知其情——通知
一、通知的含义
通知适用于批转下级机关的公文,转发上级机关和不相隶属机关的公文,发布文件、条例等,传达要求下级机关办理和需要有关单位周知或者执行的事项。通知是各级党政机关、人民团体、企事业单位在公务活动中最常用的一种公文,使用范围相当广泛。
二、通知的作用
第一,用于批转文件。将下级机关报送来的文件,如报告、请示、会议纪要等,加上本机关的批示,用“批转”通知的形式,转发给所属单位。
第二,用于转发文件。转发上级机关的公文或者不相隶属机关的公文。
第三,用于颁发或发布行政规章。各级行政机关制定的各种规章制度,包括条例、规定、办法、细则等都可以用通知发布。
第四,用于向下级布置工作,传达上级指示,加强部门协作,安排部门工作。第五,用于任免人员。各机关、团体和企事业单位都可以使用通知来任免人员。
三、通知的特点
通知没有级别限制,使用范围特别广,是各级党政机关、社会团体、企事业单位经常使用的一种文体。通知的特点有以下四个。
(一)具有告知功能
通知的主要功能在于告知。它首先告知收文单位有关事项,其次提出要求,让其在知晓内容之后,按发文的规定办理有关事项。一般来说,纯粹的通知不多,大部分是为了提出要求。告知是一种方式手段,告知的目的是提出要求。
(二)应用的广泛性
一是内容广,包括国家政策、法规或机关、企业内部的日常事务都可发通知。二是发文机关广,上至国务院,下至一般企事业单位、社会团体都可以采用通知的形式。既可以用红头文件的形式下发,又可以用最普通的方法告知众人,如抄写在黑板上。三是受文单位广,可以是机关、单位,也可以是个人。
(三)时效性较强
时效性是指时间期限和通知本身效力。时间期限是指必须在规定时间内完成要求,不得延误。通知本身的效力长短根据通知事项而定。有的通知是因公务活动具体事项而发,通知的效力随着活动的结束而自然结束;有的通知是用来部署某方面工作,通知的效力则在工作结束后结束。
(四)职能的多样性
通知的职能最多,不宜发决定、命令等发布的,都可采用通知的形式。
(五)对象的专指性
通知大多是专门针对特定机关和有关人员发的,因此专指性较强,不像通告、公告具有泛指性。
四、通知的种类
通知是各类公文中用途最为广泛的文种,因而也是各级机关、企事业单位使用频率最高的文种。根据内容与作用,通知可分为以下几种类型。
(一)指示性通知
对某一事项作出具体规定或对处理某一问题作出具体指示的通知。用于布置下级机关工作事项,指示工作方法、步骤,如行政法规和规章、办法、措施。不宜用决定、命令发布的,均可使用通知行文。指示性通知往往带有强制性、指挥性和决策性的特点
(二)批示性通知
用于发布某些行政法规,转发上级、同级或不相隶属机关的公文以及批转下级机关的公文。这类通知根据用途的不同,又可以分为批转性通知、转发性通知和发布性通知三种。
(1)批转性通知。适用于上级机关对下级部门的文件加批语下发,需在标题中加“批转”两字。
(2)转发性通知。用于转发上级机关和不相隶属机关的公文,需在标题中注明“转发”字样。
(3)发布式通知。用于发布规范性文件。
(三)知照性通知
用于知照有关单位周知而无须其直接执行或办理事项的通知,多为上级机关向下级机关发文。具有交流信息、通报情况的作用,通常内容较为单一,只要把事情或情况交代清楚即可。
(四)会议通知
告知有关单位或人员参加会议的通知。召开一般性会议时,只需写明会议时间、地点、主要内容、出席对象即可。为保证预定的会议能准时地如期召开,均需在会议召开前制发会议通知,对于重要的会议,其内容要更为详尽,如会议名称、内容、地点、参加范围、会期、需带文件和材料等。
(五)任免通知
是指干部(人员)职务任免的通知。在党政机关、企事业单位和社会团体,干部职务任免用“通知”发布。上级机关任免下级机关的领导人以及上级机关有关人事任免事项需要下级机关知道时,使用任免通知。
五、通知的写法
通知由标题、主送机关、正文、发文机关署名、成文日期组成。各种类型的通知,写法不同。下面主要介绍各类通知标题和正文的一般写法。
(一)标题
标题有完全式和省略式两种写法。
1.完全式标题
通知的标题由“发文机关”“事由”和“文种”三部分组成,如《××市旅游局关于加强五星级酒店规范管理的通知》。
2.省略式标题
①省略发文机关,如《关于印发〈××××××〉的通知》《关于年终财产清查的通知》。
②省略发文机关和事由。如果通知发文范围很小,内容简单,甚至张贴都可以,标题可以只写文种“通知”二字。如一个单位内部的会议通知、简单的工作通知等,就可以用这种标题格式。这类通知往往用大字书写张贴,或写在小黑板上,放在显眼的地方,以引起大家的注意。
(二)主送机关
通知一般都有特定的受文单位,主送机关若为两个以上,通常依惯用次序排列,体现主送机关排列的规范性。如《国务院办公厅转发工商局等部门关于严厉打击传销和变相传销等非法经营活动意见的通知》,主送机关是“各省、自治区、直辖市人民政府,国务院各部委、各直属机构”。
(三)正文
通知的正文根据内容的不同有不同的要求,下面分别介绍几种通知正文的写法。
1.指示性通知的正文
正文由开头和主体两部分组成。开头部分,以精炼的文字写出某项工作的定义、工作进展情况和当前存在的问题,有的阐明发文的目的、依据和任务。主体部分,即通知的内容,一般由做好某项工作的意义(为什么要这样做)、具体措施(如何去做)、保障措施(如何确保具体措施的实施)三大部分组成。
2.批示性通知(批转、转发性通知)的正文
批转与转发性通知正文写法大体相同。可以把这两种通知称为“批语”,把被批转、转发的文件作为通知的主体内容。批语的内容主要有以下三个方面。
第一,说明批转的目的或陈述转发的理由。
第二,对受文单位提出贯彻执行的具体要求。
第三,根据具体情况作出补充性的规定。
用通知批转或转发下级机关、不相隶属机关和上级机关的公文时,对被批转和转发的文件已起到了一种公布、认可或推荐的作用。从构成上看,这种通知由批语部分和批转或转发文件组成,批语和被批转或转发文件都不能单独作为一份文件。如果批语脱离被批转或转发文件,没有实际依托内容,不能单独行文;如果被批转或转发文件离开批语则不能纳入通知的内容,不能体现发文单位的意图,没有批语予以的权威性和合法地位。
3.知照性通知的正文
知照性通知的撰写,要视具体情况确定,不同的内容有不同的要求。知照性通知的正文的撰写千差万别。比如,成立和调整领导机构的通知,开头部分要写明成立、调整的缘由和形成此决定的机关;领导机构的人员、职务要一一核准,防止人名与职务上的差错。正文之后署发文机关的名称,但行政机关独立行文的公文只盖章,不署名。要求文字明了、简练。
4.会议通知的正文
会议通知正文的撰写要注意以下三点。
第一,内容要全面。会议通知的正文内容一般应具备12个要素,即决定召开会议的机关、会名、会议时间、会议地点、会议任务(会议内容)、参加会议人员、参加人数、入场凭证、报到时间及具体的地点、联系人与联系电话、与会人员需带的材料、什么时间上报与会人员名单及其他有关要求(如座位号、限带车辆与人员)等。
第二,事项要清楚。会议通知所涉及的每一事项都应交代清楚,切不可含糊其词。
第三,文字要简练。由于会议的内容不同,会议通知的写法不强求一致,但是,都要以最简练的文字表达会议通知的所有事项。
5.任免通知的正文
这种通知写法比较简单,一般只要写清决定任免的时间、机关、会议或依据文件,以及任免人员的具体职务即可。
(四)署名和日期
正文后签署发布通知的机关名称和日期。
六、通知的写作要求
通知是常用的公文文体之一。通知的类型较多,写作通知要注意如下几点。
(一)准确使用文种
特别要注意批转性通知与批复的区别。批转性通知和批复都是针对下级来文所做的指示性下行文,但是却有不同之处。批转性通知是与批转的原文作为一个复合式文件一并发布,而批复只需在文中表述所批复的××请示收悉,不用将请示附在批复文件之后。
(二)写清、写全通知主送单位名称
通知主送单位可以是一个或多个,发文时必须写清楚,如使用“省政府有关部门”一类略称,所附发文单位则应写明“有关部门”的名称,以避免发文不全、贻误工作。
(三)通知事项必须明确具体
通知要注意把要求和措施部分交代清楚。通知内容可以分条也可用小标题的形式,这样才能便于下级执行。处理各种事项用其他公文不好归类和使用时,常常考虑用通知来发文。
(四)会议性的通知内容要详细
要交代清楚会议的目的,会议的名称、内容、参加人员、会议时间、地点等,写作时要细致,避免出现纰漏。
(五)批示性通知要简明
批转性通知、转发性通知,这类的通知的内容要简明扼要,直接陈述事宜即可。
(六)通知的语言要准确、简练
有很多通知滥用介词,从而造成文题不通,比如“有关”“关于”。通知的事由一般都用“关于”,还要明确上下级的关系等。
(七)实事求是,切实可行
要求办理和执行的通知,其通知的事项应当是下级经过努力可以完成的。另外,通知的时间要和执行的时间衔接好,通知应当及时发送,切忌“马后炮”。
例文1
国务院办公厅关于加强困难群众基本生活保障有关工作的通知(https://www.daowen.com)
国办发〔2017〕15号
各省、自治区、直辖市人民政府,国务院各部委、各直属机构:
在党中央、国务院的坚强领导下,近年来困难群众基本生活保障制度不断健全、水平稳步提升。同时,也存在部分保障政策衔接不够、保障水平与群众需求相比存在一定差距等问题。为进一步加强困难群众基本生活保障工作,经国务院同意,现通知如下:
一、进一步提高对困难群众基本生活保障工作重要性的认识
党中央、国务院历来高度重视困难群众基本生活保障工作,近年来先后出台了《社会救助暂行办法》以及临时救助、农村留守儿童关爱保护、困境儿童保障、特困人员救助供养等政策措施,全面实施了困难残疾人生活补贴和重度残疾人护理补贴制度,高效有序应对了各类重特大自然灾害,有效保障了各类困难群众的基本生活。进一步做好困难群众基本生活保障工作,是维护社会公平、防止冲破道德底线的基本要求,也是补上民生短板、促进社会和谐的内在需要。尽管近年来我国财政收入增速放缓,但是对困难群众的保障水平不能降低、力度不能减弱、工作不能放松。各地各有关部门要认真落实党中央、国务院关于社会政策要托底的部署要求和守住底线、突出重点、完善制度、引导舆论的民生工作思路,进一步加大困难群众基本生活保障工作力度,织密织牢民生兜底保障安全网。
二、进一步加强对重点群体的基本生活保障
各地要加大受灾群众困难排查力度,调整完善自然灾害生活救助政策,做好自然灾害应急救助。加快灾区倒损民房恢复重建,对2016年因遭受特大洪涝灾害仍住在临时安置住所的受灾群众,2017年要全部帮助解决住房问题。进一步落实临时救助制度,建立完善部门联动和快速响应机制,做好救急难工作,及时解决好群众遭遇的突发性、紧迫性、临时性基本生活困难。开展农村贫困人口大病专项救治活动。提高失能半失能特困人员的集中供养比例,将符合特困人员救助供养有关规定的残疾人纳入救助供养范围。统筹推进农村留守儿童和困境儿童保障工作,改善孤儿和贫困残疾儿童等群体的保障条件。鼓励有条件的地方合理提高困难残疾人生活补贴和重度残疾人护理补贴标准。
三、进一步加大困难群众基本生活保障资金投入
各级财政在一般性转移支付中,要把保障困难群众基本生活放在优先位置,确保政府投入只增不减。中央财政已拨付的救助补助资金要抓紧到位。优化财政支出结构、科学合理编制困难群众生活保障资金预算,增加资金有效供给,提升资金使用效益。落实社会救助和保障标准与物价上涨挂钩联动机制,防止物价波动影响困难群众基本生活。加强资金使用管理绩效评价,推进资金使用管理公示公开,建立健全资金监管机制。完善社会救助家庭经济状况核对机制,做好救助对象准确识别,提高资金使用的精准性和有效性。
四、进一步加强对困难群众基本生活保障工作的组织领导
各有关部门要密切协作,进一步完善政策措施,加强制度衔接和工作衔接,共同做好困难群众基本生活保障工作。发挥好全国社会救助部际联席会议等机制的作用,强化资源统筹、部门联动。各级政府要把困难群众基本生活保障工作作为优先安排,进一步加强领导。全国各县(市、区)都要建立健全由政府负责人牵头,民政部门负责,发展改革、教育、财政、人力资源社会保障、住房城乡建设、卫生计生、扶贫、残联等部门和单位参加的困难群众基本生活保障工作协调机制,定期研究解决本地区各类困难群众基本生活保障问题,确保党中央、国务院相关决策部署更好地落实到基层。各地区要完善“一门受理、协同办理”机制,确保困难群众求助有门、受助及时。推行政府购买社会救助服务,加强基层社会救助经办服务能力。
近期,各地要进一步扎实做好困难群众帮扶救助工作,真正做到解民忧、暖民心。精心组织、广泛开展春节期间对困难群众的走访慰问活动,切实解决低保家庭、建档立卡贫困户、特困人员、贫困残疾人、困难优抚安置对象等困难群众生活的实际问题。全力保障灾区群众生产生活,抓紧发放救灾救助款物。加强各级福利院、特困人员供养机构、救助管理机构等安全管理,切实消除火灾等安全隐患,提升服务保障水平。抓住春节期间外出务工人员集中返乡时机,引导外出务工父母切实履行对农村留守儿童和困境儿童的监护责任和抚养义务。加强生活无着流浪乞讨人员救助,在露宿人员集中地区设立开放式救助点和临时庇护避寒场所,确保生活无着流浪乞讨人员有饭吃、有衣穿、有场所避寒,给困难群众更多关爱和温暖。
国务院办公厅(印章)
2017年1月26日
这是一则指示性通知。
通知的开头和主体部分之间用“现通知如下”来承上启下。主体部分,因内容较多,加序数分四项撰写,每一个项目对于具体问题的处理,都明确了处理问题的原则、具体措施、办法等。通知内容具体,符合实际,切实可行;文字通畅、简练;语言平实、明快,准确地表达了发文机关的意图,易于贯彻执行。
例文2
国务院办公厅转发文化部等部门关于推动文化文物单位文化创意产品开发若干意见的通知
国办发〔2016〕36号
各省、自治区、直辖市人民政府,国务院各部委、各直属机构:
文化部、国家发展改革委、财政部、国家文物局《关于推动文化文物单位文化创意产品开发的若干意见》已经国务院同意,现转发给你们,请结合实际,认真贯彻执行。
国务院办公厅(印章)
2016年5月11日
这是一则转发性通知。
文中明确用“转发”二字标明这是一则转发文化部、国家发展改革委、财政部、国家文物局《关于推动文化文物单位文化创意产品开发若干意见》的通知。正文陈述理由充分,体式规范。
例文3
中国民用航空局关于启用内设机构印章的通知
各民航局,各有关单位:
根据《国务院办公厅关于印发中国民用航空局主要职责内设机构和人员编制的通知》(国办发〔2009〕20号),自本通知印发之日起启用中国民用航空局内设机构印章,原中国民用航空总局内设机构印章同时停止使用。
根据《国务院办公厅关于印发中国民用航空局主要职责内设机构和人员编制的通知》(国办发〔2009〕20号)和《国务院关于部委管理的国家局与主管部委关系问题的通知》(国发〔1998〕12号),中国民用航空局是国家负责民航方面工作的行政管理机关,原中国民用航空总局规范管理航空运输业、实施航空安全和空中交通管理、组织协调重大紧急航空运输任务等职责已划入中国民用航空局。今后凡涉及民航业的有关事宜,请各部门、各单位、各地区直接与中国民用航空局联系。
附件:新启用的中国民用航空局内设机构印章式样
中国民用航空局(印章)
2009年7月28日
这是一则知照性通知。
正文交代了启用中国民用航空局内设机构印章的缘由、适用时间、适用范围。知照性通知的行文目的是让受文对象了解有关事项,在正文中把事项叙述清楚即可。
例文4
大连商品交易所关于召开《大连商品交易所风险管理办法》(修正案)视频培训会议的通知
各会员单位:
我所对《大连商品交易所风险管理办法》(修正案)进行了修改完善,为方便广大会员单位尽快熟悉、准确掌握修订后的新规则,我所定于1月30日召开视频培训会议。现将具体事项通知如下:
一、参会对象
会员单位主管交易、结算、资金、风控业务的负责人及相关业务人员。
二、会议时间
20××年1月30日周三下午15:30—16:30。
三、会议内容
由监察部解读《大连商品交易所风险管理办法(修正案)》,具体业务内容可联系监察部××及×××,联系方式0411-××××××××,0411-××××××××。
四、注意事项
本次会议使用迅网天下liveUC视频会议系统,请各会员单位按照分配过的迅网账号登录。大连当地的业务人员可以到期货大厦会议室411现场参加培训。
五、登录方式
1.http://www.liveuc.net/downloads/activeuc_client_setup.exe下载网动视频会议系统并进行安装。
2.双击“liveUC”图标后,在企业账号内输入:大连商品交易所,用户账号输入本公司账号,初始密码输入统一的123,点击登录。在个人信息中修改密码。
3.点击登录后出现的“房间列表”图标,看到右侧有“大连商品交易所会议室”点击“加入”即可。
技术支持:北京迅网天下公司,电话:136××××××××
特此通知。
大连商品交易所(印章)
20××年1月29日
这是一则会议通知。
正文交代了会议召开的依据、会议召开的时间、地点,具体、详细地书写了会议议题及有关注意事项。
例文5
关于×××等4名同志职务任免的通知
各二级党组织、校属各单位:
经研究决定:
×××同志任武装部国防教育办公室主任干事,免去其城南学院学生工作主任辅导员职务;
×××同志任教务处质量工程管理与卓越人才培养主任干事,免去其数学与计算科学学院办公室主任干事职务;
×××同志任校医院副院长(正科级),增补为校医院党总支部委员;
免去×××同志信访办综合管理主任干事职务。
中共××大学委员会
20××年10月21日
这是一则任免通知,正文简明扼要,直陈其事。
例文6
××省旅游局关于季×同志全心全意做好全陪工作的通报
国旅××分社翻译季×同志的《全陪工作汇报》写得很好,现印发给你们。
季×同志刚从学校毕业,在第一次担任全陪途中,“每时每刻都不使客人失望”,尽心尽职地为客人服务,将自己的一腔热情倾注于接待工作之中,并能严于律己,自觉抵制不正之风,发扬了旅游工作中的优良传统。季×同志的这种全心全意为旅游者服务的精神,认真负责的工作态度值得称赞,值得学习,特予通报表扬。
陪同、导游是旅客的向导和依托,也是我们旅游工作的一面镜子。如果陪同、导游在接待、导游、服务等环节想客人所想,急客人所急,以热情、周到的服务为客人服务,不仅有助于旅游计划的圆满实现,使客人得到满足,感到愉快,而且会体现出我国人民的精神风貌和社会主义的精神文明,从而使客人对我们国家和人民留下美好的印象,愿意再来;相反,如果陪同、导游态度冷淡,不负责任,就会使客人失望,扫兴而归,甚至抱怨、投诉、永不再来。由此可见,陪同、导游的作用对于我们国家和旅游业的声誉关系很大。请我省旅游系统的陪同、导游以及全体服务人员认真读一下季×同志的《全陪工作汇报》,对照自己,从中吸取教益,进一步提高为游客服务的自觉性,把工作做得更好。
附件:《季×同志的全陪工作汇报》
××省旅游局(印章)
××××年××月××日
这是一则表扬性通报。
通报分为三个部分,第一部分运用具有倾向性的导语点明这则通报的写作目的;第二部分运用精练的语言陈述了季×同志的优秀事迹并对之予以表扬,提炼出值得学习与发扬的精神;第三部分对季×同志的精神品质对于旅游行业的重要意义加以肯定,对受文机关提出希望和要求:认真阅读《全陪工作汇报》,取长补短,把工作做得更好。