清扫。
将短期内不用的物品和文件归档，扫除工作障碍，营造快速进入工作状态的环境。及时地处理文件，建立适当的文档系统。文件包括纸质文件、电脑文件等，日用品要定期进行更新。保持办公室的整洁，这也是对工作时间的整理。
（4）清洁。
保持办公氛围的简洁，使自己很快进入高效工作的状态。办公室除了自己的办公桌之外，不要放置多余的椅子，而且自己的椅子也最好简单一点。一般在总经理室、部门经理等处，经常会看到大班台和中班台，前面要放两张椅子，这是浪费时间的标志。如果要让办公室的工作简单快速，应把这两张椅子都撤掉，让讨论问题的人站着说话。因为人站着说话的时候语速会比较快，比较简洁，而如果让其坐着说话，一般会泡一杯茶，先寒暄一番，再慢慢进入正题，慢慢发言，慢慢讨论，时间就会在这“慢慢”的过程中被不知不觉地浪费掉了。
办公室但好不放个人的照片、合家欢照片、明星照片以及自己爱好的羽毛球拍、网球拍、溜冰鞋等物品。如果有必要，应将它们收在柜子里面，且不应将杂志、晚报、有趣好玩的玩具等放在伸手可及的地方。统计表明，人在多数情况下没有办法抵制住这些物品的诱惑。例如一看到《××时报》的封面，认为第一个消息很有趣，决定要花5分钟时间看一下。结果往往是看完这一个，会接着再看另一个消息，如此一来，就会忘记本职工作，工作时间实际就成为阅报时间，当陷入这些与工作无关的新闻里去的时候，时间就会快速流逝。所以能否抵制这种种诱惑，包括抽烟、喝咖啡、上午茶、下午茶等，实际是时间管理能否取得成效的重要因素。
（5）素养。
养成好的习惯，防止不良行为习惯对时间的侵蚀，让时间成为自己所能掌控的有形资源。(https://www.daowen.com)
在办公室，人们可能会彼此说，“来来来，喝个上午茶”“喝一杯咖啡”“这边抽根烟”。当受到这样的邀请时，明明手头有一个很重要的工作，但碍于面子或交情，可能就会暂时搁置工作而与别人一起喝茶、喝咖啡、抽烟，这就是浪费时间的开始。
不断受到干扰和打断，也包括接打电话。必要时要让助理接电话，自己如果要打电话，建议站着打，不要坐着说话；如果自己要接电话，也要在接电话的同时就站起来，最好能对自己的电话有所规定，一般情况下接打电话不能超过5分钟，如果没有实质性谈话内容，5分钟一到就要果断结束电话。
2.办公室的5S行动
综上所述，办公室的5S行动应该做到：
◆在办公桌上摆放目前手头需要处理的文件。
◆每天都整理，不要把事务留到明天，定制文件标签标色。
◆及时处理文件，建立相应的文档系统。
◆整理工作时间，保持办公室整洁，经常整理文档。
◆避免被打断，筛选电话，拿起话筒，不坐着说话。
3.办公室5S的适用范围
◆文件档案。
◆办公区域。
◆办公室管理。
管理者时刻要牢记，自己工作中最重要的事情是：创造企业的价值、绩效和利润。