三、系统图

三、系统图

当某一目的较难达成,一时又想不出较好的方法,或当某一结果令人失望,却又找不到根本原因,在这种情况下,可用系统图。通过系统图,原来复杂的问题简单化了,找不到原因的问题找到了原因之所在。系统图就是为了达成目标或解决问题,以[目的—方法]或[结果—原因]层层展开分析,以寻找最恰当的方法和最根本的原因。

1.系统图的类型

系统图一般可分为两种,一种是对策型系统图,另一种是原因型系统图。对策型系统图:以[目的—方法]方式展开(图5-20);原因型系统图:以[结果—原因]方式展开(图5-21)。

图5-20　对策型系统图展开模式

图5-21　原因型系统图展开模式

2.系统图的制作步骤

系统图是目前在企业内被广泛运用的作图法,其制作步骤有以下九项:

(1)组成制作小组,选择有相同经验或知识的人员。

(2)决定主题:将希望解决的问题或想达成的目标,以粗体字写在卡片上,必要的时候,以简洁精练的文句来表示,但要让相关的人能够了解句中的含意。(https://www.daowen.com)

(3)记入所设定目标的限制条件,如此可使问题更明朗,而对策也更能依循此条件找出来,此限制条件可依据人、事、时、地、物、费用、方法等分开表示。

(4)第一次展开,讨论出达成目的的方法,将其可能的方法写在卡片上,此方法如同对策型因果图中的大要因。

(5)第二次展开,把第一次展开所讨论出来的方法当作目的,为了达成目的,讨论在哪些方法可以使用。讨论后,将它写在卡片上,这些方法则称之为第二次方法展开。

(6)以同样的要领,将第二次方法当成目的,展开第三次方法,如此不断地往下展开,直到大家认为可以具体展开行动,而且可以在日常管理活动中加以考核。

(7)制作实施方法的评价表,经过全体人员讨论同意后,将最后一次展开的各种方法依其重要性、可行性、急迫性、经济性进行评价,评价结果最好用分数表示。

(8)将卡片与评价表贴在白板上,经过一段时间(1小时或1天)后,再集合小组成员检查一次,看是否有遗漏或需要修正。

(9)系统图制作完毕后,须填入完成的年、月、日、地点、小组成员及其他必要的事项。

3.案例分析

某食品公司生产吞拿鱼罐头,近期接到多宗顾客投诉,表示食用罐头以后发生食物中毒的现象。公司召集员工,利用系统图分析原因及对策(图5-22)。

图5-22　吞拿鱼罐头食物中毒的原因分析以及对策