会议时间管理表——控制开不完的会议
让职场人头疼不已的还有从早到晚大大小小的会议。看看你的待办事项中，接下来的工作清单是否被一个个无关紧要的会议所占据？是否感觉你参与的会议总是拖延很久而无法做出决议？
如果你1/4以上的工作时间是在会议室里度过的，那么你就要控制一下这些开不完的会议了。
（1）将必要的会谈都安排在效率最高的时候
首先必须承认，每个人的职场中都少不了各种各样的会议。面对这些必要的会议沟通，我们唯一可以做的改进，就是将其安排在自己效率最高的时候进行。
通过之前的时间记录和工作习惯，你可能会发现在某一时间段内工作效率比较高，可能是早上10点，也可能是下午3点。在工作效率最高的时候召开必要的会议，会让自己和参会者都不那么疲惫，高效率地解决问题和制定决策后，就可以各自回去做自己的事情，而不用在会议室里耗时间。
（2）主持人、调度人和记录人各司其职
很多会议浪费时间的原因是大家要花费太多时间说明前提，讨论时间又不受把控，最后决策没人拍板，导致会议成了各路人马诉苦的场合。
一个标准的会议中包括3个角色：主持人、调度人和记录人。
其中，主持人负责宣布会议开始、提出会议议题、把握会议时间、执行会议制度、总结会议内容。
调度人负责把握和紧扣整个会议主题，以防在讨论的过程中跑题，并指定发言人、拍板人和执行人。
记录人负责准确记录会议的要点，撰写并发放会议纪要，以便在会后做出客观的总结。
这3个角色各司其职，当会议时间和内容超出把控范围时，都要起到相应的监督作用，这样会议就不会不受控制了。
（3）减少会议次数与时长
会议并不适合解决所有的问题，如果没有必要开会讨论，应避免采取会议的方式解决。
如果一定要开会解决问题，也要在规定的时间内结束会议并解决问题，避免无时间限制的会议拖延。
如果在会议上一时无法得出结论，可以暂且记录下来，留到会后再找时间设法解决，以免会议毫无意义地继续开下去。
（4）无关人员不是必须参加
之所以出现会议连续不断的情况，还有可能是因为参加了不用参加的会议。有时候会议组织者只是为了防止遗漏参会人员，而将你列在参会人员中。但到了会场之后，你可能发现和自己没什么关系，那就完全没有必要停留在会场。等会议结束后，要求会议记录人发一份会议纪要给自己就可以了。(https://www.daowen.com)
（5）请参会人提前整理好关键信息
在开会讨论问题时，还有一种造成时间拖沓的原因，就是没有提前准备好参会信息，虽然对事情有一定的了解，但当场叙述细节的时候，会发现有很多不清楚的问题出现。
因此，在参加会议讨论之前，需要参会人提前整理好要点，比如出现问题的原因是什么，涉及哪些人和事，用哪些方法可以解决……
这样，在讨论问题的时候，所有人都可以迅速地了解情况，节省大家的时间，而不会让所有人等某个人在会上确认一些细节信息。
基于以上5点，我们可以以例行会议、临时会议、重要会议的分类为基础，初步判断一个会议值得我们投入多少精力。
续表
在上表中，把重要会议安排在效率最高的时间，并且提前确定好会议地点，在自己不担任主持人、调度人和记录人等角色的情况下，也可以选择不出席一些不必要的会议。这都是为了节约我们的工作时间，将更多的精力投入关键事项，而不是在会议室浪费时间。
【时间管理技巧】
判断是否要参加某个会议，至少应该符合下列条件中的一个。如果一个都不符合，那么这个会议就没必要参加了。
（1）信息交换
如果需要包括你在内的多个部门交换多方面收集的信息，客观全面地了解情况，或者需要得出创造性和批评性的意见，参与会议是有必要的。
（2）整合意见
如果需要整合内部不同的意见，比如不同部门的人员是否同意某个计划决定，或者整合不同人员的观念，形成统一的理解，这时不管作为参与者还是主持者，都有必要参会。
（3）多方协作
如果会议形成的决策涉及多个部门人员，比如决策涉及不同部门的人员，不知道什么人对此负责，或是需要多少人对此负责时，只要其中涉及你的存在，就有必要参会。
自我训练
每个职场人都需要控制会议召开的各个环节，提高会议解决问题的效率，避免会议拖沓、无效的情况出现。
