互通达——请示 函
一、请求
(一)请示的含义
请示,是下级机关向上级机关或业务主管机关请示某项工作中的问题,明确某项政策界限,审核批准某事项时使用的请求性的上行公文。
根据《党政机关公文处理工作条例》规定,“请示适用于向上级机关请求指示、批准”。下级机关遇到各种无权处理或无力解决的问题,都可以通过向上级机关呈送请示的形式,请求上级机关予以批准或者给予指示。上级机关通过对请示的答复,能够及时肯定下级机关正确的意见和做法,纠正其不当的意见和做法,从而有效地帮助下级机关解决问题,推动工作的顺利进行。
(二)请示的作用
1.请求上级机关给予指示
当下级机关遇到现有的方针、政策及法规、规定所不曾涉及的新情况、新问题,或政策界限难以把握时,请求上级机关对这些问题予以帮助和解决,需要使用请示。
2.请求上级机关予以批准
当下级机关遇到超越本机关的职权范围,或本机关人员的看法、意见不是完全一致的问题时需要使用请示。另外,某些业务主管部门就带有普遍意义的问题提出看法,希望领导机关批转有关单位时,也可以使用请示。凡属本机关职权范围之内,并已有明确的方针、政策或法规、规定做参照的一般问题,都应当自行处理,而不必向上级机关请示。
(三)请示的特点
1.针对性
只有本机关单位权限范围内无法决定的重大事项,如机构设置、人事安排、重要决定、重大决策、项目安排等问题,以及在工作中遇到新问题、新情况或克服不了的困难,才可以用“请示”行文。请示上级机关给予指示、决断或答复、批准。所以请示的行文具有很强的针对性。
2.呈批性
请示是有针对性的上行文,上级机关对呈报的请示事项,无论同意与否,都必须给予明确的“批复”回文。从行文的目的看,请示写作带有迫切性,并需要上级机关批示、批准,要求上级机关批复。
3.单一性
请示应一文一事,即内容要单一,不可将多项内容放在同一个文中请示。一般只写一个主送机关,即使需要同时送其他机关,也只能用抄送形式。
4.时效性
请示是针对本单位当前工作中出现的情况和问题,征得上级机关指示、批准的公文,如能够及时发出,就会使问题得到及时解决。
(四)请示的种类
按请示目的分,请示可分为请求批准的请示和请求指示的请示两类。
1.请求批准的请示
一般内容比较简单、具体,往往是一些较为细小的实际事项的请求。请示被批准后,执行机关范围也比较小,常常就是请示自己单位。
2.请求指示的请示
这类请示多涉及政策上、认识上的问题。事项较为重大复杂,具有一定的普遍意义,需要上级机关进行指导。
(五)请示的写法
请示包括标题、主送机关、正文和落款四部分。
1.标题
请示标题包括发文机关、事由和文种,如《××省关于南山风景名胜区列为国家重点风景名胜区的请示》。写标题要注意,不能将“请示”写成“报告”或“请示报告”。标题中尽可能不要出现“申请”“请求”之类词语。
2.主送机关
请示必须写明主送机关,而且主送机关只写一个。受双重领导的机关向上请示,应根据请示的内容,确定负责答复的上级机关为主送机关,另一个为抄送。
3.正文
请示的正文包括缘由、事项、要求三部分。
(1)缘由
请示的缘由,实际上就是提出请示事项和要求的理由、背景及依据,要写在正文的开头。先把缘由讲清楚,然后再写请示的事项和要求,这样才能顺理成章,有说服力。请示的缘由是写作请示的关键,写得充不充分,直接关系到请示事项能否成立,关系到上级机关审批请示的态度等。如果缘由比较复杂,不能为简要而简单化,必须讲清情况,举出必要的事实、数据,实事求是,具体而明白。
(2)事项
事项指请求上级机关批准、帮助、解答的具体事项。请示的事项要符合国家法律、法规,符合实际,具有可行性和可操作性。因此,事项要写得具体、明白,并作出具体的分析。如果请示的事项内容比较复杂,则要分清主次,一条一条地写。请示事项,不能出现不明确、不具体的情况,也不能把缘由、事项混在一起写。否则,容易使上级不得要领,不明白下级要求解决什么问题。
(3)要求
为了使请示的事项得到答复,发文机关一定要提出要求。请示的要求常用的写法有:“以上请示,请批复”“以上意见当否,请指示”“以上请示,请审批”等(见表2-3)。虽然是很简单的一句话,但却是请示必不可少的内容。
表2-3 请示主体结构基本模式
4.落款
发文机关和成文日期。
(六)请示的写作要求
1.一文一事
一份请示只能写一件事,这是《党政机关公文处理工作条例》的规定,也是实际的需要。如果一文多事,很可能导致受文机关无法批复。如果性质相同的几件事确需写在一份请示中,则必须是同一机关可以批复的。
2.单头请示
一份请示只能送一个上级领导机关,不能同时主送两个或两个以上机关。如有需要,对有关的单位可用抄送的形式。这样可以避免出现推诿、扯皮的现象。受双重领导的机关向上级机关请示工作时,要根据请示内容的性质,主送一个上级领导机关,抄送另一个领导机关。
3.不越级请示
请示与其他公文一样,一般不越级请示,如果因情况特殊或事项紧急必须越级请示时,要同时抄送越过的机关。请示一般不直接送领导个人,除非是领导直接交办的事项。把应由秘书部门统一办理的请示直接送领导个人,容易误事,甚至会造成领导者之间的矛盾。
4.不得抄送下级机关
请示是上行公文,不得同时抄送下级机关,更不能要求下级机关执行上级机关未批准的事项。
二、函
(一)函的含义
函,从广义上讲,就是信件。它是人们传递和交流信息的一种常用的书面形式。但是,作为公文法定文种的函,就已经远远地超出了一般书信的范畴,不仅用途更为广泛,最重要的是其被赋予了法定效力。
函适用于不相隶属机关之间商洽工作,询问和答复问题,请求批准和答复审批事项。理解函的定义时,关键要把握住“不相隶属机关”这一概念。一个系统内部的平级机关是不相隶属机关,这个容易理解;另外,凡是双方在行政或组织上没有领导与被领导关系、业务上没有指导与被指导关系的,都是不相隶属机关,无须考虑双方的级别大小。在不相隶属机关之间,级别高的一方不能向级别低的一方发出指挥、指导性公文(个别晓谕性的通知例外),级别低的一方也不需向级别高的一方发出请示和报告。双方之间如果有事项需要协商或请求批准,都要使用“函”这种平行文体。除作为平行文种出现之外,函有时也可用于有隶属关系的上下级机关之间。例如,上级机关向下级机关询问有关情况,用别的文体显然不合适,可以用函,但下级的答复最好用报告。上级机关向下级机关催办有关事宜,如要求下级机关呈报有关报表或材料时,也可以用函,下级同样要回以报告。
(二)函的作用
第一,不相隶属机关之间商洽工作、询问和答复问题。不相隶属机关之间经常发生联系,如进行协作,商调干部,联系参观、进修和实习等。这些事项都应当用函商洽,而不能请示或通知对方,因为对方既不是上级机关,也不是下级机关。另外,不相隶属机关之间还会有所询问和答复,这时都要使用函。
第二,不相隶属机关之间请求批准和答复审批事项。一个单位办一件事情,有些可以自己做主,有些要请求上级机关批准,有些需要请求主管部门批准,有些既要请求上级机关批准,还要请求主管部门批准。所谓主管部门,就是负责管理某一方面工作的部门。对请求批准的单位,如果彼此没有隶属关系,请求答复或审批时都要使用函。
(三)函的特点
1.平等性和沟通性
函主要用于不相隶属机关之间互相商洽工作、询问和答复问题,体现着双方平等沟通的关系,这是其他所有的上行文和下行文所不具备的特点。即使是向有关主管部门请求批准,在双方不是隶属关系的时候,也不能使用请示和批复,只能用函,并且姿态、措辞、口气也跟请示和批复大不相同,也要体现平等性和沟通性的特点。
2.灵活性和广泛性
函的灵活性主要表现在两个方面:
一是行文关系灵活。函是平行公文,但是它除了平行行文外,还可以向上行文或向下行文,没有其他文种那样严格的特殊行文关系的限制。
二是格式灵活,除了国家高级机关的主要函必须按照公文的格式、行文要求行文外,其他一般函,比较灵活自便,也可以按照公文的格式及行文要求办。可以有文头版,也可以没有文头版,不编发文字号,甚至可以不拟标题。函对发文机关的资格要求很宽松,高层机关、基层单位、党政机关、社会团体、企事业单位均可发函。既可用于相互商洽工作,询问、答复问题,又可用于向主管部门请求批准事项及主管部门审批或答复事项,所以运用得十分广泛。
3.单一性和实用性
函的内容必须单纯,一份函只能写一件事项。函不需要在原则、意义上进行过多的阐述,不重务虚重务实。函一般较短小,内容单一,语言简洁明了。有的函只有三言两语。函有公文“轻骑兵”的称誉,是不相隶属机关之间沟通最实用的文体。
(四)函的种类
1.按照内容和用途,函可分成三种类型
(1)商洽函
指主要用于平行机关或不相隶属机关之间商洽工作、联系有关事宜的函。如商调干部函、联系租赁函、洽谈业务函等。
(2)询问答复函
指主要用于不相隶属机关之间互相询问答复处理有关问题的函。
(3)请批、批准函
主要指向不相隶属的业务主管部门制发的请批函,以及业务主管部门向不相隶属的机关单位制发的批准函。有关机关、单位涉及部门业务工作,需向不相隶属的业务主管部门请求批准,但又因互相之间不是上下级的隶属关系而不宜用请示行文,就应用函。同理,有关主管部门向不相隶属的机关单位批准某些业务事项(例如干部录用、调动、经费拨付等),也应用函。但在实际工作中,这类函常常误用为请示、报告、批复,使用时应注意区分。
2.按照文面规格,函可分为两种类型
(1)公函
公函要按照一般公文格式,写上标题、主送机关、正文、落款,也要编上发文字号,既可由机关办文部门按发文统一编号,也可按函件单独编号。
(2)便函
便函格式灵活、简便,写法较自由,可不写标题、不编文号。便函不列入正式文件范围。
3.按照行文方向,函可分为两种类型
(1)去函
去函也叫来函,即是主动发出的函。
(2)复函
复函是针对来函所提出的问题或事情被动答复的函。
(五)函的写法
由于函的类别较多,从制作格式到内容表述均有一定灵活机动性。下面主要介绍规范性函的结构、内容和写法。函由首部、正文和尾部三部分组成。其各部分的格式、内容和写法要求如下。
1.首部(https://www.daowen.com)
首部主要包括标题、主送机关两个项目内容。
(1)标题
由“发文机关+事由+回复函对象+文种”构成,如《国务院办公厅关于悬挂国徽等问题给江苏省人民政府办公厅的复函》,这是复函常用的标题。由“发文机关+事由+文种”组成,如《××市劳动局关于工伤确认等问题的函》,这是常用的去函标题类型。
(2)主送机关
即受文并办理来函事项的机关单位,于文首顶格处写明全称或者规范化简称,其后用冒号。
2.正文
正文一般由开头、主体、结尾、结语等部分组成。
(1)开头
主要说明发函的缘由。一般要求概括交代发函的目的、根据、原因等内容,然后用“现将有关问题说明如下”或“现将有关事项函复如下”等过渡语转入下文。去函的开头,一般先写商洽、请求、询问或告知事项的依据、背景、缘由。事项部分应采用叙述和说明的写作方法,是什么就写什么,要简明扼要,又要交代清楚。复函的开头一般首先引叙来文的标题、发文字号,再交代根据,以说明发文的缘由。
(2)主体
这是函的核心内容部分,主要说明致函事项。函的事项部分内容单一,一函一事,行文要直陈其事。无论是商洽工作、询问和答复问题,还是向有关主管部门请求批准事项等,都要用简洁得体的语言把需要告诉对方的问题、意见叙写清楚。如果属于复函,还要注意答复事项的针对性和明确性。即针对来函所提出的商洽、询问或请求等问题予以答复,即表示同意或不同意,不同意是什么原因,或应该怎么办,不应该怎么办,或对询问问题作出说明等。
(3)结尾
一般用礼貌性语言向对方提出希望。或请对方协助解决某一问题,或请对方及时复函,或请对方提出意见或请主管部门批准等。
(4)结语
通常应根据函询、函告、函商或函复的事项,选择运用不同的结束语。如“特此函询(商)”“此复”“请即复函”“特此函告”“特此函复”等。有的函也可以不用结束语,如属便函,可以像普通信件一样,使用“此致”“敬礼”。
3.尾部
尾部即落款。一般包括署名和成文日期两项内容。署名机关单位名称,写明成文日期,并加盖公章。
(六)函的写作要求
1.开门见山,直叙其事
这是函的写作最基本的要求。函是一种比较简便的行政公文,讲究快捷,所以,函的写法以陈述为主,只要把商洽的工作、询问和答复的问题,向有关主管部门请求批准的事宜写清楚就行。函一般写得很简短,简明扼要,切忌空话、套话,或者含糊其词、不知所云。
2.措辞得体,平等待人
函的语言表达非常讲究,必须礼貌、谦和、态度诚恳,用语把握分寸。对上要尊重、谦敬,但不恭维逢迎;对下要严肃,但不自傲训人;对平行单位、不相隶属单位,要以礼待人,用商量的口气,不盛气凌人。复函,则要注意行文的针对性、答复的明确性。总之,语言表达要礼貌、得体,尊重对方,一般不用“必须”“应该”“注意”等指示性语言。
3.答复快速,讲究时效
函也有时效性的问题,特别是复函更应该迅速、及时。像对待其他公文一样,及时处理函件,以保证公务等活动的正常进行。
例文9
中国农业银行芜湖支行关于拨给灾区贷款专项指标的请示
省行:
7月10日,芜湖地区遭受特大洪水袭击,灾情严重。农田受灾总面积达38 000多亩,各种农作物损失达1 000多万元,农民个人损失也很大。
由于灾情严重,短期内恢复生产有一定的困难,仅靠正常农贷指标难以解决问题。
为此,请省行下达专项救灾贷款指标500万元,以便支持灾区迅速恢复生产。
当否,请批示。
中国农业银行芜湖支行(印章)
20××年8月3日
这是一则请求批准的请示。
开头部分写明了请示事项的原因、背景和理由,合情合理、具体充分、清楚明了,体现了所请示事项的重要性、迫切性和必要性。请示事项简洁明了。结尾语“当否,请批示”是请求批准的请示的常用结束语。
例文10
关于交通肇事是否给予被害者家属抚恤问题的请示
最高人民法院:
据我省×县人民法院报告,他们对交通肇事致被害人死亡,是否给予被害者家属抚恤的问题,有不同意见。一种意见认为,被害者若是有劳动能力的人,并遗有家属要抚养的,给予抚恤。另一种意见认为,只要不是由被害者自己的过失所引起的死亡事故,不管被害者有无劳动能力,都应酌情给予抚恤,我们同意后一种意见。几年来的实践经验证明,这样做有利于安抚死者家属。
是否妥当,请批复。
×省高级人民法院(公章)
××××年×月×日
这是一则请求指示的请示。
请示的开头开门见山,直陈请求指示的事项;之后列举出针对请示事项的两种不同处理意见;最后写明请示方对所请示问题的处理建议和实践效果,供上级机关在做出指示时予以参考。
例文11
国务院办公厅关于农村中小学现代远程教育工程总体实施方案的复函
国办函〔20××〕85号
教育部、发展改革委、财政部:
《关于报请审批农村中小学现代远程教育工程总体实施方案的请示》(教基〔20××〕24号)收悉,经国务院同意,现函复如下:
一、同意《农村中小学现代远程教育工程总体实施方案》,请按年度组织实施。
二、在工程实施中,坚持科学规划,统筹安排,因地制宜,分步推进,切实加强对各地实施农村中小学现代远程教育工程的指导。
三、要加强对工程资金的管理与监督,督促应由地方安排的建设资金及时足额到位,严格执行资金管理制度,确保专款专用。
四、要加强对地方各级政府的指导,建立保障农村中小学现代远程教育设置正常运行的长效机制,落实工程管理经费和设备维护、更新经费,严禁向农民摊派。
特此函复。
20××年12月5日
这是一则答复下级机关询问事项的答复函。
主体部分从四个方面表达了自己的态度。首先对请示的内容表明态度“同意”,然后对工程的实施、工程资金的管理与监督、保障正常运行的畅销机制等提出要求。此复函针对性强,态度鲜明,表述严谨,行文规范。
例文12
××酒店人力资源部关于商洽代培酒店保安人员的函
××培训机构培训部:
获悉贵机构将于20××年9月20日开办酒店保安人员进修班,系统讲授有关酒店业务技能以及保安人员的必备知识和技巧。由于敝酒店属于新开业酒店,大部分保安人员没有经过系统的专业学习,业务素质较差,有待提高。现贵机构开办进修班,为我们的保安人员提供了一个非常难得的学习机会,敝酒店拟派12名保安人员随班学习,委托贵机构代为培养。有关代培一切费用,敝酒店将如数拨付。
可否,盼予函复。
××酒店人力资源部(印章)
××××年××月××日
这是一则商洽性的去函。
开头部分用简练的语言交代致函缘由;主体部分理由充分,言辞恳切;结尾部分用去函结尾惯用语“可否,盼予函复”收束。格式正确,语言得体。
例文13
××培训机构培训部关于同意为××酒店代培保安人员的复函
××酒店人事部:
来函已收悉,关于为贵酒店代培保安人员的问题,经研究答复如下:
一、同意为贵酒店代培保安人员,人数限定15人以内,时间为6个月,业余学习,开学时间:××××年××月××日。
二、有关学籍管理、证书办法和学习收费标准,请参考敝司《关于代培酒店保安人员的规定》中有关条款另行议定。
三、为保证培训效果,请按限定人数参加培训。如需要增加培训人数,应提前一周告之敝司培训部,并酌情支付一定的培训经费。
特此函复。
××培训机构培训部(印章)
××××年××月××日
这是针对上一则来函的复函。
标题的事由中表明了复函的态度。正文部分,先用复函惯用语“来函已收悉”领起复函缘由,然后用习惯性的套语“经研究答复如下”转入主题部分,最后用结尾惯用语“特此函复”来收束。复函简练明确,既同意了来函的要求,同时就培训时间、参加培训人数、证书发放及收费标准等问题进行了约定,保证了各方利益,便于今后工作的开展。
函与请示的区别
使用函还是请示,主要依据发文机关与受文机关的关系。函主要用于平级单位之间、不相隶属单位之间以及有业务上的主管和被主管关系的单位之间的工作往来。向主管单位请求批准有关事项,主管单位用复函批准请求事项。请示则用于有隶属关系的上下级机关之间,下级机关用请示向上级机关行文请求指示批准重要事项。因此,在使用请示和函时,我们首先要弄清发文机关和受文机关的关系,然后才能确定用什么文种。