第一节　文书管理

第一章　总则

第一条　本规定的目的，在于确保文书事务正确且顺利进行，促进与提高组织管理工作的效率。

第二条　所谓“文书”是指业务工作上往来公文、报告、会议决议、规定、契约书、专利许可证书、电报、各种账簿、图表参考书等一切业务用书类与公文。

第三条　全部文书归公司所有并收藏，任何个人不得私自占有。

第四条　必须严格保守文书的机密。

第五条　文书按下列要点处置或办理：

1．凡重要事宜的指示、请示、汇报、报告、传达、答复等等，一律以“文书”的形式进行。所有文书的处置都必须以“准确”与“迅速”为原则，必须明确责任；

2．须请示审批即使在紧急状况下，以口头或电话形式处置的事项，事后也必须以文书形式记录下来。

第六条　文书的主管原则规定如下：

1．文书的收发、领取与寄送，原则上由总公司总务部庶务科负责；

2．分公司或分支机构的文书主管，另有文书管理细则作出规定。

第二章　文书的收发

第七条　到达文书全部由文书主管科室接收，并按下列要点处置。

1．一般文书予以启封，分送各部门、科室；

2．私人文书不必开启，直送收信人；

3．须请示审批分送各部门、科室的文书若有差错，必须立即退回庶务科。

第八条　节假日等规定工作时间外到达的文书，由值班人员接收后转交庶务科。

第三章　文书的处理

第九条　文书按机密程度可分为以下几类。

1．须请示审批绝密。指极为重要并且不得向公司内外无关人员泄漏内容的文书；

2．须请示审批秘密。指次重要并且所涉及内容不能向公司内外无关人员透露的文书；

3．外密。指不宜向公司以外人员透露内容的文书；

4．普通。指非机密文书。如果附有其他调查问卷之类的重要东西，则另当别论；

5．传阅。指在本公司内广为传阅或传达的文书。

第十条　普通文书的处理原则如下。

1．由科长以上级别的主管，负责对文书进行审阅、回答、照会以及其他必要的处理；或者指定下属对文书进行具体处理；

2．如果遇到重要或异常事项，必须及时与上一级主管取得联系，按上级指示办理；

3．如果与各部门、科室有关联的事项，必须经与各部门、科室的会议后方能予以处理。

第十一条　机密文书的处理原则如下。

1．机密文书原则上由责任者或当事者自行处理；

2．指名或亲启文书的寄发，原则上在封面上注明文书所涉及事项的要点，注明发文者姓名，由发文者封缄；

3．到达的指名或亲启文书，原则上由信封上所指名者开启，其他人不得擅自启封。如果某主管在职务上有权替代来件所指名者，不受本条规定约束。

第十二条　文书的阅览原则如下。

1．某文书被阅览后，阅览者必须签字画押，表示已经阅览完毕。有必要的情况下，在文书的空白处填写阅览后的意见，转给或交还文书的主管；

2．有必要在各部门、科室传阅的文书，必须附上“传阅登记簿”，按传阅登记簿规定栏目填写，并最终交还文书主管。

第十三条　与各部门、科室有关的文书，在处理意见上如果存在分歧，则由文书的主管部门出面进行协商；如果不能协商一致，上报或请示高一级领导，由上级裁决。

第四章　请示审批

第十四条　请示审批是公司经营的一项重要程序，凡公司经营重要事项，都必须经请示，获得董事会、总裁、专务董事和常务董事审查、裁决和下文批复之后，方能实行或行事。

第十五条　须请示审批事项如下。

1．职务及重要人事安排；

2．各种制度性规定的变更；

3．重要契约的缔结、解除与变更；

4．诉讼行为；

5．与官方机构有关的、各种重要的请求、回执、申请等等；

6．土地、建筑物以及事务所权利的购买与转让；

7．大额馈赠、谢礼，以及宣传广告费用的开支；

8．分支机构的增变与升格；

9．预算与决算事宜；

10．借款与贷款，以及借贷银行的开设与变更；

11．须请示审批重要或高额物品的采购，不急用或不需要物品的转让与廉价出售；

12．须请示审批定期或不定期刊物的发刊、修改与废除，以及费用开支的修订；

13．有关公司经营的重要计划与企划；

14．其他上述未涉及的重要事项。

第十六条　须请示审批者为分公司主管、分店主管，以及以此基准确定的主管领导。

第十七条　须请示审批的提案文书，必须进行认真斟酌，以便能顺利地予以实施。

第十八条　请示审批的事项，必须以提案文书的方式，经主管呈交总部。如果事情紧急，允许直接以非文书形式请示，但事后必须尽快撰写请示提案文书上报。

第十九条　请示提案文书的内容和顺序，包括标题、正文、理由、说明和附录。提案文书一式多份，分送有关部门如业务部门、印刷部门、总务部门和财务部门等。

第二十条　请示提案文书必须编号，并注明起草或请示者，所属分支机构及部门、科室，并及签名盖章。

第二十一条　请示审批内容一旦被上级认可并作出决定，则以请示提案书（副本）替代批复返回请示部门执行。

第二十二条　请示提案原本由总务部、庶务科保管。

第五章　文书的制作

第二十三条　文书制作要领如下：

1．请示审批文书必须简明扼要，一事一议。语言措词力求准确规范；

2．起草文书的理由必须作出交代，包括起因以及中间交涉过程必须具明，必要情况下附上有关资料与文件；

3．须请示审批必须明确起草文书的责任者，署上请示审批提案者姓名；

4．须请示审批对请示提案文书进行修改时，修改者必须认真审阅原件，修改后必须署名。

第二十四条　文书的起草必须征得主管同意，并且在主管有了明确的决定之后进行，文书起草只是一个“文书化”的过程与结果。文书的草案必须予以保存。

第二十五条　重要文书或契约书案，必须经过公证，并且在正式文书形成之日前，必须掌握且附上具有价值的证据或证明文件。

第二十六条　文书的署名按下列规定进行。

1．公司内文书，如果是一般往来文书，只需主管署名即可；如果只是单纯的上报文书，或者不涉及各部门、科室，且内容并不重要的文书，只需部门、科室署名即可；如果是重要文书，按责任范围署名总裁、副总裁、专务董事、常务董事，或者有关部门的主管姓名与职务；

2．对外文书，如契约书、责任状、官方许可申请书、回执、公告等重要文书，一律署总裁职务与姓名。如果总裁委托事项，可由指定责任者署名。上列规定以外的文书，也可署分公司或分支机构主管职务与姓名。

第二十七条　文书的盖章按下列要点进行：

1．在正本上必须加盖文书署名者的印章，副本可以加盖署名者或所在部门、科室章；

2．如果文书署名者不在的情况下，加盖职务替代或代理者印章，且加盖具体执行者印章。在这种情况下，文书存档前加盖署名者印章；

3．须请示审批以部门或公司名义起草的文书，在旁侧加盖有关责任者印章。

第二十八条　总裁与公司印章按下列原则使用：

1．在有必要加盖总裁或公司印章时，必须填写委托申请书，经所属部门主管认可，并且加盖印章之后，向总部总务部门提出；

2．总务部主管经审核，签名盖章，批准申请。如果有必要则需请示总裁。在事情紧急情况下，可以口头申请与批准，但事后必须补填申请书；

3．在需要总裁签字的情况下，手续同前；

4．须请示审批经总务部批准后，去印章保管员处加盖总裁或公司印章；

5．一些带有公司字样或总裁职务字样的其他印章，须经主管同意，直接向印章保管员申请加盖。

第六章　文书的送发

第二十九条　一些需要邮寄或专人递交的文书，按下列要点进行。必要时给文秘处以回复或回执。调查报告不受本条规定限制。

1．文书封面必须明确写清发送或接收单位与地址、收件人姓名，并且注明“快递”、“邮寄”、“面呈”或“转交”；

2．公司内部文书原则上不作封缄。

第三十条　各部门、科室的邮寄文书，必须在发送前在“发信登记本”与“邮资明细账”上作好登记与填写。

第七章　电报的处理

第三十一条　一切电报都由庶务科受理。

第三十二条　有关责任者在接到电报并阅读后，把电报要点记下，送相关部门、科室传阅。如果不涉及各部门、科室，只是一般查询、确认或联络性电报，主管科室或部门全权负责予以处理。

第三十三条　向外部发电报时，必须用邮电部门的电报用纸起草电文，呈主管上司或领导审核。

1．须请示审批尽量使电文简明扼要，采用标准的邮政省略符号与简称；

2．须请示审批注明发电者姓名、日期以及具体指示，特殊情况下如何处置的办法与手段。

第三十四条　须请示审批电报发出后必须给庶务科以回执；并告诉庶务科有无必要催促对方回电。

第三十五条　须请示审批与调查、询问、联系等无关的电报，或者一些无关紧要的电报，由庶务科全权处置。

第八章　文书的整理与保存

第三十六条　文书按内容进行整理，并区分两类文书分别保管，一类是尚未完结的文书，另一类是可以归档的文书。

第三十七条　全部完结的文书，分别按所属部门、科室、文件机密程度、整理编号和保存年限进行整理与编辑，并在“文书保存簿”上作好登记，归档保存。

第三十八条　制度规定、不动产权利书、契约书、往来公文与特许专利文书等特别重要的文书，由总务部庶务科填写“重要文书目录”后，予以保存。

第三十九条　分公司或分支机构的文书，分为两类，一类特别重要文书，直接归主管领导保存；另一类一般文书，留存各部门或科室保管。

第四十条　文书的保存年限如下：

1．永久保存文书，包括章程、股东大会及董事会议记录、重要的制度性规定；重要的契约书、协议书、登记注册文书、股票关系书类；重要的诉讼关系文书；重要的官方许可证书；有关公司历史的文书；决算书和其他重要的文书；

2．保存5年文书，指不需要保存10年的次重要文书；

3．保存1年文书，指无关紧要的，或者临时性文书。如果是调查报告原件，则由所在部门主管负责确定保存年限。

本条规定以外的文书保存年限，依法律或部门主管指示。

第四十一条　须请示审批全部重要的机密文书，一律存放在保险金库或带锁的文件柜之中。

第四十二条　保存期届满的文书，以及没必要继续保存的文书，经主管决定，填写登记废除理由和日期之后，可以予以销毁。机要文书一律以火焚的方式销毁。

第四十三条　如果职务或部门划分发生变更，文书存档归并作出调整，则必须在有关登记簿上作好变更与调整的理由，以及变更与调整后的结果。

第四十四条　借阅重要文件，必须作好登记，并注明归还日期。一切借阅都必须出具借阅证。

第四十五条　须请示审批在本规定难以照办时，与总务部联系，由主管文书领导做出裁定。

第四十六条　本规定于公元　　年　月　日修正之后予以执行。

第一章　总则

第一条　为减少发文数量，提高办文速度和发文质量，充分发挥文件在各项工作中的指导作用，根据中央关于文书处理的有关规定，结合我公司的实际情况，特制订本制度。

第二条　文件管理内容主要包括：上级函、电、来文，同级函、电、来文，本公司上报下发的各种文件、资料。

第三条　按照党政分工的原则，全公司各类文件分别由党委办公室和公司部办（以下简称行政部）归口管理。

第二章　收文的管理

第四条　公文的签收

1．凡来公司公启文件（除公司领导订启的外）均由公司收发员登记签收（由上级或邮电局机要通讯员直送机要室的机要文件除外）后分别交行政部机要秘书拆封。在签收和拆封时，收发员和机要秘书均需注意检查封口和邮戳。对开口和邮票撕毁函件应查明原因，对密件开口和国外信函邮票被撕应拒绝签收；

2．对上级机要部门发来的文件，要进行信封、文件、文号、机要编号的“四对口”核定，如果其中一项不对口，应立即报告上级机要部门，并登记差错文件的文号。

第五条　公文的编号保管

1．行政部机要秘书对上级来文拆封后应及时附上“文件处理传阅单”，并分类登记编号、保管。须由公司承办或归档的公司领导亲启文件，公司领导启封后，也应分别交行政部办理正常手续；

2．本公司外出人员开会带回的文件及资料，应及时分别送交行政部机要秘书进行登记编号保管，不得个人保存。

第六条　公文的阅批与分转

1．凡正式文件均需分别由行政部主任（或副主任）根据文件内容和性质阅签后，由机要秘书分送承办部门阅办，重要文件应呈送公司领导（或分管领导）亲自阅批后分送承办部门阅办。为避免文件积压误事，一般应在当天阅签完，紧急文件要即阅即办；

2．一般函、电、单据等，分别由行政部机要秘书直接分转处理。如涉及几个单位会办的文件，应同主办单位联系后再分转处理；

3．为加速文件运转，机要秘书应在当天或第二天将文件送到公司领导和承办部门，如关系到两个以上业务部门，应按批示次序依次传阅，最迟不得超过两天（特殊情况例外）。

第七条　文件的传阅与催办。

1．传阅文件应严格遵守传阅范围和保密规定，不得将有密级的文件带回家、宿舍和公共场所，也不得将文件转借其他人阅看。对尚未传达的文件不得向外泄露内容；

2．阅读文件应抓紧时间，当天阅完后应在下班前将文件交机要室，阅批文件一般不得超过两天，阅后应签名以示负责。如有领导“批示”、“拟办意见”行政部应责成有关部门和人员按文件所提要求和领导批示办理有关事宜；

3．阅文时不得抄录全文，不得任意取走文件夹内任何文件及附件，如确系工作需要，要办理借阅手续，以防止丢失泄密；

4．文件阅完后，应送交行政部机要秘书，切忌横传；

5．行政部机要秘书对文件负有催办检查督促的责任，承办部门接到文件、函电应立即指定专人办理。不得将文件压放分散，如需备查，应按照有关保密规定，并征得行政部同意后，予以复印或摘抄，原件应及时归档周转；

6．按照阅文范围，离、退休干部，一般由有关部门定期组织学习有关文件，或由行政部机要室通知到机要室阅文。

第三章　发文的管理

第八条　发文的规定

1．全公司上报下发正式文件的权力分别集中党委和公司部，各群众团体和部门一律不得自行向上、向下发送正式文件；

2．各群众团体、部门需要向上反映汇报重要情况或向下安排布置重要工作要求发文应分别向党委、公司部提出发文申请，并将文件底稿分别交行政部审核。党委、公司部同意发文，则行政部分别按党、政机构设置与业务分工统一归口以党×字、公司×字发文。群众团体文件由党委批转；

3．对全公司影响较大，涉及两个以上公司领导分管范围的文件，须由党委书记或经理批准签发。其余文件均由分管公司领导批准签发。

第九条　发文的范围

1．凡是以党委、公司部名义发出的文件、通告、决定、决议、请示、报告、编写的会议纪要和会议简报，均属发文范围；

2．党委、公司部下发文件主要用于：

（1）公布全公司规章制度；

（2）转发上级文件或根据上级文件精神制订的公司文件；

（3）公布公司体制机构变动或干部任免事项；

（4）公布全公司性的重大生产、技术、经营管理、政治工作、生活福利等工作的决定；

（5）公布有关奖惩决定和通报；

（6）其他有关全公司的重大事项。

3．党委、公司部上行文、外发文主要用于

（1）对上级机关呈报工作计划、请示报告、处理决定；

（2）同兄弟单位联系有关公司重大生产、技术、人事劳资、物资供应、科研、基建、经营管理、党群工作等事宜。

4．在公司日常生产、技术、经营管理、党群工作中，有关图纸、技术文件、工艺修改、审批工作、安排部署、传达上级指示等事项，应按有关制度办理，经分管公司领导批准后，由主管业务科室书面或口头通知执行，一般不用公司部文件发布；

5．凡各业务科室如开专题会议所作的决定，一般都不应发文，不备查考，可以科室名义用《工作简讯》发会议纪要；

6．各业务科室与外单位发生的一般业务联系，可用各科室的名义对外发函（应各自编号备查）不用公司部名义发文。

第四章　发文程序与要求

第十条　发文程序规定

1．各单位需要发文，应事先分别向党委、公司部提出申请；

2．党委、公司部同意发文时，主办单位应以党的方针、政策和国家法令，上级指示或工作实际需要草拟文件初稿；

3．草拟文稿必须从全公司角度出发，做到情况确实、观点鲜明、条理清楚、层次分明、文字简练、标点符号正确、书写工整。严禁使用铅笔、圆珠笔、红墨水和彩笔书写；

4．文稿拟就后，拟稿人应填附发文稿纸首页，详细写明文件标题、发送范围、印刷份数、拟稿单位与拟稿人，并签名、盖章、标定日期和密级；

5．行政部办公室应根据党委、公司部的要求和上级有关指示精神，有关文件规定，对文稿进行审查和修改。对涂改不清、文字错漏严重、内容不妥、格式不符的文稿应退回拟稿单位重新拟稿；

6．经行政部审查修改后的文稿，送部门主管领导核稿（对文稿内容、质量负责）；

7．对审核时修改较多，有碍打印和存档的文稿，应由拟稿部门重新誊写清楚；

8．需经会签的文稿，应在交付打印前送会签部门会签；

9．文稿审核会签后，按批准权限的规定分别呈送党委、公司部领导审定批准签发；

10．经领导批准签发后的文稿交行政部机要秘书统一编号送打字室打印；

11．文件打印清样，应由拟稿人校对，校对人员应在发文稿上签名；

12．文件打字后，由行政部派专人按数印刷，再由行政部机要秘书分发并检查落实情况，对印刷质量不好的文件，机要秘书应拒绝盖印分发。

第五章　文件的借阅和清退

第十一条　各部门有关工作人员因工作需要借阅一般文件，需经本部门负责人签写便条，对有密级的文件须行政部主任同意后方可借阅。

第十二条　借阅文件应严格履行借阅登记手续，就地阅看，按时归还。任何人不得将文件带走或全文抄录，不允许拆卷和在文件上勾划等。

第十三条　行政部机要秘书对承办的公文应抓紧催办，应定期对事情已经办妥的本公司文件和上级要求限期清退的文件，进行收缴清退工作。（一般为月底一小清，季末一中清、年终一总清）如发现文件丢失，必须及时查明原因和责任者，并如实向领导报告。

第十四条　各部门应指定一位责任心强的同志负责文件收缴、保管、保密、催办检查工作。

第六章　文件的立卷与归档

第十五条　文件的归档范围

1．凡下列文件统一分别由行政部负责归档：

（1）上级机关来文，包括上级对公司报告、申请的批复；

（2）党委、公司部发出的报告、指示、决定、决议、通报、纪要、重要通知、工作总结、领导发言和生产经营工作的各类计划统计、季度、年度报表等；

（3）公司党委会、经理办公室、董事会、公司管理委员会、中层干部会以及各种专业例会记录；

（4）公司党代会、职代工、工会会员代表大会、团代会等公司一级的党群组织召开的代表大会所形成的报告、总结、决议、发言、简报、会议记录等；

（5）有保存价值的人民来信来访记录及处理结果；

（6）参加上级召开的各种会议带回的文件、资料及本公司在会上汇报表言材料等；

（7）上级机关领导同志来公司检查视察工作的报告、指示记录，以及本公司向上级进行汇报的提纲和材料；

（8）反映本公司生产、经营活动、先进人物事迹及公司领导工作等的音、像摄制品；

（9）公司日志和大事记；

（10）工厂向上级请示批复的文件及上报的有关材料。

2．业务科室，各群众团体日常工作中形成的活动资料，由各业务科室、群众团体负责立卷归档。

第十六条　立卷要求

1．文件立卷应按照内容、名称、作者、时间顺序，分门别类地进行整理归档；

2．立卷时，要求把文件的批复、正本、底稿、主件、附件收集齐全，保持文件、材料的完整性；

3．要坚持平时立卷与年终立卷归档相结合的原则。重要工作、重要会议形成的文件材料，要及时立卷归档；

4．上年度形成的文件材料，要求在下年度5月份以前整理完，6月份正式向档案馆（室）移交，清单一式两份。（接交单位各留存一份备查）。

第七章　文件的销毁

第十七条　对于多余、重复、过时和无保存价值的文件，两办机要室应定期清理造册，并按上级有关规定，办理申请销毁手续。

第十八条　经审核同意销毁的文件，应派专车分别由两办机要秘书和正副主任护送到上级机关指定的纸厂监视销毁。

1．公司的文件由办公室负责起草和审核，公司总经理签发；党支部的文件由办公室负责起草和审核，党支部书记签发；公司本部各部门的文件由各部门负责起草办公室审核，总经理签发；

2．文件签发后，送办公室统一安排打字，打印后送回起草部门校对，校对无误方能复印、盖章；

3．文件和原稿，由办公室分类归档，保存备查；

4．属于秘密的文件，核稿人应该注明“秘密”字样，并确定报送范围。秘密文件按保密规定，由专人印制、报送；

5．文件统一由办公室负责发送。送件人应将文件内容、报送日期、部门、接件人等事项登记清楚，并向文件签发人报告报送结果。秘密文件和由专人按核定的范围报送；

6．外来的文件由办公室专人负责签收，并分类登记。由办公室主任提出处理意见后，签收人应于接件当日即按文件的要求报送给有关部门，不得积压迟误，属急件的，应在接件后即时报送；

7．传阅文件由办公室专人负责收回，对领导指示的文件，办公室应及时组织传达和落实。

1．全厂公私报刊、外来邮件、外发公启、函电由厂收发室负责收发；

2．外发函、电要求

（1）各部门因公需外发函、电，经办人员应于每天下午××点以前将函件、电报底稿送到收发室，另填写挂号、平信、电报外发登记表；

（2）每天下午××点以前，厂收发室应将当月外发函、电清点，累计送交邮局寄发。

3．外来邮件管理

（1）外来邮件一律经厂收发室签收分发；

（2）凡挂号、纸包、包裹单、汇款单、货运单等由收发室通知收件人到收发室当面签收；

（3）一般公启函、电和厂内职工私人信件，由收发室开具清单分放到各单位信报箱内；

（4）私人不明平信一律放到信架（信袋）内，由个人自取；

（5）不论公私邮件收发室应随到随清，及时分发，不得丢失损坏，搁置延误，对国外来函应检封口、邮戳，如发现拆封或邮票被撕应拒绝签收，并向邮局反映，查明原由；

（6）凡挂号信、汇款单、包裹单、货运单等的收件人，在收发室通知发出后，应随即到收发室领取邮单，并及时去邮局取款取件。超期罚款，收发室概不负责。

4．报刊订购与收发

（1）报刊订购。

①订购时间：上半年

②订购手续：不论单位和个人，均需先到收发室查阅报刊目录，再将需要订购的报刊代号、名称、出版日期、单价、订购份数、期数填写清楚交收发员核对算价，确认无误后，当面缴款开票。公费订购报刊由收发员持订单到财务部门办理付款托收手续。归口管理报刊公费订购的单位除按上述要求填写预订单外，尚须填写报刊分发清单，详细写明各种报刊分发到哪些单位或领导。

（2）报刊收发。

①收发员每天对邮局送来的报刊应对照邮局分送清单分类清点，发现有差错应及时登记并要求补缺退余；

②收发员收到邮局送来的报刊后应及时分发，不得耽搁延误。收发员清点分发报刊时间为××小时，任何人不得进入收发室；

③每天分发到各单位信报箱的报刊应随附分发清单；

④各单位应固定专人按时领取报刊和公启函电。领取时，要对照分发清单清点检实签名，发现差错，应当面向收发员提出增补退换要求，并进行差错登记。当面未提出，则视为分发无差错。

5．收发员应坚守工作岗位，节假日、星期日应有人值班，休星期日应采取换休形式；

6．收发室内外应经常保持整齐清洁；

7．收发室由××部门负责管理，其工作质量由××部门进行检查、考核，并承担责任。

第一条　文件范围

1．生产设备设计图：具有专利性与独特性之机械设计图，以及生产设备布置图；

2．术性的资料：独特技术性的操作标准，与外人技术合作或外人技术指导资料，产品配方，产品开发，改良或试验资料，国外现场实习报告及其他技术上属于机密性之资料；

3．业务性之资料：销售成本资料，市场情报，国外业务考察报告及其他业务上属于机密性之资料；

4．其他经厂处长以上主管认为有必要列入机密文件管理之一切资料。

第二条　保管部门

1．外来机密文件应以各公司总经理室为保管部门；经各公司总经理核准得以在事业部、研究所或工厂所在地保存者，应以事业部经理室、研究所所长室、驻厂经（副）理室或总经理指定之部门为保管部门；

2．属技术、开发、工务、营业等部门自行建立之专业性机密文件，应以各事业部经理室或厂区文书管理部门为保管部门；

3．总管理处各部、室、中心之机密文件，属各该部门承办之专责性质者，应以各该部、室、中心为保管部门；

4．各保管部门应指定专人经各公司总经理核定（总管理处由总经理核定），负责机密文件收发、登记及归档等事务。

第三条　外来机密文件处理

1．外来机密文件由代表公司取得该文件的人员径送该公司总经理室机密文件保管人员，以“收（发）文登记单”一式五联登记，呈请总经理核派经办人（主办人）及指定处理期限后，其分文、经办、复文或主动发文均依第四章之规定流程处理。唯其递送均应亲自为之，不得假手他人；

2．若文件内容影响公司权益重大时，保管人员于文件分类办理时，应以影本为之，原文件由保管人员妥藏；

3．主办人于文件处理期间，需负保密全责；如需分派其所属人员办理时，则于每日上班以“文件传递记录卡”注明时间、用途由经办人签章后，“文件传递记录卡”由主办人留存，密件交经办人办理。于当日下班（或完工）时主办人应负责将密件收回，并于“文件传递记录卡”填注收回时间，由经办人签认后随“收（发）文登记单”第五联与密件一并归档；

4．密件办妥后由主办人亲自递送或封妥签章交予文书管理部门收发人员寄送。

第四条　自创之专业性机密文件处理

1．隶属性技术、开发、工务、营业等部门的工作人员于承办特定项目之业务所建立的资料，应视同机密文件，依本章的规定办理；

2．前款各项机密文件的经办部门应于每月底编制翌月的“工作计划表”写明交办的特定业务工作主题、内容摘要、经办人及预定完成期限等，经主管核定后，一份自存，一份送保管部门存查。

第五条　经办方式

1．经办人应于办公场所处理机密文件，不得擅自携带外出或转借、出示于他人，处理期间并应妥善收存，防止他人轻易取得或翻阅；

2．经办人不得请托他人代抄、代描机密文件，非经经理级以上主管核准者，亦不得擅自复制；

3．经办人如因公确需携带机密文件外出时，应呈经理级以上主管（专业性机密文件得呈厂、处长）核准后为的；

4．经办人如未能于规定期限内处理完竣，应于到期前签呈交办之主管核准延长处理期限并联络保管人员延缓稽催。

第六条　归档

1．外来机密文件于主办人办妥并经总经理核定保存期限后，应将文件连同“收（发）文登记单”第四、五联及“文件传递记录卡”送交保管人员签收，编定档号，依其类别登入“机密文件保管备查簿”，第四联送回主办人存查，第五联连同文件归档；

2．内部自行建立之机密文件，经办人办妥并经厂、处长核定保存期限后，应将文件类别、内容摘要、预定保存期限等填入“机密文件送件单”，随文件送交保管人员编定档号并签收后，“机密文件送件单”退回经办人存查，文件由保管人员依类归档并将其名称及归档编号登入“机密文件保管备查簿”。

第七条　档案整理

1．保管人员应将每月增加的机密文件，于翌月五日前填更“机密文件增列表”呈总经理（专业性者呈经理）核阅。并于每年年底清理档卷，将认为已无需继续保管或已消失机密性质的文件，造具“机密文件销毁表”呈报总经理（专业性者呈经理）核准后销毁或送回原经办部门按一般文书办理归档；

2．保管人员应于每月底查对“机密文件增列表”及“出国计划书”或“工作计划表”，如有应送而未送归档者，则以便函稽催经办部门送交归档；

3．机密文件应单独成立档卷，与其他一般文件分开保管。

第八条　调卷

1．各部门需调阅机密文件时，除依第四十八条规定方式办理外，经办人填具“调卷单”注明调阅期间及用途，应经调阅部门厂处长证明并送保管部门主管同意后，始得调卷；

2．保管人员接到经核准之“调卷单”，应即开立“文件传递记录卡”一份，连同密件交予调卷人签收后，“文件传递记录卡”由保管人员留存。用毕归还时，密件经保管人员点收无误后，将归还时间填记于“文件传递记录卡”并经调卷人签认后一并存档。

第九条　副本

机密文件需影、复印时，应呈经理以上主管（专业性者呈厂处长以上主管）核准后，交由保管人员印发，并将份数登记于“机密文件保管备查簿”；副本（含复印件）视同正本依本规则的规定办理。

第十条　文件管理

经办人、保管人员或调卷人员应妥善管理经手的机密文件；倘有下列情形之一者，依人事管理规则第十四条或第三十六条的规定议处：

1．拆散原案显有弊端者；

2．原案被污损、抽换、涂改或遗失者；

3．擅自将文件携带外出，转借或出示于人及其他宣泄机密情事者；

4．调卷逾期拒不归还而不申述理由者；

5．擅自请托他人代抄、代描、复印或打字、印刷者；

6．文件分办传递时，未以“文件传递记录卡”记载或未于分办当日下班（或完工）时收回（缴回）妥藏者。

第一条　为使公司文印室工作规范化、制度化，结合公司实际情况，特制定本规定。

第二条　公司的文件，有打印必要时方予打印。内部传递的简单请示报告或其他不需打印的文件，一般不予打印。

第三条　凡以总经理办公室名义上报下发的文件、报表、工作计划、总结、请示、报告、简报、通报、通告、信函、规章制度、宣传教育材料、任免决定、表彰或处理决定，以及公司领导批准复印的文件、材料均属打印范围。

第四条　由归口部门负责拟订、编写的带有全局性指导意义的全厂性的月（季）生产、工作计划和一个时期全厂性的工作安排以及重要专题会议的纪要等，也应安排打印。

第五条　不需上报的各部门的工作计划，临时性工作安排，非全厂性活动讲课提纲，非上报的一般表格、一般技术资料和便函都不属打印的范围。

第六条　公司发文，需由起草人定稿抄正，经有批准发文权的领导签字同意后方准打印。一般文件的打印、复印、传真，须经所在部门负责人签字同意后才予办理；部门经理不在时，可经总经理办公室主任同意后办理。

第七条　凡需打印的文件、资料应将其底稿首页附上“发文单”经部门经理审查同意，统一编号，方能交付打印。

第八条　文印员接稿后，应认真检查文件签发手续是否完备，书写是否工整，是否符合文件归档要求等，对发文手续不全、书写不符合要求的文件，文印员有权拒绝打印。

第九条　文稿打完后，及时通知有关人员到文印室来拿取，不得延误。

第十条　文印员把原稿和打字清样交给拟稿人校对。校对者校完后应在原稿上签字，以示负责。

第十一条　凡是总经理办公室名义上报下发的文件材料（见第三条范围）分别由拟稿人负责校对，由文印室负责复印、装订，达到字迹清晰、版面清洁、装订整齐，由行政秘书负责上报下发。以部门名义下发的生产工作计划安排，专题会议纪要，由归口部门负责校对、发送。

第十二条　行政秘书对文件的差错情况，要进行登记考核。

第十三条　复印文件要严格按照审批份数复印，复印者不得私自增加留存，复印废页、余页应及时销毁。

第十四条　私人资料，不得在公司打印、复印或用公司传真机递送。

第十五条　文印室人员应树立严格的保密观念，不得随意将打印、复印或传真资料中有关商业秘密或公司管理中须保密的事项透露给他人，不得截留任何文件。

第十六条　文印室对送来打印、复印、传真的文件资料，应做好登记，并在月终分部门作统计核算。属业务部门的，由各部门承担费用；属行政、管理部门的，统一归列行政开支。

第十七条　文印室应每月统计核算费用上报总经理办公室，审核后报财务部。

第十八条　文印室信息载体必须安全存放、保管，防止丢失或失效。任何人不得将信息载体带出文印室。

第十九条　与工作无关人员禁止进入文印室。

第二十条　文印室员工应爱护各种设备，降低消耗、费用。对各种设备应按规范要求操作、保养。发现故障，应及时报请维修，以免影响工作。

第二十一条　严禁将电脑用于私人学习或玩游戏。违犯者视情节轻重给予罚款处理或行政处分；屡教不改者予以除名。

第二十二条　文印室设备应由专业人员操作、使用。禁止非专业人员操作、使用，否则，造成设备损坏的应照价赔偿。

第二十三条　文印室工作人员初次违反上述规定的，给予批评或处10元以上罚款，屡教不改或给公司造成不良的社会影响或较大经济损失的，辞退。

本规定经总经理办公室主任核准后施行，修改时亦同。