2.1 检查与替换文本—— 制作“五一徒步活动方案”
本节将对查找与替换文本、拼写检查以及文档字数统计功能进行详细讲解， 帮助大家在工作学习中更加便捷高效地使用WPS文字。
2.1.1 查找文本
在对字数或内容过多的文档进行编辑时，使用WPS文字“查找文本”功能即可快速找到指定文本，大大提升工作效率。
首先，我们打开目标文档，在“开始”选项卡中找到“查找替换”按钮，如图2-1所示。
单击其下拉按钮，在弹出的下拉列表中选择“查找”选项，或使用快捷键“Ctrl+F”。
在弹出的“查找和替换”对话框中，在“查找内容”文本框中输入“活动”，随后点击“查找下一处”，即可完成查找。
大家可以重复点击“查找上一处”或“查找下一处”按钮，来查找文本。
2.1.2 替换文本
除了查找文本，我们还可以使用“替换文本”功能来进行文本的替换。当我们从其他文件向文档复制和粘贴内容时，经常出现许多空格和空行，这时大家就可以使用“查找和替换”来批量替换和删除这些空格和空行。
首先，打开目标文档，复制文档内容中任意一个汉字符空格，随后在“开始” 选项卡中找到“查找替换”按钮，单击下拉按钮，在弹出的下拉列表中选择“替换”选项，如图2-2所示，或使用快捷键“Ctrl+H”。
在弹出的“查找和替换”对话框中，在“查找内容”文本框中粘贴刚才复制的任意汉字符空格，在“替换为”文本框中不输入任何字符，然后单击“全部替换”按钮， 如图2-3所示。
此时，文档中的空格已经全部删除，接下来是文档中空行的替换。再次打开“查找和替换”对话框，在“查找内容”文本框中输入“^p^p”，在“替换为”文本框中输入“^p”，然后单击“全部替换”按钮，如图2-4所示。
此时，空行的替换已经完成，在弹出的对话框中单击“确定”按钮即可。
注意，在对文档内容进行查找或者替换时，如果所查找或所替换的内容中包含有段落标记、制表位、分栏符等特殊格式之类的特定内容，均可使用“查找和替换”对话框中的“特殊格式”下拉菜单进行选择。
2.1.3 修订文档
在工作中，通常文档编辑完成后，需要提交给领导或相关人员审阅， 抑或是经过大家讨论后才能执行，这时我们便可以使用WPS文字的修订功能。可以多人协作，每个人都可以对文档进行审阅或修改，以便文档的原作者检查并加以补充和改进。
（1）给文档添加修订
首先，打开目标文档，选择“审阅”选项卡，找到“修订”选项。单击“修订”下拉按钮，如图2-5所示。在下拉列表中选择“修订”，进入修订状态。也可以使用快捷键“Ctrl+Shift+E”。
我们选中大标题，随后在“开始”选项卡中对标题的字体及字号进行修改，修改后文档右侧就出现了修订标记，如图2-6所示。
随后将光标移至下文需要添加文本的地方，输入需要补充的文本内容，这时输入的文本内容变成红色并有下画线，如图2-7所示。
再将光标移至文中需要删减文本的地方，选中要删减的文本并进行删除，此时，被删减的文本处已经有了修订标记，如图2-8所示。
点击“审阅”选项卡下的“修订”的下拉按钮，即可进入修订状态；再次点击“修订”的下拉按钮，退出修订状态。
（2）修订内容的显示与编辑
在对文档进行修订后，可以根据情况选择修订内容的显示方式。在“审阅”选项卡中单击“修订”按钮旁边的“显示标记”下拉按钮，在下拉列表中选择“使用批注框” 选项，在右侧列表中选择适合自己的显示方式，比如“在批注框中显示修订内容”选项， 如图2-9所示。
使用者可根据需要选择“审阅窗格”的格式，在“审阅窗格”中详细地记录着所有人对文档的改动。在“审阅”选项卡中单击“审阅”下拉按钮，在下拉列表中选择“审阅窗格”，在右侧列表中选择“垂直审阅窗格”或“水平审阅窗格”选项， 如图2-10所示。
当修订完成后，大家可以查看修订，单击“审阅”选项卡中的“上一条”和“下一条” 按钮，即可逐条查看修订的内容，如图2-11所示。
文档经修订后，如果你认同他人对文档的所有修改意见，即可接受修订。在“审阅”选项卡中，选择“接受”按钮下拉选项，在下拉列表中单击“接受对文档所做的所有修订”选项，如图2-12所示。
当然，如果你不认同他人对文档的所有修改意见，即可拒绝修订，选择“审阅”选项卡中的“拒绝”下拉按钮，在下拉列表中单击“拒绝对文档所做的所有修订”选项即可。
你也可以根据每一条修订的具体情况选择接受或拒绝该修订。首先，选择想要设置的修订内容，随后在“审阅”选项卡中单击“接受”或“拒绝”按钮，即可对单条修订意见做出处理。
或者，直接将光标移至修订处，此时修订内容右上角会显示绿色的对号与红色的错号，如图2-13所示。
直接点击对号或错号即可接受或拒绝此条修订意见。
2.1.4 文档保护
在修订文本的过程中，还有可能需要拒绝继续修订并需保留修订内容让其他人知晓， 在这种情况下我们可以设置文档的编辑权限，让他人既无法编辑文档，也不能编辑文档中的修订内容。
（1） 限制文档的修改权限
首先，单击“审阅”选项卡中的“限制编辑”按钮，如图2-14 所示。
在文档右侧弹出的窗口中勾选“设置文档的保护方式”，选择“只读”模式，随后单击“启动保护”按钮，如图 2-15所示。
在弹出的“启动保护”对话框中设置密码后单击“确定”按钮，如图2-16 所示。
启动保护后，他人就不能对文本进行任何修改了。如果想要停止保护，点击“停止保护” ，在弹出的“取消保护文档”对话框中输入密码，即可取消对文档的保护，如图2-17所示。
（2）限制文档的浏览权限
为了保护重要文档的安全，除限制编辑外，我们还可以为文档设置密码。首先， 单击菜单栏的“文件”下拉按钮，在下拉列表中选择“文档加密”选项，单击“密码加密”， 如图 2-18所示。
在弹出的“密码加密”对话框中设置“打开权限”和“编辑权限”的密码，单击“应用”按钮，如图2-19所示。
再次打开该文档时，会弹出“文档已加密”对话框，在对话框中输入密码后，可打开文档，如图2-20所示。如果还设置了“编辑权限”的密码，则会继续弹出“文档已加密”对话框，可以输入密码打开文件或者是不输入密码以只读的方式打开文件， 最后单击“解锁编辑”按钮即可，如图2-20所示。
（3）指定查看与编辑文档的对象
除设置密码外，大家还可以将文档设置为私密文档，只有指定对象可查看或编辑文档。首先，打开目标文档，选择“审阅”选项卡，单击“文档权限”按钮，如图2-21所示。
在弹出的“文档权限”对话框中，开启“私密文档保护”选项，如图2-22所示。
如果需要其他人协助修改，需要为其他人开放修改权限时，可以点击“添加指定人”按钮。
随后就可以在“邀请”中选择文档的权限，如图2-23所示，并授权给指定人。
如需解密，则在“文档权限”中关闭“私密文档保护”选项，如图2-24所示。
