每日计划的执行训练——抓住工作的优先级

4.每日计划的执行训练——抓住 工作的优先级

最后就是每日计划表的制订了,这也是最细致的一个计划表。日计划表需要把周计划表中每一天的计划都进行细化。如果当天的任务不仅仅是周计划表内的任务,可以按照重点工作、例行工作和临时工作的优先级来安排工作:

(1)重点工作:每天最重要的几件事情,需要包括长期计划和短期计划的关注点;

(2)例行工作:需要每天重复做的事情;

(3)临时工作:临时出现的工作,虽然占用时间,但是不需要每天重复做。

图示

续表

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(1)重点工作

根据月计划可以分解出每天需要做的几件重点工作,需要包括长期计划和短期计划所关注的点,一般以6—7件为宜,每完成一件事情,可以用彩色笔涂满格子。

重点工作不一定局限于重复性工作或者单次工作,你可以把每天需要坚持的一件事情列在里面,也可以把某次需要做的重点工作填在里面。

比如,有段时间,我每天都把半个小时的锻炼当作重点工作,那就可以把“锻炼身体半个小时”作为一项重点工作。当完成锻炼之后,就在相应的格子用彩色笔涂满。

事实证明,人们每天可以负担的重点工作宜少不宜多,把有限的精力放在重点工作上,可以起到事半功倍的效果。

(2)例行工作

除了重点工作之外,每天可能还有很多需要重复做的事情,工作上可能包括每日晨会、工作日报,学习上可能包括阅读、运动。如果在月计划表或者周计划表中出现了这些例行工作,都可以写在日计划表中。

例行工作是一个漫长而需要坚持的过程,如果在月计划或者周计划中出现了一些需要每天都做的事情,比如完成一本书的阅读、完成一个音频课程的学习、完成一门证书的认证,都可以在例行工作中标明自己为了达成目标坚持了几天。

(3)临时工作

除了以上两种工作,每天还会出现一些临时工作,或者临时想到要做的事情,也包括想到但暂时没有时间完成,可以等之后完成的事情。

这类事情并不要求马上做完,但记在每日计划中可以提醒自己在截止日期之前完成,比如支付信用卡账单、收发快递、缴纳水电费等。

(4)改进措施

与周计划表一样,在每一行的最后,需要填写未按时完成计划时的改进措施,写出自己在这一天里有哪些不足和进步,或者有什么新的领悟。

这个过程虽然看起来务虚,但只有通过不断的思考和领悟,才能真正提高自己的时间管理能力和工作执行能力。

【时间管理技巧】

在每日计划的制订中,采用重点工作、例行工作和临时工作的优先级来安排工作,可以避免以下几种情况的发生:

(1)容错率低

很多人在制订日计划时采用的是流水账计划方式,紧密地安排每一项任务。如果任务没有优先级,一旦有一个任务拖延,就可能导致后面所有的任务拖延,甚至导致整个日计划失效。

(2)执行性差

没有优先级的另一个弊端是执行性差。如果优先级较低的工作占用了你大量的时间,可能会导致优先级较高的计划没有时间执行。

有时我们会走向另一个极端,索性放弃做计划,觉得浪费时间,还不如拿起书就学,把时间花到刀刃上。

(3)模棱两可

模棱两可的计划也经常出现在日计划制订中,比如在同时面临两项任务时,到底先做哪个,后做哪个,这种模棱两可的情况导致的后果往往是两项任务都做了一些,但都没有做完。

自我训练

如果觉得电子版的每日计划表填写起来不方便,也可以把下面的表格打印出来,每天随时填写并复盘。

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