2.7-2-1时间分配法——为小任务设定最后期限
在上一节中，我们讲了重要事件的重要性。在职场中，除了重要事件，还有一类值得我们重点关注的事情，那就是细节和小事。
很多时候，我们把主要的精力放在重要事件上，而忽视了细节的跟进，而这些细节往往会决定一个任务的成败。
老子曾说：“天下难事，必作于易；天下大事，必作于细。”
这句话言简意赅地说明了职场小事的重要性。所有的工作都是由细节构成的，随着职场分工越来越细，势必会对任务的细化程度提出更高的要求。谁能在细节中胜出，就能在专业化的职场中胜出。
那么，对于工作中层出不穷的小事，我们应该如何处理呢？
（1）务必把小事放在心上
如果不把小任务放在心上，到deadline（最后期限）之前才着手去做，那么势必会导致返工或者任务失败，浪费更多的时间。
如果实在记不住这么多的小事，我们在第五章中介绍了子弹笔记法等记录小事的方法，都可以提醒我们在最后期限之前完成这些小任务。
（2）确认小任务的每个细节
很多职场新人在面临小任务的时候，都会觉得自己大材小用，在粗心地完成任务后，才发现其中的细节没有执行到位。
越是小的任务，越容易影响别人对你的影响，如果连所谓的小任务都做不了，老板自然不会将重要的事情交给你办。
（3）7-2-1时间分配法
一旦确定了任务的细节和最后期限，可以按照7-2-1时间分配法来执行任务。
比如，一个小任务大概需要1个小时完成，那么需要把这1个小时分成3部分，70%的时间按照自己的理解完成任务，20%的时间与上司、同事沟通，最后10%的时间进行查漏补缺和修改。
一般情况下，按照这样的时间分配完成小任务，可以确保没有细节遗漏，也可以尽量避免帕金森定律的出现。
（4）没有最后期限也要明确方案
最坏的情况就是没有最后期限。布置任务或者委派任务的人觉得这样的小任务不需要设置最后期限，所以交到你手里的时候只有一个大致的目标，没有最后期限，没有细节，也没有Roadmap。(https://www.daowen.com)
（备注：Roadmap即路线图，是一种策略计划，定义了一些目标或者期望的结果，包括一些主要动作和里程碑。）
此时，就算暂时没有办法确定最后期限，也要尽快确定方案，可能不同的方案所需要的资源、时间和人员都不同。在没有确定最后期限之前，可以先梳理出几种方案，然后按照方案内容协调人员、制定最后期限。
如果没有最后期限就摸着石头过河，走一步看一步，那么等到上司突然给你定一个最后期限，就会把自己置于尴尬的境地。
【时间管理技巧】
最后期限听起来很简单，但这样一个简单的工作概念，其实有很多可以挖掘的亮点，我们来简单地讨论几点关于最后期限的时间管理技巧。
（1）不仅要有最后期限，还要有starting point（起点）
很多人把注意力只放在最后期限上，而忽视了起点。其实起点也是一个非常重要的时间点。
最后期限关注某个时间点必须完成任务，而起点关注某个时间点必须开始任务。不管多困难的任务，一旦到了起点，就必须着手去做，避免任务拖延和时间浪费。
（2）不止有一个最后期限，可以有多个最后期限
通常，我们接到任务的时候，只有一个最后期限，即整个大任务必须什么时候完成。
但在实际操作中，我们可以将大任务进行分解，给分解后的每个小任务都设定一个单独的最后期限，这样在完成整个大的最后期限之前，我们会像接力跑一样完成很多个小的最后期限，一方面可以降低大任务的完成难度，另一方面也可以在每个小的最后期限中更加细致地管理时间。
（3）最后期限是督促，也是激励
最后期限作为督促我们完成任务的一种机制，也可以成为激励我们完成任务的一种奖励。个人在最后期限完成任务之后可以放松一下，团队在最后期限内完成任务可以组织一次团建，这些都会成为根据最后期限管理时间的动力。
自我训练
下次遇到小任务无法分配时间的时候，试试7-2-1时间分配法吧！
