第二节　档案管理

第一章　总则

第一条　为加强本公司档案工作，特制定制度。

第二条　归档的文件材料必须按年度立卷，本单位内部机构在工作活动中形成的各种有保存价值的文件材料，都要按照本制度的规定，分别立卷归档。

第三条　公文承办部门或承办人员应保证经办文件的系统完整（公文上的各种附件一律准抽存）。结案后及时交专（兼）职文书人员归档。工作变动或因故离职时应将经办的文件材料向接办人员交接清楚，不得擅自带走或销毁。

第二章　文件材料的收集管理

第四条　坚持部门收集、管理文件材料制度。各部门均应指定专（兼）职文书人员，负责管理本部门的文件材料，并保持相对稳定。人员变动应及时通知档案室。

第五条　凡本公司缮印发出的公文（含定稿和两份打印的正件与附件、批复请示、转发文件含被转发的原件）一律由办公室统一收集管理。

第六条　一项工作由几个部门参与办理，在工作活动中形成的文件材料，由主办部门收集归卷。会议文件由会议主办部门收集归卷。

1．公司工作人员外出学习、考察、调查研究、参加上级机关召开的会议等公务活动的相关人员核报差旅费时，必须将会议的主要文件资料向档案室办理归档手续、档案室签字认可后财务部门才给予核报差旅费；

2．本公司召开会议，由会议主办部门指定专人将会议材料、声像档案等向档案室办理归档手续，档案室签字认可后财务部门才给予报会议费用。

第七条　各部门专（兼）职文书的职责：

1．了解本部门的工作业务，掌握本部门文件材料的归档范围，收集管理本部门的文件材料；

2．认真执行平时归档制度，对本部门承办的文件材料及时收集归卷，每年的三月份前应将归档文件材料归档完毕，并向档案室办好交接签收手续；

3．承办人员借用文件材料时，应积极地提供利用，做好服务工作，并办理临时借用文件材料登记手续。

第三章　归档范围

第八条　重要的会议材料，包括会议的通知、报告、决议、总结、领导人讲话、典型发言、会议简报、会议记录等。

第九条　上级机关发来的与本公司有关的决定、决议、指示、命令、条例、规定、计划等文件材料。

第十条　本公司对外的正式发文与有关单位来往的文书。

第十一条　本公司的请示与上级机关的批复。

第十二条　本公司反映主要职能活动的报告、总结。

第十三条　本公司的各种工作计划、总结、报告、请示、批复、会议记录、统计报表及简报。

第十四条　信访工作材料。

第十五条　本公司与有关单位签订的合同、协议书等文件材料。

第十六条　本公司干部任免的文件材料以及关于职工奖励、处分的文件材料。

第十七条　本公司职工劳动、工资、福利方面的文件材料。

第十八条　本公司历史沿革、大事记及反映本公司重要活动的剪报、照片、录音、录像等。

第四章　平时归卷

第十九条　各部门都要建立健全平时归卷制度。对处理完毕或批存的文件材料，由专（兼）职文书集中统一保管。

第二十条　各部门应根据本部门的业务范围及当年工作任务，编制平时文件材料归卷使用的“案卷类目”。“案卷类目”的条款必须简明确切，并编上条款号。

第二十一条　公文承办人员应及时将办理完毕或经领导人员批存的文件材料，收集齐全，加以整理，送交本部门专（兼）职文书归卷。

第二十二条　专（兼）职文书人员应及时将已归卷的文件材料，按照“案卷类目”条款，放入平时保存文件卷夹内“对号入座”，并在收发文登记簿上注明。

第五章　立卷（案卷质量要求）

第二十三条　为统一立卷规范，保证案卷质量，立卷工作由相关部室兼职档案员配合，档案室文书档案员负责组卷、编目。

第二十四条　案卷质量总的要求是：遵循文件的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系，区别不同的价值，便于保管和利用。

第二十五条　归档的文件材料种数、份数以及每份文件的页数均应齐全完整。

第二十六条　在归档的文件材料中，应将每份文件的正件与附件、印件与定稿、请示与批复、转发文件与原件、多种文字形成的同一文件，分别立在一起，不得分开，文电应合一立卷；绝密文电单独立卷，少数普通文电如果与绝密文有密切联系，也可随同绝密文电立卷。

第二十七条　不同年度的文件一般不得放在一起立卷，但跨年度的请示与批复，放在复文年立卷；没有复文的，放在请示年立卷；跨年度的规划放在针对的第一年立卷；跨年度的总结放在针对的最后一年立卷；跨年度的会议文件放在会议开幕年，其他文件的立卷按照有关规定执行。

第二十八条　卷内文件材料应区别不同情况进行排列，密不可分的文件材料应依序排列在一起，即批复在前，请示在后；正件在前，附件在后；印件在前，定稿在后；其他文件材料依其形成规律或特点，应保持文件之间的密切联系并进行系统的排列。

第二十九条　卷内文件材料应按非列顺序，依次编写页号。装订的案卷应统一在有文字的每页材料正面的右上角背面的左上角打印页号。

第三十条　永久、长期和短期案卷必须按规定的格式逐件填写卷内文件目录。填写的字亦要工整。卷内目录放在卷首。

第三十一条　有关卷内文件材料的情况说明，都应逐项填写在备考表内。若无情况可说明，也应将立卷入、检查人的姓名和时期填上以示负责。备考表应置卷尾。

第三十二条　案卷封面，应逐项按规定用毛笔或钢笔书写，字迹要工整、清晰。

第三十三条　案卷的装订和案卷各部分的排列格式：

案卷装订。装订前，卷内文件材料要去掉金属物，对破坏的文件材料应按裱糊技术要求托裱，字迹已扩散的应复制并与原件一并立卷，案卷应用三孔一线封底打活结的方法装订。

第三十四条　案卷各部分的排列格式：软卷封面（含卷内文件目录）一文件一封底（含备考表），以案卷号排列次序装入卷盒，置于档案柜内保存。

第三十五条　本制度自印发之日起实施。

第一章　总则

第一条　为加公司档案管理工作，有效地保护和利用档案，维护公司合法权益，特制订本规定。

第二条　本规定所称的档案是指过去和现在的公司各级部门及员工从事业务、经营、企业管理、公关宣传等活动中所直接形成的对企业有办存价值的各种文字、图表、账册、凭证、报表、技术资料、电脑盘片、声像、胶卷、荣誉实物、证件等不同形式的历史记录。

第三条　公司及各部门、员工有保护档案的义务。

第四条　档案工作实行统一领导，分级保管、分级查阅的原则，进行网络化管理。

第二章　档案机构及其职责

第五条　公司各部门指定专人负责档案管理工作（即资料员）。

第六条　档案工作由公司总经理统一领导，办公室负责接收，收集、整理、立卷、保管由附件二指定的由办公室保管的档案和提供其利用工作，并监督各部门、各下属子公司、各参股公司、各合资合作公司的档案工作。

第七条　办公室应逐步完善档案制度，确保档案安全和方便利用，采用科学手段，逐步实现档案管理现代化。

第三章　档案的管理

第八条　整理办法：

1．方法：以问题特征为主，立小卷，一事一卷；

2．步骤：

（1）收集：

文书档案：当年立前一年的卷，并预立当年的卷；

企业科技档案类：立竣工工程卷，未竣工工程资料整理成册。

（2）整理：根据分类和成立时间整理；

（3）分类：根据下述分类方法分类；

（4）立卷：区分不同价值确定保管期限：永久、长期、短期。

第九条　过程管理：

1．属于公司保管的档案：公司及各下属子公司的各部门的资料员做好平时文件的预立卷工作，并在事件结束后或在每季头一个月的十日前将上季需归档的预立卷的文件整理成册移交办公室保管，任何人不得据为己有；

2．属部门保管的档案：在每季头一个月十日前汇编成册上报办公室，各分保管者在每年的二月十日前将档案总目录、预立卷材料的目录交办公室。

第十条　监督：办公室根据各部门和各部门上报的档案总目录、预立卷材料的目录，进行定期或不定期的检查，来监督各部门及各部门档案的管理工作。

第十一条　销毁：须报总经理批准，销毁时应有两人以上负责监销，并在清单上签字。

第十二条　公司档案的分类及编号：指定资料员经办公室培训后，按有关档案分类及编号要求操作。

第十三条　在业务中对外签署的各种经济合同按《合同管理规定》处理。

第十四条　借阅：因公司需要借阅文档的，应填好档案查阅单，员工不得随意外带有关公司重要的文件材料，确因工作需要外带，需办理档案外借手续，经办公室核准后，方可带出，用毕即归还。阅档人对所借阅档案必须妥善保管，不得私自复制、调换、涂改、污损、画线等，更不能随意乱放，以免遗失。

第十五条　分级查阅：具体的查阅分档，公司拥有绝对的制定权。

第四章　档案备份制度

第十六条　公司所有有价值的文件、报表、业务记录等必须备份。

第十七条　各部门应尽量采用电脑管理和工作，便于业务资料的数字化处理和保存。对存入电脑的资料、档案，按《计算机管理办法》管理。

第十八条　备份盘与源盘应分开存放，公司的备份盘应在公司外保存。

第五章　处理条例

第十九条　有下列行为之一，据情节轻重，给予50~500元扣薪处理，若构成犯罪依法追究刑事责任：

1．毁损、丢失或擅自销毁企业档案；

2．擅自向外界提供、抄摘企业档案；

3．涂改、伪造档案；

4．未及时上报归档或管理不善的档案管理者；

5．未按手续就借阅、外带者或越级查阅者（档案管理者同罚）。

第六章　责任

第二十一条　本制度适用于本公司各部门各员工。

第二十二条　本制度监督责任部门为公司行政部办公室，第一责任人为各部门指定的资料员；第二责任人为资料员所在部门的部门经理。

一、目的

1．建立完善的公司客户档案管理体系，以提高营销效率，扩大产品市场份额，与本公司交易伙伴建立长期稳定的业务联系；

2．指导公司客户档案管理工作的开展。

二、适用范围

本方案适用于公司现有客户的档案信息收集、整理、建档、保管、使用和更新工作。

三、客户档案信息收集

1．收集渠道；

（1）网上信息收集；

（2）客户相关宣传广告和产品广告；

（3）同客户的交易记录；

（4）向客户所在的行业协会或国家相关行政管理部门查询；

（5）由销售代表在进行市场调查和客户访问时进行整理汇总；

（6）向客户邮寄客户资料表，请客户填写；

（7）委托专业调查机构进行专项调查；

（8）其他渠道。

2．收集内容。

包括重要领导的姓名、移动电话、直拨电话号码，公司地址、传真、E－MAIL、网站、业务范围、主导产品、行业地位、发展动态、公司文化和发展方针政策等。

四、客户档案的立档和归档

立档和归档要求；

（1）确保归档资料的种数、份数以及每份文件的页数齐全、完整；

（2）在归档的资料中，应将每份文件的正本与附件、印件与定稿、转发文件与原件、请示与批复以及多种文字形成的同一文件，进行分类归档；

（3）做到客户档案资料排列的3个“前后”：

①批复在前、请示在后；

②正件在前、附件在后；

③印件在前、定稿在后。

（4）客户资料应按排列顺序，依次编写页号。装订的案卷应统一在有文字的每页材料正面的右上角、背面的左上角打印页号。

五、客户档案的管理

本公司对客户档案实行分类管理的措施。

1．原则；

（1）确保客户部有限资源利用的最大化；

（2）实行客户档案的分类管理、区别对待。

2．标准；

按不同的区域、客户实力、成交的可能性对客户实施ABC分类管理。

3．具体管理措施。

具体的管理措施如下表所示。

客户档案分类管理表

六、客户档案信息的使用

1．公司实行客户档案信息的电子化管理，将所有收集到的客户信息、资讯和表单记录全部输入电脑之中，实现电脑化的档案管理模式，便于调用和查找；

2．根据客户档案信息编写《客户联络一览表》和制定客户关系维护方案；

3．公司对档案查询和使用实行权限设置，A级客户资料的查询和使用需为市场营销经理级以上人员；

4．其他部门人员出于工作要求需要查询客户档案信息的，需经客户服务部予以批准。

七、客户档案的完善和更新

1．客户档案的完善和更新是一个连续性的工作，市场营销部由专人负责客户档案的完善和更新工作；

2．客户档案在获取新的客户信息后1天内完成信息的更新，最多不超过2天；

3．根据公司对客户实行分类管理的原则，对于客户类别的变化要及时根据所掌握的信息进行变更。

第一章　总则

第一条　为了加强公司科技档案的管理工作，充分发挥科技档案在工业生产、基本建设、科学研究、技术革新等方面的作用，根据公司的实际情况，特制定本制度。

第二条　公司科技档案是科学研究、基本建设、引进国外先进技术等活动的历史记录和真实反映，是科学资料储备的一种形式，是发展公司事业的重要条件及不可缺少的依据。各部、室必须将科技文件、资料、图纸的形成、积累、整理、归档以及修改补充等工作列入专业人员职责范围，在有关规章制度中作出明确规定，认真贯彻执行。

第二章　科技档案的管理制度

第三条　建立档案工作领导小组，由总经理负责，各中层管理人员为成员，实行档案网络化管理体制。增强各级管理人员做好档案工作的意识，使档案工作纳入总经理的经营目标内。

第四条　建立科技档案工作秩序，成立公司档案管理网络体系；落实各部、室专职或兼职档案管理人员，并进行一定的培训。

第五条　各部、室档案管理人员负责本部门科技档案的收集、整理、分类、立项、组卷，并定期上交档案室，并要成为一项制度执行。对文件、技术资料的归档范围、保管期限、保密、利用等制定必要的规章制度，使之有章可循，做到规范化、标准化、条理化。

第六条　公司档案室对全公司的档案工作负有指导、检查、监督、把关的责任。基层各部门在生产活动中形成的各种科技资料；公司领导、技术专业人员出国考察、培训时的各种归档的技术资料，如不按时上交归档，公司档案室有权采取经济手段进行制裁。档案室不签字，不得做工程决算，财务部门也不予拨钱。

第七条　公司档案室行政管理由总经理办公室负责。

第八条　从事科技档案管理的人员，应具有较好的职业道德和大专以上文化程度，具有一定的专业知识，并保持相对稳定。档案管理人员享受专业技术人员待遇，按工程技术专业或档案专业技术职务聘任。

第九条　科技档案部门的基本任务

1．收集、整理、保管和统计本公司的全部科技档案；

2．对所保管的科技档案做好分类、编目、编号、编制检索工具等工作，处理好保密与利用的关系，按规定履行借阅手续（原件不得外借，要求在阅览室查阅），积极有效地为科技人员提供方便；

3．在相关部门的领导下，定期做好科技档案保存价值的鉴定工作。此项工作由技术管理人员、相关专业人员和科技档案人员共同进行。对失去保存价值的档案，要履行一定的手续予以销毁。

第十条　科技档案管理员职责

1．努力学习贯彻《档案法》，在工作中始终遵循“以法治档”的原则；

2．热爱本职工作，努力学习科技档案管理专业知识，不断提高科技档案工作质量，主动、积极、热情地为公司提供服务；

3．熟悉公司科技档案的归档范围，积极做好科技档案的收集、整理、鉴定、保管、统计和提供利用工作；

4．关心、检查、督促各单位、部门兼职档案人员的工作，并在业务上给予指导，以提高公司科技档案的质量；

5．严格履行科技档案的移交、借阅、复制手续，随时修补损毁的文件材料；

6．参加有关生产、技术会议，参加工程竣工验收、技术革新成果鉴定和设备开箱验收等活动；

7．保持库房整洁，认真执行库房管理制度；

8．贯彻执行档案保管制度，维护科学技术档案的完整和安全。

第三章　科技文件材料的形成和归档

第十条　各部门应建立健全科技文件的形成、积累、整理归档制度，做到每项工程、技术活动、引进项目等都要求完整、准确、系统的归档后保存。

第十一条　对每项基建工程、产品试制、科研、技术创新、引进项目等，进行鉴定验收。设备开箱时，应有档案人员参加。

第十二条　科技材料的归档范围

1．设备方面的图纸、文件资料，包括各种原理图、布线图、方框图、说明书及维护手册等；

2．工程方面：与工程有关的请示、报告、批复文件、设计任务书。设计原始材料，包括选线、选地、勘测、业务预测、调查分析、申请用地、报建、城市规划部门的审批文件、红线图、与各方签订的合同、协议书、初步设计、工程概算、技术设计、工程预算、施工图、施工记录、隐蔽工程验收记录、质量检查资料、对外交涉联系的重要文件、竣工图、验收书、决算等；

3．技术革新、科研及教学方面：上报审批文件、技术革新图纸及批文、专业教学计划、名单、报告、审批文件等。

第十三条　出国学习、考察和谈判人员回国后，应把外商或对方提交的各种资料主动交档案室归档，由档案室签字后，财务部门方可接受报账，否则不予报销费用。

第十四条　本制度自印发之日起实施。

合同档案管理制度

为进一步加强合同文档管理工作，提高合同管理水平，逐步实现公司合同管理工作的规范化、制度化、科学化，特制定本制度。

一、适用范围

本制度所指的合同档案是公司在业务经营中形成的以工程、销售项目为中心的资料总和，其构成包括招标文件、应标文件、技术方案、合同文本、二次设计方案、工程会议纪要、竣工资料等。

二、合同档案管理原则

1．合同档案实行网络管理体系，由公司合同管理组集中统一管理，以确保档案的完整、完全和有效利用；

2．合同管理组负责统筹、协调、组织、整理、保管公司所有合同文档，并负责监督指导各业务分公司、各部门的合同管理工作；

3．各业务分公司、各部门应分别建立健全合同文档的形成、积累、整理、归档工作体系，并确定一名网络人员负责合同文档管理。

三、合同文档的移交

1．各分公司在正式签署合同后须将合同正本原件移交合同管理组；

2．合同关闭后各分公司应由指定的网络管理员将全套合同资料向合同管理组移交；

3．合同项目终止后各分公司须将该项目的所有技术资料汇总成册，经分公司业务经理鉴定，具有长久保存价值的技术资料向合同管理组移交；

4．移交的合同文档必须注明合同编号并保证齐全、完整，必须层次分明，符合其形成规律；

5．合同文档移交时，必须编制档案移交清册并当面清点。以双方签字认可后方为完成交接手续。

四、合同文档的管理办法

1．合同文档以年代结合项目性质进行分类编号；

2．保存的合同文档每半年清理核对一次，如有遗失、损毁，要查明原因，及时处理，并追究相关人员责任；

3．合同管理组要加强对合同档案的统计工作，要以原始记录为依据，编制合同统计清单；

4．合同管理组应根据实际需要编制合同档案检索工具，以有效地开展合同文档的查询、利用工作；

5．各分公司、各部门员工可在合同管理组查阅合同文档，确因工作需要须借出查阅，须经分公司、部门主管领导签字同意后，方可在合同管理组办理相关借阅手续，以影印件借出。合同原件无特殊情况不得外借；

6．合同文档的保存条件要有防火、防潮、防有害生物等措施，以确保合同文档的安全；

7．借阅人不得涂改、伪造、撕毁合同档案材料，违者视情节予以处罚；

8．合同文档的密级为机密，任何人不得擅自将合同对外公开，违者视情节予以处罚。

1．总则

1.1　对电子文件的形成、积累、鉴定、归档及电子档案的保管实行全过程管理，应当由主管部门统一协调，指定专门机构或人员负责，保证管理工作的连续性。

1.2　电子文件形成部门负责电子文件的积累、保管和整理工作，档案部门要进行指导与监督。

1.3　电子文件的管理由档案部门负责，电子文件形成部门要提供协助和支持。

1.4　应明确规定归档时间、归档范围、技术环境、相关软件、版本、数据类型、格式、被操作数据、检测数据等，以保证电子档案的质量。

1.5　为保证电子档案的可利用性，从电子文件形成就应有严格的管理制度和技术措施，确保其信息的真实性、安全性和完整性。

1.6　归档电子文件同时存在相应的纸质或其他载体形式的文件时，则应在内容、相关说明及描述上保持一致。

1.7　具有保存价值的电子文件，必须适时生成纸质文件等硬拷贝。进行归档时，必须将电子文件与相应的纸质文件等硬拷贝一并归档。

2．电子文件的收集与积累

2.1　收集范围。电子文件的收集范围，按国家关于文件归档的现行有关规定执行。

2.2　收集积累要求。

2.2.1　记录了重要文件的主要修改过程，有查考价值的电子文件应被保留。当正式文件是纸质时，如果保管部门已开始进行向计算机全文处理的转换工作，则与正式文件定稿内容相同的草稿性电子文件应当保留，否则可根据实际条件或需要，确定是否保留。

2.2.2　保存与纸质等文件内容相同的电子文件时，要与纸质等文件之间，相互建立准确、可靠的标识关系。

2.2.3　在“无纸化”计算机办公或事务系统中产生的电子文件，应采取更严格的安全措施，保证电子文件不被非正常改动。同时必须随时备份，存储于能够脱机保存的载体上，并对有档案价值的电子文件制作纸质或缩微胶片拷贝件保留。

2.2.4　用文字处理技术形成的电子文件，收集时应注明文件存储格式和属性。

2.2.5　用扫描仪等设备获得的图像电子文件，如果采用非标准压缩算法，则应将相关软件一并收集。

2.2.6　用计算机辅助设计或绘图等获得的图形电子文件，收集时应注意其对设备的依赖性，以及易修改性等问题，不可遗漏相关软件和各种数据。

2.2.7　用视频设备获得的动态图像文件，收集时应注意收集其压缩算法和软件。

2.2.8　用音频设备获得的文件，收集时应注意收集其属性标识和相关软件。

2.2.9　由计算机多媒体技术制作的文件，其中包含前面所示的两种以上的信息形式，收集时应注意参数准确、数据完整。

2.2.10　通用软件产生的电子文件，收集时应注意收集其软件型号和相关参数。专用软件产生的电子文件，收集时必须连同专用软件一并收集。

2.2.11　计算机系统运行和信息处理等过程中涉及的各类参数、管理数据等应与电子文件一同收集。

2.3　收集、积累方法。

2.3.1　及时按照要求制作电子文件备份。

2.3.2　每份电子文件均需在电子文件登记表中登记。

2.3.3　电子文件登记表应与电子文件的备份一同保存。

2.3.4　电子文件登记表如果制成电子表格，应与备份文件一同保存，并附有纸张打印件。

2.3.5　电子文件性质代码：R-草稿性电子文件；U-非正式电子文件；O-正式电子文件；N-无纸电子文件；T-文本文件；I-图像文件；G-图形文件；V一影像文件；A-声音文件；M-多媒体文件；P-计算机程序；D-数据文件。

3．电子文件的整理

3.1　电子文件的整理，应按内容、保管期限、密级等因素相对集中。

3.2　电子文件应按《档案著录规则》著录，并制成机读目录。

3.3　归档电子文件应填写登记表。

4．电子文件的归档

应定期把符合归档条件的电子文件，按档案管理要求的格式存储到可长期保存的脱机载体。

4.1　归档范围电子文件的归档范围的划分，可参照国家关于文件的现行有关规定执行。

4.2　归档时间逻辑归档应实时进行，物理归档应定期完成。

4.3　检测在进行电子文件归档工作时，应按其基本技术条件进行检测。其内容包括：硬件环境的有效性、软件环境有效性及其信息记录格式等。

4.4　归档前的鉴定电子文件的归档鉴定工作，参照国家关于文件的现行有关规定执主，鉴定结果，在电子文件的机读目录上制作相应的标识。

4.4.1　有效性和完整性鉴定。归档前应由文件形成单位对电子文件的有效性和完整性进行审核，并由负责人签署意见。如果文件形成单位采用了某些技术方法保证电子文件的有效性和完整性则应把其技术方法和相关软件一同移交给接收单位。

4.4.2　保管期限的划分。电子文件保管期限的划分，参照国家关于文件的现行有关规定执行。

4.5　归档要求。

4.5.1　把带有归档标识的电子文件集中，制成归档数据集，拷贝至耐久性的载体上，至少一式2套，一套封存保管，一套供查阅使用。必要时，复制第3套，异地保存。对于加密电子文件，则应解密后再完成上述工作。

4.5.2　本标准推荐采用的载体按优先顺序分别是：只读光盘、一次写光盘、可擦写光盘、磁带等。禁用软磁盘作为归档电子文件长期保存的载体。

4.5.3　存储电子文件的载体或包装盒上应贴有标签，标签内填写编号、名称、密级、保管期限、硬件及软件环境。

4.5.4　将相应的电子文件机读目录、相关软件、其他说明等一同归档并附归档电子文件登记表。

4.5.5　需要长期保存的电子文件应当把归档电子文件与相应的机读目录存在同一载体上。如果是自行开发的应用软件，也应将软件及相关数据存在同一载体上。

4.5.6　原电子文件数据集载体在完成电子文件归档后，保留时间至少1年。

4.5.7　在网络中进行了逻辑归档操作的电子文件应按上述归档过程完成物理归档。

5．电子档案的移交与保管

电子文件归档后按有关规定移交至档案保管部门，作为电子档案进行保管。

5.1　检验。

5.1.1　档案保管部门应配备相应的处理设备，以保证完成电子档案的检验工作。归档的每套载体均应接受检验，合格率应达到100％。与纸质档案同时保存的电子档案可采取抽样检验的方法样本数不少于总数的20％，合格率应达到100％。

5.1.2　检验项目。

（1）载体有划痕，是否清洁。

（2）有无病毒。

（3）核实电子档案的完整性和有效性审核手续。

（4）核实登记表、软件、说明资料等是否齐全。

5.1.3　将检验结果填入电子档案入库登记表。检验有错的，应退回形成单位，重新制作。

5.2　移交手续验收合格后，档案保管部门在电子档案入库登记表上签字盖章。一式2份，一份交电子文件形成单位，一份自存。

5.3　保管要求电子档案保管除应具备纸质档案一般的要求外，还应符合下列条件。

5.3.1　归档载体应作防护处理。不得擦、划、触摸记录涂层。载体应直立存放，做到防尘、防变形。

5.3.2　环境温度选定范围：14℃~24℃；相对湿度选定范围：45％~60％。

5.3.3　存放时应注意远离强磁场，并与有害气体隔离。

5.3.4　电子档案在形成单位的保管，也应参照上述条件。

5.4　存效性保证。

5.4.1　每满1年，对电子档案涉及的形成单位和档案保管部门的设备更新情况进行一次检查登记。

5.4.2　每满2年进行一次抽样机读检验，抽样率不低于10％。如发现问题，应及时采取恢复措施。

5.4.3　设备环境更新时应确认库存载体与新设备的兼容性，如不兼容，应进行电子档案的载体转换工作，原载体同时保留时间不少于3年。

5.4.4　磁性载体上的电子档案，每4年转存一次。原载体同时保留时间不少于4年。

5.4.5　定期检验结果应填入电子档案管理登记表。

5.5　利用。

5.5.1　电子档案的封存载体不得外借。

5.5.2　利用时使用拷贝件。

5.5.3　利用时要遵守保密规定。

5.5.4　利用者对电子档案的使用应在权限规定范围之内。

5.5.5　具有保密要求的电子档案上网时必须符合国家或部门有关保密的规定，要有稳妥的安全保密措施。

5.6　电子档案的销毁鉴定。

5.6.1　电子档案的销毁鉴定，按国家现行有关规定执行。

5.6.2　电子档案的销毁，应在办理审批手续后，方可实施。

5.6.3　非保密电子档案可进行逻辑删除。属于保密范围的电子档案被销毁时，如存储在不可擦除载体上，须连同存储载体一起销毁并在网络中彻底清除。

5.7　统计档案保管部门应及时按年度对电子档案的保管、利用等情况进行统计。