月计划的执行训练——传统计划表和方格计划表
月计划作为年计划之后的计划,具有承上启下的作用。它与年计划相辅相成,又对周计划起着提纲挈领的作用。
作为落实年计划的第一步,依然是把任务拆解到12个月中。
在每项任务之后,都要回顾任务是否完成,以及没有完成的原因、补救措施和改进方法。比如,上周的工作没有完成,是出于个人原因,还是外界客观原因,是否可以通过加班补上,之后如何避免这类情况的发生。
除了既定的计划之外,月计划还需要增加提醒事项,比如临时会议等,在更新计划的时候可以加入表格中。
月度计划表也有很多种方式,可以用之前提到的在线文档(如“幕布”)迅速地列出一个清单,但为了方便之后的整理回顾,还是建议大家按照固定的格式来整理。
(1)传统月度计划表
传统月度计划表是最常用的形式,用Excel就可以很快地制作出来,而且可以根据自身的情况进行个性化的修改。
以工作的项目为例,如果当月没有完成,则要标明原因和解决办法,可以在下个月的工作中继续分解后执行。同样地,下个月学习、生活和健康的内容也需要进行相应的分解。还以一名互联网行业的新人的时间计划为例,在下表中,按时间和内容等维度规划了本月要做的事情。

(2)方格月度计划表
相对于传统月度计划表,方格月度计划表更像是缩略版的《每日计划表》,因为它将每个月的工作计划浓缩在一张纸上的30个格子里。我们还按照上面传统计划表的内容来填充方格计划表,如下所示:

上表按照工作流程罗列了每日的工作计划,可以看出,对于传统月历表,方格计划表的优势在于更加细化,但这也意味着你要在计划表的制作上投入更多的时间。
用一张A4纸,在上面标注每月的天数(一般是30天),然后在每个格子里写上自己想要做的事情以及截止日期,就可以清楚地看到自己这个月的计划了。
【时间管理技巧】(https://www.daowen.com)
如何在计划表中预估完成所需时间?
这是填写计划表时经常遇到的一个问题,一般来说,我们需要按照计划的逻辑顺序和平均时间,对所需时间进行计算。比如,我们需要进行一次知识分享,那么完成PPT内容制作和整理需要4个小时,完成课程制作的时间需要12个小时,分享前的准备需要2个小时,分享及讨论需要2个小时。那么一共需要20个小时,以1天学习2个小时为例,一共需要约10天的时间。
值得注意的是,这只是理想情况下的时间估算,在之前没有做过知识分享的情况下,我们不要把预估的时间设置得太短,而要设置较为宽松的时限。
比如,按照上述的工作时间安排,20个小时刚好完成知识分享的工作,但如果时间的预估不准确,原本认为课程制作需要12个小时,但实际上需要15个小时,这就会造成我们后来一系列的工作延误。
如果在预估时间出现无法及时完成任务的情况,不必怀疑自己的能力,而是要学会总结经验,在后期的计划过程中,不断将我们的预估时间控制在较为准确的范围内。
当然,在前期最简单的方法就是留出富余时间,设置较为宽松的时限。
自我训练
传统月度计划表着重“抓大放小”,不需要把所有的事情都列出来,只列出最主要的内容,比如某件事要在下个月的第几周内完成,如果没有完成,应该如何补救和改进。
方格月度计划表则侧重于“细节决定成败”,需要列出每天要做的事情,但不需要写清楚如果没有完成的补救措施和改进方法。
在不同的场景中,以上两个表格各有优劣。接下来,你也试着制订自己下个月的计划吧。
(1)传统月度计划表

(2)方格月度计划表
