邮件分类表——控制回复邮件的心
关于时间管理的最后一章，我们来谈一谈自控管理。保持我们高效工作的，除了时间管理的各种表格，还有每个人的自控能力。
自控是指人们能够自觉地控制自己的情绪和行动，既要善于激励自己去执行任务和决策，也要善于抑制那些不符合既定目的的愿望、动机、行为和情绪。它出现在我们工作和学习的每个场景。当面对数不清的邮件和信息、开不完的会议、想要逃避的应酬时，激励自己高效地解决这些问题，并抑制自己想要偷懒的念头，都是自控能力的表现。
第一节我们先来说一说如何高效地处理那些应该被处理的邮件，把那些垃圾邮件丢进垃圾箱，把邮件带来的焦虑抛到脑后。
不夸张地说，邮件已经成为职场中最考验自控力的事情。有新的邮件提醒，你可能就控制不住要打开邮箱去查看新邮件，即使回复邮件并非紧急任务，但你就是有一种无法控制的冲动，迫不及待地想去回复这封邮件。
这也使邮件降低了你的工作效率。在你“无法控制”地回复邮件时，又会有更多的邮件纷至沓来，那么你本来正在做的工作就会被拖延。
数据显示，每个职场人花费在电子邮件上的时间占据了其一周工作时间的28%，我们将这么多的时间花费在电子邮件的处理上，却没有获得相应的回报。
因此，如何运用好电子邮件，是现代职场人必须解决的一个问题。
先来问一个问题：为什么你会控制不住地想要去回复邮件？
答案很简单，邮箱里那些未读邮件会带来莫名的焦虑感。
第二个问题：为什么邮件会带来焦虑感？
这个问题的答案可能有很多种：邮件太多，没有时间进行处理；邮件没有及时处理，导致同事的催问；邮件提醒太多，看到就很头疼……
可以设想一下，最理想的状态当然是零邮件，即电子邮箱里所有的邮件都已经被处理，我们没有任何焦虑感。但如果我们无法做到这一点，就要控制住自己想要回复邮件的冲动，尽量高效地解决这些邮件，把精力放在关键工作上。
（1）设置查看邮件的固定时间
现在除了电子邮件，我们还可以通过电话、微信等多种方式进行沟通。如果同事有紧急的事情，可以通过电话等方式进行沟通。
既然电子邮件已经不是唯一的沟通方式，那么我们完全可以设置一个查看邮件和消息的固定时间，在这个时间之外不去考虑邮件的事情。
（2）坚决不打开无用邮件
很多职场人会感觉好像每一封邮件都很重要，不看仿佛就会错失什么。如果抱有这种想法，自然就会对邮件产生焦虑感。
其实，我们每个人的邮箱里都会有很多无用的邮件，包括同事发给我们的，也不一定是有用的或者需要处理的。因此，最好进行邮件分类，将与自己无关的邮件隔离起来，将与自己关系不大的邮件按需处理。
例如，我们可以将邮件分为4个类目，如下所示：
这样分类完之后，是不是发现和自己相关的有用邮件一下子少了很多？控制住自己什么邮件都想回复的心，才能集中精力干大事。(https://www.daowen.com)
每周都按照邮件分类表来整理本周积累的邮件数量，也可以更好地了解自己的工作效率，跟进没有完成的工作进度。
（3）善用联系人分组
现在的邮件客户端都提供了联系人分组的功能，为了节省收发邮件的时间，可以按照部门或者公司进行联系人分组，比如“产品部”“市场部”“销售部”等，在发信时一键输入联系人的群组，会大大节约时间，而且能避免给很多关系不大的人员发送邮件。
（4）学会收信，也要学会写信
有时候，我们看完一封邮件，完全不知道重点在哪里，所以不得不重复看几遍，还需要往来几封邮件，才能知道做什么事情。可见，一封不合格的电子邮件，不仅会给别人造成麻烦，还会浪费自己的时间。
而一封好的电子邮件则会一目了然地指明相关人员需要在哪个时间段做什么，这会让双方的工作效率都得到提升。
【时间管理技巧】
写信也是一门艺术，不要在邮件中东拉西扯，而要把内容格式控制在以下3个方面：
（1）目的明确
在写信之前，要明确自己想通过发邮件达到什么目的，希望在什么时间、让什么人、以什么方式、做什么事情，如果对方没有做，会产生什么后果。
作为发送邮件的人，我接下来需要做什么，如果接下来没有做，会产生什么后果。
（2）对象明确
在收件人名单中，也有两种分类。一种是发送邮件后需要对方采取措施的，在你发邮件后，立即跟进；另一种是发送邮件后需要对方协助执行的，在你发邮件后，立即进行询问。
（3）顺序明确
很多时候，我们在往来的邮件中找不到邮件的源头，不清楚最开始是为了解决什么事情。因此，在每次回复和新建邮件时，尽量在原邮件的基础上进行操作。这样，即使邮件被转发、回复了很多次，我们也可以查阅到所有相关人员。
控制住自己回复邮件的心，不仅可以节约时间，提升效率，也可以让自己发出去的邮件获得更有效的反应，使事情得到更有效的发展。
自我训练
打开你的电子邮箱，看看本周有多少“有用”邮件，又有多少“无用”邮件吧。
