5.2.3 函数的使用
在Excel中，有300多个内部函数，它们涉及许多应用领域，例如，财务、工程、统计、数据库、时间处理、数学运算等，可分为数学与三角函数、日期与时间函数、文本函数、逻辑函数、信息函数、统计函数、财务函数、数据库函数、查找与引用函数和工程函数等10大类，常见的函数见表5.2。
图5.35 相对引用和绝对引用的对比
图5.36 混合引用
表5.2 常见函数示例
【例5.3】 将“工资”一列用函数进行数据填充，需要使用SUM函数。操作步骤如下。
①打开工作簿，选中准备输入工资的单元格G2。
②单击按钮
插入函数，出现“插入函数”对话框；或者选中G2后，单击“函数”功能选项卡，在“函数库”组中选择函数，如图5.37所示。
③在“Number1”处输入需要求和的数据地址C2：F2，如图5.38所示。或者单击折叠按钮通过拖曳鼠标选择单元格地址。
④单击确定，得到G2中的值，拖拉G2的右下角填充柄，得到G列的值。
图5.37 选择SUM函数
图5.38 SUM函数参数单元格地址选择
（1）条件计数函数
COUNTIF函数的表达式为COUNTIF（range，criteria），包含两个必需参数：一是range用来确定要计数的单元格区域。二是criteria表示计数的条件，可以为数字、表达式、单元格引用等，如“2000”则表示记录range内等于2000的值的个数。
例如，需要统计计算机基础考试不及格的人数。则应该在需要输入数据的J4单元格中输入“＝COUNTIF（C2：C16，＂＜60＂）”后，之后按【Enter】键，就可以得出人数。如图5.39所示。
（2）文本函数
LEN函数的功能是返回文本字符串中的字符数。其语法格式为：LEN（text）其中参数text为要查找其长度的文本，空格也将作为字符进行计数。如果A1单元格中字符串为“电脑爱好者”，则公式“＝LEN（A1）”返回6。
图5.39 COUNTIF函数的运用
LEFT函数的功能是根据所指定的字符数从文本字符串左边取出第一个或前几个字符。也就是说，LEFT函数对字符串进行“左截取”，其语法格式为：LEFT（text，num＿chars）。其中参数text是要提取字符的文本字符串；num＿chars是指定提取的字符个数，它必须大于或等于0。如果省略参数num＿chars，默认值为1。如果参数num＿chars大于文本长度，则LEFT函数返回所有文本。例：公式“＝LEFT（“电脑爱好者”，2）”返回字符串“电脑”。RIGHT函数结构和LEFT一致，只是从右边截取文本。
运用LEN和LEFT函数，将通讯地址中的邮编和地址分开，具体运用如图5.40所示。
图5.40 文本函数的运用
（3）逻辑函数
EXCEL中的逻辑函数共有6个，分别是IF、AND、OR、NOT、TRUE和FALSE，另外，IS类函数作为信息判断的函数，也有逻辑判断的功能。
IF函数也称条件函数，其功能是对指定的条件判断真假，根据参数的真假值，返回不同结果。数据处理中，经常利用IF函数对公式和数值进行条件检测。其语法格式如下：IF（logical＿test，value＿if＿true，value＿if＿false）。其中，参数logical＿test是一个条件表达式，可以是比较表达式和逻辑判断表达式，其结果返回值为TRUE和FALSE；value＿if＿true表示logical＿test为TRUE时的显示内容；Value＿if＿false表示当logical＿test为FALSE时的显示内容。
AND，OR，NOT 3个 函 数 的 语 法 格 式：AND（logical1，logical2，...），OR（logical1，logical2，...），NOT（logical）。其中，AND和OR函数中参数logical1，logical2表示待测试的条件值或表达式，其结果可为TRUE或FALSE，最多不超过30个。当使用AND函数时，只有当运算对象都为TRUE的情况下，运算结果才为TRUE，否则为FALSE；当执行OR运算时，只有当运算对象都为FALSE的情况下，运算结果才为FALSE，否则为TRUE。NOT函数中的Logical可以是能计算出TRUE或FALSE的逻辑值或逻辑表达式。NOT函数的功能是对该表达式运算结果取相反值。
TRUE函数和FALSE函数都是无参函数，其结果分别是返回逻辑值“TRUE”和“FALSE”。其实，可以直接在单元格或公式中键入“TRUE””或“FALSE”值，而不使用这两个函数。引入这两个函数的主要目的是用于与其他电子表格程序兼容。
IS类函数属于信息判断函数，其功能是检验数值的类型，并且根据参数的值返回TRUE或FALSE，从而也可以起到一定的逻辑判断和条件检测功能。IS类函数总共包括用来检验数值或引用类型的9个工作表函数，分别为：ISBLANK函数、ISERR函数、ISERROR函数、ISLOGICAL函数、ISNA函数、ISNONTEXT函数、ISNUMBER函数、ISREF函数和ISTEXT函数，它们具有以下相同的语法格式：IS函数名（value）。其中，IS函数名代表任一IS类函数名称，value是需要进行检验的参数，可以是空白单元格、错误值、逻辑值、文本、数字、引用值或对于以上任意参数的名称引用。
【例5.4】 判断学生的计算机成绩等级，判断标准：总分250分以上为优秀，225～250为良好，200～225为中等，180以下为不及格。操作步骤如下。
①在准备输出的单元格F3中输入“＝SUM（C3：E3）”，按Enter键，求出第一个人的计算机总分，然后用填充柄，向下拖曳，求出每个人的总分。
②在准备输出判断等级的G3中输入“＝IF（F3＞＝250，＂优秀＂，IF（F3＞＝225，＂良好＂，IF（F3＞＝200，＂中等＂，IF（F3＞＝180，＂及格＂，＂不及格＂））））”，按Enter键，判断出第一个人的等级，然后用填充柄，向下拖曳，得出每个人的等级。如图5.41所示。
图5.41 逻辑函数的运用
（4）出错信息
在EXCEL中使用公式和函数不当会导致错误，常见的错误形式见表5.3。
表5.3 Excel常见出错表
