经验复盘表——记录思考每一天的得失

5.经验复盘表——记录思考每一天的得失

高效工作的最后一个部分就是多复盘,多反思,在经验总结中提高自己的时间管理能力和工作能力。

“复盘”原是围棋术语,本意是对弈者下完一盘棋之后,重新在棋盘上把对弈过程摆一遍,看看哪些地方下得好,哪些地方下得不好,哪些地方可以有不同的甚至更好的下法等。

应用到个人的时间管理和工作管理中,复盘就是指从过去的经验、实际工作中学习,帮助自己有效地总结经验,提升能力,总结哪些时间可以节约,避免浪费时间,实现工作效率的提高。

复盘主要包括三个环节:经历、学习、提升,通过对亲身经历的反思学习,来提升自己对于工作学习的见解认识,从而实现个人工作能力和时间管理能力的提高。

这就和质量管理中“PDCA循环”的理念不谋而合,PDCA是由英语单词Plan(计划)、Do(执行)、Check(检查)和Action(处理)的第一个字母组合而成。PDCA循环就是按照这样的顺序进行管理,并且循环进行下去的科学程序。

在PDCA循环的4个环节中,复盘的行为是在参照Plan(计划)的基础上,还原Do(执行)的过程,Check(检查)执行的实际结果,对Check(检查)发现的偏差成因进行深入分析,找到根本原因并进行Action(处理)。

对于这4个环节,复盘会要求我们在深入分析行为偏差之后,得到一定的经验教训,作为之后工作和学习的改进建议。

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PDCA循环

明白了PDCA循环的原理,我们来详细梳理一下如何按照PDCA循环的逻辑进行复盘。

当手头的一件事情做完了,如果仅仅是归档交差,那么你只是一个普通的职场人,如果你有意识地把任务最开始的预期目标与完成情况进行对比,是不是完成了预期目标,有哪些地方可以改进,通过不断的复盘,就有可能成为一个更加称职的职场人。

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续表

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(1)回顾目标

回顾自己最初制定的目标,以及达成目标所付出的努力。

(2)评估结果

评估结果就是回顾实际发生了什么,与预期目标有什么差距。比如,我们这个月打算阅读两本运营知识的书籍,最后只读了不到半本,则这个结果明显是不符合预期目标的。

(3)分析原因

在这个环节,要分析结果为什么和预期不一致,包括超出预期或者未达到预期。

分析原因的方法有很多种,使用头脑风暴法、因果图或者5why分析法都可以帮助我们找到问题的关键原因。

以5why分析法为例,分析原因时,可以从3个层面出发:

①问题为什么会发生?

②为什么没有提前发现?

③为什么预防系统没有生效?

(4)总结经验

确定与预期结果不同的关键原因,找到解决方案,是复盘中最重要的步骤,也可以通过3个层面来实施:(https://www.daowen.com)

①开始做什么

通过复盘得到了什么经验教训,并打算在之后的工作学习中怎样做。

②继续做什么

在复盘中发现了什么可以继续贯彻的经验方法,之后可以继续用。

③停止做什么

在复盘中发现了什么不当行为,之后不再犯同样的错误。

通过以上几个步骤,就可以进行一次完整的复盘,经常对自己完成的任务和时间管理计划进行复盘,明确自己在任务管理和时间管理中的不足,长此以往,就可能带来极大的收益。

【时间管理技巧】

回顾目标时可以按照SMART原则来进行,其中SMART分别是5个英文单词的首字母缩写。

(S=Specific、M=Measurable、A=Achievable、R=Relevant、T=Time-limited)

(1)目标明确具体(Specific)

目标明确即清楚地说明要达成的目标标准。比如,我们这个月有一个学习目标是“学习运营知识”。这种对目标的描述就很不明确,因为学习运营知识有很多种具体的做法,如看书、看视频、听讲座等,目标明确要求我们具体到使用什么方法,学到什么程度。

(2)目标可衡量(Measurable)

目标可衡量是指目标应该是明确的,而不是模糊的。应该有明确的数据作为衡量达成目标的依据。还是以上面的例子分析,我们这个月学习运营知识的方式如果是看书,就要明确到看多少页书。

(3)目标有挑战但可实现(Achievable)

目标有挑战但可实现是指能够被执行人所接受的目标。如果这个目标本身不切实际,或者超出我们的能力范围,那么目标本身就是没有意义的。

比如,我们本周的工作目标是完成一次大型商会的筹办,但是负责达成这个目标的是一个刚入职的员工,那么这个目标是不具有可实现性的。

(4)目标相关、可控(Relevant)

目标相关是指实现这个目标与其他目标的关联情况。如果实现了这个目标,但与其他的目标不相关,或者相关度很低,那这个目标即使达到了,对于整体工作和复盘也是没有太大意义的。

(5)目标有时限(Time-limited)

目标有时限是指目标是有时间限制的。没有时间限制的目标没有衡量标准,还会引发拖延症。比如,我们在日常工作中,不管是每周例会还是部门会议,都有一定的时间限制,在这个时间限制里,我们需要就所有的会议议题达成结论并进行决策。

自我训练

复盘的4个步骤并不难掌握,很多时候,只是我们无法沉下心来做复盘这件事情。试着以下面的表格为例,复盘你今天的得失问题。

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