现状分析||管理者开周会的两大现状
说到“周会”，很多管理者认为“周会”等同于“周报”，写了周报就不必开周会了。
这是一种错误的理解，为了帮助管理者理清“周会”和“周报”的区别所在，我通过表2-6-2来分析“周会”和“周报”的关系。
表2-6-2 “周会”与“周报”的关系
不治其本，而务其末。知道了“周会”和“周报”的区别，接下来我们先来分析一下如今管理者开周会的现状。
从不开
不知价值
与早会、晚会一样，很多管理者从不开周会，认会周会没有价值。事实恰恰相反，开周会是有价值的，而且价值很大。总结归纳一下，大致有三大价值：
目标层面：了解工作进展，督促团队达成目标；
状态层面：掌握团队状态，提升团队工作状态；
没有总结
如果把周会比成一场辩论，那么周会中的“总结”，就好比在辩论赛结尾时的总结陈词，是对正反双方观点的精要提炼，是将观众重新带进相应情境的重要环节。但遗憾的是，很多管理者不习惯也不愿在周会上做总结，从而使得一场周会没有达到预期效果。
事实上，由于员工的认知水平有限，即便团队在周会上冒出不少新奇、有用的想法，很多员工也无法了解其中的全部内容。此时，管理者应该站到更高的层次上，用发展的眼光，将这些想法串联起来，形成有价值的总结，或是运用归纳求证法，将周会上提出的问题进行规律性的总结。如此一来，周会的价值才能得到更加完整的体现。
没有计划
人没有了灵魂，就只剩下躯壳，不知道该往哪里前进，不知道该做什么。而周会没有计划，就恰似人没有灵魂，只有一副空架子，没有内核，不知道如何行进，如何展开。周会是一种规律性会议，每周都要开，每周形式都差不多，但这并不意味着周会不需要计划。
下表是我在阿里带团队时，制订的周会计划表（如表2-6-3所示），供大家参考。
表2-6-3 周会计划表
通过“周会计划表”，团队里的每一位员工可以清晰地看到会议时间、地点、任务、目的等与周会相关的信息，每个员工根据“周会计划表”准备与自己相关的部分，这样能让周会效率更高。
开不好
我们先来回顾一下过去我们是如何开周会的：
·固定一个周会的时间；
·所有参会人员按顺序发言，主要简述上周的主要工作，本周的工作计划，一些信息分享等；
·管理者在过程中发问，最后总结性发言；(https://www.daowen.com)
·会议结束时间不固定。
那么，这样的周会开得怎么样呢？大多数情况下，周会的气氛是沉闷的。大家在面无表情地发言后，迅速把时间交给下一位。当遇到一些不理想的情况时，比如团队的目标没有达成，周会的气氛是紧张的，大家默不作声，等待管理者的批评。
周会后，员工的反馈大都是：
员工甲：“上周的周会说了什么？”
员工乙：“我不记得了。”
员工丙：“没事，会上什么也没说。”
为什么大多数管理者开不好周会呢？大致原因有三。
一是没有准备。在阿里，永远不开没有准备的会议。时间成本是会议最大的成本，没有准备的会议就等于一场“集体谋杀”。所以在阿里，在开周会之前管理者和员工都要准备。管理者会规划好每一个议题所占用的时间，尽量不超过规定时间。
比如，我会在每次开周会之前，提前到会议室，找好自己的位置，想象和演练一下即将开始的会议，琢磨自己的发言内容和周会的目的。
二是没有流程。周会没有流程，就会出现“想一出，是一出”的情况，管理者无法系统地展开会议。下面是我在阿里带团队时的周会流程。
1.确认参会人员（1分钟）
2.部门人员一起做小游戏，活跃气氛（5～10分钟）
3.传达本周的新增规定（5～10分钟）
4.陈述上周的工作情况（5分钟）
5.讨论未达成事项的原因（20分钟）
6.总结达成事项的经验（20分钟）
7.安排本周的工作计划（10分钟）
8.奖励与惩罚（10分钟）
9.每人制订本周的工作计划并展开讨论（15分钟）
10.会议总结（10～20分钟）
通过以上流程，我们可以清楚地看到周会的每一项进程，即便这个流程可能并不全面，但它非常完整，能够对我们控制周会的时间和内容进行很好的指导。管理者在开会前，一定要做好流程准备，并通知相关人员积极配合。
三是没有重点。周会中所有的流程所用的时间并不都是一样的，没有哪个管理者会将会议中的所有事项放在同等的地位。所以我们这里强调的周会没有重点，不是整场会议没有高潮，而是很多管理者对于会议安排存在弄错重点、舍本逐末的情况。
在实际工作中，当团队召开周会时，很多管理者也成了“买椟还珠”故事中的“郑国人”。为了追求会议形式的丰富和会议气氛的热烈，管理者花费大量时间在“做游戏”“讲故事”等烘托气氛的事情上，却将重点应该讨论的事项“一笔带过”。
所以有些时候，即便周会的气氛不太好，我们仍然要将周会的重心放在上周的工作总结和下周的工作安排上，对造成进度未达成的原因进行深度分析，避免再出现类似的错误。
无用、低效、拖拉的周会，既浪费了时间，又制造了麻烦，也成了许多公司效率低下、成本增加的重要原因。如何开好一场高效且让团队达成阶段性目标的周会，是每一个管理者都需要关心的问题。