电话沟通法则——控制煲不完的电话粥
除了电子邮件，电话可能是另一种让职场人士又爱又恨的工具了。一方面，我们必须借助电话来完成更快捷的沟通；另一方面，电话又会浪费我们太多的工作时间，一旦电话铃声响起，几乎每个人的第一反应都是去接电话，生怕自己错过了重要的信息。
这就解释了为什么接电话比打电话更浪费时间。打电话是主动向对方传输信息，而接电话则是被动接受另一方的信息，会让你的时间被他人控制，似乎一旦接起电话，自己就变成了受控制的一方，这时候，一定要控制住自己打不完的电话。
其实职场中之所以有这么多打不完的电话，主要有以下3个原因：
（1）担心对工作造成影响
当对方打来电话，一般是有要紧的事情需要沟通。因为担心对工作造成影响，潜意识里要求自己必须接电话。
（2）担心对同事关系造成影响
拒接电话可能会让同事心生不悦，这也是职场人士无法拒接电话的一个原因。
（3）享受社交聊天的快感
与对方的任何一个通话都在潜移默化地提升双方的友好关系。为了与对方保持更好的社交关系，打电话成为一种维持社交的方式。
通过审视以上3个原因，你有没有发现，其实除了沟通重要的工作，花费在重要工作上的时间并不用那么久。为了提升时间的使用效率，我们必须控制打不完的电话，减少这种投入和产出不成比例的社交行为。
那么，怎样做才能既不耽误重要信息，又能节省打电话的时间呢？
（1）通话前明确关键信息
在打电话之前，将希望交流的信息列出一个清单，并在打电话的过程中记录这些关键信息。如果没有收到自己想要的信息，要在电话里及时地与对方沟通；如果得到了自己想要的所有信息，就可以准备结束电话。不要在电话中闲扯一些与主题无关的事情，而要尽量让通话内容围绕关键信息展开。
（2）筛选关键信息
我们也可能遇到不善于总结关键信息的人，在通话过程中，尽管你努力地想围绕关键信息展开，但对方总是语焉不详、重复啰唆。这时候，我们需要积极掌握通话的主动权，按照5W2H原则去筛选关键信息。
比如，我们在讨论下个季度的工作计划时，对方迟迟没有发表意见，而是重复工作计划中的内容，那么我们可以这样进行沟通：
通过这几个问题，我们基本上可以掌握下个季度工作计划的关键信息：对方持什么态度，有什么修改意见……为了避免沟通失误导致的误工、返工，我们可以在这个过程中复述对方的要求，以确保自己听到的关键信息与对方的要求是一致的。(https://www.daowen.com)
那么这次的电话沟通内容可能会高效很多，如下所示：
（3）减少寒暄，直奔主题
在与同事、熟悉的合作伙伴进行电话沟通时，往往会寒暄几句。这些寒暄可以迅速拉近双方的距离，方便之后的通话。但如果这种寒暄时间过长，就会影响通话效率了。
这时候，需要不着痕迹地从寒暄切入重点，在己方说话的时候，主动将话题转移到重要信息上，对方也就不好意思继续寒暄了。
如果双方确实很久没见面，闲聊的东西有点多，以至于无法从寒暄切入重点，那么就要考验我们的沟通能力了。
比如，我们打算和合作商讨论下个月的计划，但是接通电话后，聊了很久关于年会的内容都没有结束，这时候，我们可以这样说：
“好羡慕你们公司的年会啊！我们公司都好久没开过年会了，这个月一直在加班，忙的就是下个月的工作计划。对了，我之前给你的邮件里提到的那几个问题，你最后是怎么处理的？我还等着向领导汇报呢！”
总之，不要让沟通工作的电话变成无休无止的电话粥，那样会降低我们的工作效率。
【时间管理技巧】
现在的智能手机已经可以帮助我们筛选来电者的电话号码，不仅可以直接过滤一些特定的电话，也可以根据来电者的分组设置不同的铃声和提醒，所以合理地设置个性化的提醒，也是一种通话时间的管理技巧。
如果听到的铃声暂时不是自己想通话的对象，可以暂时不接通电话，等忙完了工作再回复。这样既不会让对方感到你不礼貌，也不会影响自己手头的工作。
打电话也是一门艺术，讲电话内容简单明了，说明你可以控制通话内容。重要的通话时间保持在1分钟左右，长度控制在3分钟之内，说明你可以控制通话时长。
通话完成之后，双方沟通愉快，也知道下一步应该做些什么，说明你可以照顾通话对象的情绪。但一定要避免通话内容偏离重点、啰唆重复，打了半天电话，却没有获得什么关键信息。
自我训练
电话沟通是一项经常用得到的时间管理方法，按照沟通法则可以迅速获得电话的沟通内容，而避免把原本5分钟就可以讲完的事情熬成电话粥。
