第一节 公文概述
一、公务文书的含义
公务文书简称“公文”。它是党政机关、社会团体、企事业单位以及其他社会组织行使法定职权、处理日常事务时经常使用的,在管理过程中形成的具有法定效力和规范体式的文书,是传达贯彻党和国家的方针政策,公布法规和规章,请示和答复问题,指导、布置和商洽工作,报告、通报和交流情况等的重要工具。
公务文书有狭义和广义之分。狭义的公务文书特指《党政机关公文处理工作条例》规定的15种党政公文。广义的公务文书则涵盖了全部通用公文和专用公文。通用公文,是各级各类国家机关、社会团体和企事业单位为处理日常工作时形成的文字材料,具有使用的广泛性,主要包括机关公文、事务文书、经济文书三种。专用公文,是各职能部门使用的具有较强专业性,在一定的业务范围内,按照特定需要而专门使用的公文。如外交公文、法规公文、司法公文、公关公文、军事公文等。
二、公务文书的种类
根据中办发〔2012〕14号《党政机关公文处理工作条例》规定,我国现行公文种类主要有15种。
①决议。适用于会议讨论通过的重大决策事项。
②决定。适用于对重要事项作出决策和部署、奖惩有关单位和人员、变更或者撤销下级机关不适当的决定事项。
③命令(令)。适用于公布行政法规和规章、宣布施行重大强制性措施、批准授予和晋升衔级、嘉奖有关单位和人员。
④公报。适用于公布重要决定或者重大事项。
⑤公告。适用于向国内外宣布重要事项或者法定事项。
⑥通告。适用于在一定范围内公布应当遵守或者周知的事项。
⑦意见。适用于对重要问题提出见解和处理办法。
⑧通知。适用于发布、传达要求下级机关执行和有关单位周知或者执行的事项,批转、转发公文。
⑨通报。适用于表彰先进、批评错误、传达重要精神和告知重要情况。
⑩报告。适用于向上级机关汇报工作、反映情况,回复上级机关的询问。
请示。适用于向上级机关请求指示、批准。
批复。适用于答复下级机关请示事项。
议案。适用于各级人民政府按照法律程序向同级人民代表大会或者人民代表大会常务委员会提请审议事项。
函。适用于不相隶属机关之间商洽工作、询问和答复问题、请求批准和答复审批事项。
纪要。适用于记载会议主要情况和议定事项。
根据机关之间不同的行文关系,上述15种公文又可分为上行文、下行文和平行文三类。
上行文是指下级机关或业务部门向所属上级领导机关或业务主管部门的一种行文,主要有“报告”“请示”;下行文是指上级领导机关或业务主管部门对所属下级机关或业务部门的一种行文,主要有“命令(令)”“决定”“通报”“批复”“意见”等;平行文是指同级机关或者不相隶属的,没有领导与指导关系的机关之间的行文,主要有“函”“议案”等。“通知”“通告”主要为下行文,有时也具有平行文性质;“函”有时也兼有上行文性质。
三、公务文书的格式
公文一般由份号、密级和保密期限、紧急程度、发文机关标志、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件说明、发文机关署名、成文日期、印章、附注、附件、抄送机关、印发机关和印发日期、页码等组成。
①份号。公文印制份数的顺序号。涉密公文应当标注份号。
②密级和保密期限。公文的秘密等级和保密的期限。涉密公文应当根据涉密程度分别标注“绝密”“机密”“秘密”和保密期限。
③紧急程度。公文送达和办理的时限要求。根据紧急程度,紧急公文应当分别标注“特急”“加急”,电报应当分别标注“特提”“特急”“加急”“平急”。
④发文机关标志。由发文机关全称或者规范化简称加“文件”二字组成,也可以使用发文机关全称或者规范化简称。联合行文时,发文机关标志可以并用联合发文机关名称,也可以单独用主办机关名称。
⑤发文字号。由发文机关代字、年份、发文顺序号组成。联合行文时,使用主办机关的发文字号。
⑥签发人。上行文应当标注签发人姓名。
⑦标题。由发文机关名称、事由和文种组成。
⑧主送机关。公文的主要受理机关,应当使用机关全称、规范化简称或者同类型机关统称。
⑨正文。公文的主体,用来表述公文的内容。(https://www.daowen.com)
⑩附件说明。公文附件的顺序号和名称。
发文机关署名。署发文机关全称或者规范化简称。
成文日期。署会议通过或者发文机关负责人签发的日期。联合行文时,署最后签发机关负责人签发的日期。
印章。公文中有发文机关署名的,应当加盖发文机关印章,并与署名机关相符。有特定发文机关标志的普发性公文和电报可以不加盖印章。
附注。公文印发传达范围等需要说明的事项。
附件。公文正文的说明、补充或者参考资料。
抄送机关。除主送机关外需要执行或者知晓公文内容的其他机关,应当使用机关全称、规范化简称或者同类型机关统称。
印发机关和印发日期。公文的送印机关和送印日期。
页码。公文页数顺序号。
公文的版式按照《党政机关公文格式》国家标准执行。
公文使用的汉字、数字、外文字符、计量单位和标点符号等,按照有关国家标准和规定执行。民族自治地方的公文,可以并用汉字和当地通用的少数民族文字。
公文用纸幅面采用国际标准A4型。特殊形式的公文用纸幅面,根据实际需要确定。
A4型公文用纸页边及版心尺寸
公文首页版式
公文末页版式1
联合行文公文末页版式1
联合行文公文末页版式2
附件说明页版式
公务文书写作常用词汇
1.称谓用语:本、我、贵、你、该。
2.引叙用语:根据、按照、为……特、遵照、收悉、兹介绍、奉等。
3.祈请用语:希、即希、敬希、请、敬请、烦请、恳请、希望、望、要求等。
4.征询用语:是否可行、是否可以、是否同意、意见如何、妥否、当否等。
5.表态用语:应、应当、同意、拟于、缓议、准予备案、特此批准、请即试行、按照执行、可行、不可行、迅即办理等。
6.结尾用语:此布、特此报告/通知/批复/函复/函告、此致、谨此、此令,……为要,……为盼等。