6.2 推进高校科研经费财务管理信息化建设
1.网上预约系统
经费报销经办人自主登录网上预约报销系统,选择预约报销模块,按照相关要求认真填写票据信息。首先,报销经办人选择报销的项目账号,录入报销人联系方式、报销摘要以及附件张数;其次,选择业务类型、支付方式,生成财务投递报销二维码;最后,打印出经费报销单。
业务类型指的是日常报销、无发票借款、酬金申报、固定(无形)资产、差旅费、会议费、培训费(主办)、出国费以及市内交通费等业务。支付方式包括转公务卡、转个人卡、支票以及汇款等。项目负责人对填报的报销信息进行核实,通过审批后,打印并投递报销单。报销单上的二维码和预约报销单号是唯一的,财务人员在报销时,扫描二维码或者输入报销单号可以自动生成智能凭证,大大提高了工作效率。
以北京市某高校为例,登录该学校网站财务系统,进入网上预约报销模块,申请报销单操作步骤如下:进入网上报账业务→填制申请报销单→填写支付方式→提交并打印报销单。网上报账业务、填制申请报销单、填写支付方式、提交并打印报销单的界面分别如图6-1、图6-2、图6-3、图6-4所示。
图6-1 网上报账业务
图6-2 填制申请报销单
图6-3 填写支付方式
图6-4 提交并打印报销单
2.自助投递平台
自助投递平台就是高校根据实际情况在校内相关点位设置的投递柜或投递机。经费报销人通过自助投递机投入报销单,生成投递单号,报销人员可根据生成的投递单号追踪物流信息,财务人员按照固定时间收取投递单,大大减少了师生现场排队等候的时间。
3.物流跟踪系统
财务人员将从自助投递柜或投递机取回的投递单号录入物流跟踪系统,对之前生成的投递单号进行二维码扫描登记,然后进入待分配状态。经费报销人可以通过物流跟踪系统查询报销进程,包括制单、复核、支付、退单等状态。
4.微信/短信发送平台
微信/短信发送平台指通过微信或者短信的形式,将投递单的状态信息、财务账号信息、支付信息等发送给经办人或项目负责人,向其反馈报销进度完成情况。高校财务人员可将短信平台与物流系统、财务系统进行对接,进一步畅通信息的沟通渠道,这有利于对科研经费进行实时监督。
5.财务核算系统
投递单进入分配状态后,核算科负责人根据各审核人员的工作情况,点击或扫描二维码,将投递单号分配给各审核制单人员。制单人员接到传递的各投递单号后,结合报销纸质凭据核实所登记的报销基本信息,核实无误后制单,将报销单上所填报的相关信息转化成会计分录,自动生成记账凭证,然后提交给复核人员,复核人员对原始凭证和记账凭证进行认真检查后提交给出纳人员付款。(https://www.daowen.com)
6.财务查询系统
财务查询功能可为科研管理部门和项目负责人及时提供完整、准确的财务信息,包括到款信息、投递单的物流信息、经费报销情况、项目预算、项目经费支出以及余额情况,便于科研人员及管理人员实时掌握经费报销情况,实现项目的动态监管和业务的透明化管理。财务查询系统如图6-5所示。
图6-5 财务查询系统
7.无现金支付系统
复核后的凭证在进入支付环节后,转入无现金支付系统。无现金支付系统支持对公、对私转账,出纳人员核实相关金额及支付方式后,通过银校直联系统将款项直接汇入对方银行账号,或者偿还公务卡消费。财务处资金结算科要设置限额审核付款机制,保证资金支付过程符合内控要求,确保资金安全。无现金支付系统可减少支票转账工作量,减少现金清点工作环节,简化报销流程,从而提高工作效率,确保资金安全。
8.电子发票认证系统
财务部门可通过预约系统与国家税务总局增值税发票查验平台建立接口,由师生直接在财务部门网上预约报销模块进行查验,且通过程序设定只能查验一次,查验完成后显示发票已认证,并在预约报销单上显示。这种查验能真正规避电子发票重复报销的问题,确保业务真实性,同时减少师生工作量。电子发票认证系统如图6-6所示。
9.会计档案电子化系统
会计档案电子化可通过将已入账审核的原始凭证进行扫描,以图片形式或者PDF形式保存,并将扫描的原始凭证、记账凭证与账务系统和财务查询系统进行关联,财务人员可随时通过账务系统查看已入账的原始凭证信息,项目负责人亦可随时随地通过财务查询系统查询、下载项目已报销发票信息等。有了会计档案电子化系统之后,科研人员无须再到财务部门或者档案室现场查询纸质档案,这样不仅节省了大量时间,还避免了由于凭证反复查询而丢失损毁的风险。
图6-6 电子发票认证系统
以北京市属某大学为例,其电子会计档案查询流程如图6-7所示,具体操作步骤如下:第一,从学校网站财务系统进入财务查询模块;第二,选择查询年份;第三,点击项目成组查询和需要查询的项目代码;第四,点击凭证附件预览,点击凭证单号或选择批量下载凭证附件;第五,进行批量或者单张附件的下载。
10.增值税电子发票开具平台
高校师生可通过微信或者支付宝扫描二维码的方式提交增值税电子普通发票的开具申请,经财务管理人员审核通过后,即可开具电子发票。电子发票的单张限额要求较纸质版有很大的提高,财务人员在电子税务局办理电子发票开通申请时,可根据自己学校实际情况,选择电子发票可开具的最高限额。电子发票的开通,可大大减少纸质发票的申领、开具、打印时间,以及师生的等待时间,方便师生的同时提高了工作效率。
开具增值税电子发票流程如下:扫描二维码进入电子云服务平台界面,提交开票申请;按照要求填入相关信息,包括购方名称、税号、地址电话、开户行及银行账号等信息,所有开票信息核对准确后再提交申请;如果申请开票金额超过电子发票单张限额,系统会自动识别拆分为多张发票;财务人员审核开票申请,审核通过后,电子发票开具成功。开具的电子发票将通过短信或者邮箱通知申请人。若开票信息有误,财务人员要及时作废发票或者红冲发票,开票人可重新提交开票申请。
图6-7 电子会计档案查询流程
11.新媒体平台
高校要充分利用新媒体平台,创新服务模式,做深做透优质服务举措。例如:借助网站、微信公众号等,第一时间发布财务新政策、报销流程等;推广无等候预约单自助投递系统。伴随国家电子化的发票信息系统发展,高校要逐步实现业财融合,逐步实现科研人员只需关注科研主业、财务人员在服务端做“加法”的目标,进一步为科研人员减负。在实现高效服务的前提下,高校要更好地实现科研项目管理的留痕以及信息公开。