8．1 制作迎新晚会策划书

8．1 制作迎新晚会策划书

Word2010提供了一套完整的工具，用户可以创建、编辑和排版文档。 本节以制作一份如图8．1所示的“迎新晚会策划书”为例，介绍如何在Word中输入文本内容，以及字符格式、段落格式、艺术字、页眉、页脚、目录、页面等的设置方法。

8．1．1 相关知识点

1）Word2010窗口的组成

Word2010的窗口主要由标题栏、选项卡、快速访问工具栏、功能区、“编辑”窗口等组成，如图8．2所示。

标题栏：显示正在编辑的文档的文件名以及所使用的软件名。

选项卡：基本命令如“文件”“新建”“打开”“关闭”“另存为．．．”和“打印”位于此处。

快速访问工具栏：常用命令位于此处，例如“保存”和“撤销”。 也可以添加个人常用命令。

功能区：工作时需要用到的命令位于此处。 它与其他软件中的“菜单”或“工具栏”相同。

编辑窗口：显示正在编辑的文档。

显示按钮：可更改正在编辑的文档的显示模式。

滚动条：可更改正在编辑的文档的显示位置。

缩放滑块：可更改正在编辑的文档的显示比例设置。

状态栏：显示正在编辑的文档的相关信息。

2）Word2010的视图方式

Word2010中的视图方式主要有页面视图、阅读版式视图、Web版式视图、大纲视图和普通视图5种。用户可以在文档的右下角可以单击中的按钮来进行切换。

（1）页面视图

页面视图是Word2010的默认视图方式，它直接按照用户设置的页面大小进行显示，各种对象在页面中浏览的效果与打印效果完全一致，是真正的“所见即所得”的视图方式。 页面视图适用于编辑页眉页脚、调整页边距、处理分栏和绘制图形等操作。

（2）阅读版式视图

Word2010对阅读版式视图进行了优化设计。 在阅读版式视图方式下，文档上方只有一排工具栏，可以利用最大的屏幕空间阅读或批注文档，增加文档可读性。

（3）Web版式视图

Web版式视图是唯一按照窗口大小而不是页面大小进行显示的视图方式，浏览效果与打印效果不一致，文档段落会自动换行适应窗口大小，因此可以方便地浏览联机文档和制作Web页。 在此视图中，文档不显示分页符和分隔符等与Web页无关的信息，用户可以在此视图中编辑文档，并存储为HTML网页格式。

（4）大纲视图

对于一个具有多重标题的文档而言，大纲视图可以按照文档标题的层次清晰显示文档结构。 在这种视图方式下，可以通过标题移动、复制等操作改变文档的层次结构。

（5）草稿

草稿是Word2010最基本的视图方式，由于简化了页面布局，显示速度相对较快，因而是最佳的文本输入和插入图片的编辑环境。 此视图中，页与页之间用单虚线作为分页符、节与节之间用双虚线作为分节符，文档内容连续显示，阅读方便。

在草稿模式下，不能显示页眉和页脚；不能显示多栏排版，如果需要编辑文本，只能在一栏中输入；不能绘制图形。

8．1．2 制作步骤

1）启动Word2010

启动Word2010的方法有很多种，最常用的有两种：

①使用“开始”菜单启动。单击桌面左下角按钮，然后依次选择→→应用程序，如图8．3所示，即可启动Word2010。

②使用桌面快捷方式启动。 在Word2010的安装过程中，如果根据屏幕的提示在桌面上创建了Word2010的快捷方式图标，用户双击该快捷图标，即可启动Word2010。

2）新建文档

启动Word2010时，系统将自动打开一个名为“文档1”的空白文档，如图8．4所示。

3）页面设置

在输入文本之前，可以先对文档进行页面设置，以方便后期的排版操作。

新建文档时，Word2010对纸张、方向、页边距、版式、文档网络进行了默认设置，可以根据实际需要改变相应的设置。 如“迎新晚会策划书”中纸张是A4纸，上、下页边距为2．5厘米，左右页边距为3厘米。

（1）设置纸张类型

步骤1：在“页面布局”选项卡中单击按钮，弹出其下拉列表，如图8．5所示。

步骤2：在该列表中选择选项。或选择“页面布局”选项卡中的命令，弹出“页面设置”对话框，打开选项卡，如图8．6所示，从中选择A4，单击按钮即可。

（2）设置页边距

步骤1：在“页面布局”选项卡中单击按钮，弹出其下拉列表，如图8．7所示。

步骤2：在该列表中选择命令，弹出“页面设置”对话框，如图8．8所示。

在“页边距”选项卡中输入新的页边距值，单击按钮即可。

4）输入文档内容

（1）输入文字

创建一个新文档后，在工作区会有闪烁的光标显示，光标的位置就是当前正在编辑的位置。 此时，选择一种中文输入法，就可以在文档中输入文字了，如图8．9和图8．10所示。

注意

在文字输入过程中，若出现了输入错误，可按“Backspace”键删除光标左侧的一个字符，或按“Delete”键删除光标右侧的一个字符。

接着输入“迎新晚会策划书”剩余的文本内容，输入完成后如图8．11所示。

注意

文字有两种输入状态：插入状态和改写状态。 将光标置于文字之间，若所写字符直接插入在光标所在处，则为“插入状态”；若所写字符代替光标后一个字符，则为“改写状态”。

两种输入状态的切换方法：单击状态栏中的按钮或按键盘中的“Insert”键。

（2）输入特殊符号

Word是一个强大的文字处理软件，通过它不仅可以输入文字，还可以输入特殊符号，从而使制作的文档更加丰富、活泼。 例如在迎新晚会策划书的文本内容中插入特殊符号“★”。

方法：打开输入法，右击输入法状态栏中“软键盘”标志，在展开的列表中选择一种符号类型，如“特殊符号”，打开“特殊符号”软键盘，如图8．12所示；单击软键盘上的符号或是按键盘上的相应按键，即可输入特殊符号，如图8．13所示。

（3）添加项目符号和编号

为使文档更加清晰易懂，可以在文本前添加项目符号或编号。 Word2010为用户提供了自动添加项目符号和编号的功能。 用户可以在输入文字前添加项目符号或编号，也可以在输入文字后设置。

步骤1：选中要设置“项目符号”的段落，按住“Ctrl”键的同时拖动鼠标，可以同时选择几个不相邻的段落，如图8．14所示。

步骤2：在功能区用户界面中的“开始”选项卡“段落”组中单击“项目符号”按钮右侧的下三角按钮，弹出“项目符号库”下拉列表，如图8．15所示。

步骤3：在“项目符号库”选择项目符号，即可对选中的文本内容添加上项目符号，如图8．16所示。

按照上述类似的方法可添加“编号”，步骤如下：

步骤1：选中要设置“编号”的段落，如图8．17所示。

步骤2：在功能区用户界面中的“开始”选项卡中“段落”组中单击“编号”按钮右侧的下三角按钮，弹出“编号库”下拉列表，如图8．18所示。

步骤3：在“编号库”选择编号，即可对选中的文本内容添加上编号，如图8．19所示。

注意

添加“项目符号和编号”，也可使用快捷菜单中“项目符号”和“编号”命令设置，如图8．20和图8．21所示。

5）插入艺术字

艺术字是一个文字样式库，在文字的形态、颜色以及版式的设计上，可起到装饰性的效果。

在“迎新晚会策划书”文本内容的前面添加封面页，使用艺术字填写封面内容，效果如图8．22所示。

插入艺术字的步骤如下：

步骤1：将光标定位于要插入艺术字的文档中。

步骤2：单击“插入”选项卡中的“文本”组中的按钮，在艺术字列表框中选择一种样式，如“艺术字样式16”，如图8．23所示。

步骤3：打开“编辑艺术字文字”对话框，输入文本“心连新共奋进”，设置字体为“隶书”，字号为“36”，如图8．24所示。

利用上述相同的方法，用“艺术字样式11”输入文本“迎新晚会策划书”，设置字体为楷体，字号36。

6）插入自选图形

利用Word2010“插入”选项卡“插图”组中的“形状”，可轻松、快速地绘制出效果生动的图形，可以在绘制的图形中添加文字等设置。

在“迎新晚会策划书”中以自选图形绘制“七、晚会主要流程”，效果如图8．25所示。

绘制自选图形的步骤如下：

步骤1：单击“插入”选项卡“插图”组中的按钮，弹出其下拉列表，如图8．26所示，在该列表中选择所需要的形状——圆角矩形。

步骤2：在文档中单击鼠标并拖动，到达合适的位置后释放鼠标左键，即可绘制出圆角矩形，如图8．27所示。

步骤3：在绘制的图形上单击鼠标右键，如图8．28所示，然后单击“添加文字”，添加所需要的文字内容，如图8．29所示。

步骤4：按照上述的步骤，继续绘制其他的图形和添加文本内容，用“箭头”将绘制的圆角矩形连接起来，即可得到符合要求的“晚会主要流程”。

注意

对所插入的“艺术字”和“自选图形”可利用快捷菜单进行编辑、排版。

7）设置文档格式

（1）设置字符格式

默认情况下，在Word文档中输入的文本格式为宋体、五号字。 设置字符格式的方法有利用浮动工具栏，以及“开始”选项卡“字体”组中的工具或“字体”对话框进行设置。

“迎新晚会策划书”中的正文内容设置为宋体、小四。 下面以“浮动工具栏”为例说明字符格式的设置方法，步骤如下：

步骤1：选中正文内容，单击鼠标右键，此时显示出浮动工具栏，如图8．30所示。

步骤2：单击工具栏中“字号”按钮，从中选择4号，效果如图8．31所示。

（2）设置段落格式

段落的格式设置主要包括段落缩进、行间距、段间距、对齐方式以及对段落的修饰等。 通过设置段落格式，可以使文档的版式更有层次感，便于阅读。 设置段落格式可以通过浮动工具栏，或“开始”选项卡中的“段落”组和“段落”对话框来设置。

对于“迎新晚会策划书”中的正文段落格式设置为首行缩进2字符、1．5倍行距。 下面以“段落”对话框为例说明段落格式的设置方法，步骤如下：

步骤1：选择要设置段落格式的段落，以第一段为例。

步骤2：单击“开始”选项卡中的“段落”对话框启动器，弹出“段落”对话框，如图8．32所示。

步骤3：“段落”对话框中选择特殊格式为“首行缩进”，磅值为“2字符”，行距为“1．5倍行距”，如图8．33所示，设置好段落格式的文本如图8．34所示。

注意

当文档中有多处需要设置相同的字符格式、段落格式或样式时，可以利用“格式刷”按钮，快速地将选定的文本格式复制到其他的文本或段落中，提高工作效率。

“迎新晚会策划书”中的其他正文格式与第一段的格式相同，下面利用“格式刷”按钮来设置其他的正文格式，具体步骤如下：

步骤1：选中复制格式的段落——第一段，双击“开始”选项中的“格式刷”按钮，此时鼠标变成小刷子的形状。

步骤2：选中希望应用此格式的段落，释放鼠标，完成格式复制，效果如图8．35所示。步骤3：继续在其他段落中拖动鼠标，将格式应用于这些段落，复制完毕后，再次单击“格式刷”按钮或按“Esc”键结束操作。

注意

由于本文档中要多次使用复制格式，故在选中文本后双击“格式刷”按钮复制格式。 若只复制一次格式，则在选中文本后单击“格式刷”按钮即可。

8）设置文档分页与分节

（1）设置分页

通常情况下，用户在编辑文档时，系统会自动分页。 但是，用户也可通过插入分页符在指定位置强制分页。

例如，现需要在“迎新晚会策划书”第一页后插入新的一页，用于书写目录。 方法是将光标置于第二页的开始位置，单击“页面布局”组中的“分隔符”按钮，在展开的列表中选择“分页符”命令，如图8．36所示。

（2）设置分节

为了便于对同一文档中不同部分的文本进行不同的格式化，用户可以将文档分隔成多个节。 节是文档格式化的最大单位，只有在不同的节中才可以设置与前面文本不相同的页眉、页脚、页边距、页面方向等格式。 分节使文档的编辑排版更灵活，版面更美观。

例如，“迎新晚会策划书”中的封面、目录和正文要设置成不同的格式，则需要将整个文档分成三节。 具体步骤是将光标置于第一页的最后，单击“页面布局”组中的“分隔符”按钮，在展开的列表中选择“分节符”中的“下一页”命令，如图8．37所示。在第二页的最后也执行同样的操作。

注意

在草稿模式下，可以查看到设置的分节符效果，如图8．38所示。 若需删除分节符，可在选中要删除的分节符后按Delete键。

9）设置页眉和页脚

页眉和页脚是文档中每个页面顶部、底部中的区域，页眉和页脚常用于现实文档的附加信息，可以在页眉和页脚中插入或更改文本或图形。 例如，可以添加页码、时间和日期、公司徽标、文档标题、文件名或作者姓名等。

利用设置好的“分节符”可以将封面、目录、正文设置成不同的页眉和页脚。

现在要求“迎新晚会策划书”的封面、目录不设置页眉和页脚，正文的页眉输入宋体、五号字的文本“迎新晚会策划书”，页脚添加数字形式的页码。 操作步骤如下：

步骤1：单击“插入”选项卡“页眉和页脚”组中的“页眉”按钮，在展开的下拉列表框中选择“空白型”页眉样式，如图8．39所示。

步骤2：在打开的“页眉”设置中，将光标置于“目录”页的页眉处，在“页眉和页脚工具设计”选项卡的“导航”组中取消“链接到前一条页眉”命令，如图8．40所示。

步骤3：分别将光标置于“目录”页的页脚处，“迎新晚会策划书”正文的第一页的页眉、页脚处，执行步骤2，取消“链接到前一条页眉”命令。

步骤4：在正文的页眉处输入宋体、五号字的文本“迎新晚会策划书”。

步骤5：将光标置于页脚处，在“页眉和页脚工具设计”选项卡的“页眉和页脚”组中执行“页码”中的“页面底端”命令，选择“普通数字2”型页码，如图8．41所示。

步骤6：执行“页眉和页脚工具设计”选项卡“页眉和页脚”组中“设置页码格式”命令，打开“页码格式”对话框，如图8．42左图所示；设置页码编号为起始页码1，如图8．42右图所示。

步骤7：单击“页眉和页脚工具设计”选项卡中的“关闭页眉和页脚按钮”，设置好的页眉和页脚效果如图8．43所示。

10）自动生成文档目录

在书籍、论文中，目录是必不可少的重要内容，它可使用户大概了解文档的层次结构和主要内容。

下面设置“迎新晚会策划书”正文的目录。

要自动生成目录，前提是将文档中各级标题用样式中的“标题”统一格式化。 一般，目录分为3级，使用相应的3级“标题1”“标题2”“标题3”样式来格式化。 “迎新晚会策划书”中分级较少，只设置“标题1”样式。 具体步骤如下：

步骤1：将光标定位在标题文本中，例如“迎新晚会策划书”中的文本内容“一、晚会目的及意义”，单击“开始”选项卡“样式”组中“标题1”样式，如图8．44所示。

步骤2：设置“一、晚会目的及意义”的字号为4号。

步骤3：利用“格式刷”按钮复制“一、晚会目的及意义”的“标题1”样式至“迎新晚会策划书”中其他标题文本中。

步骤4：将光标置于“目录”页中，执行“引用”选项卡“目录”组中“目录”命令，选择“插入目录”命令，如图8．45左图所示；打开“目录”对话框，如图8．45右图所示。

步骤5：单击“目录”对话框中的命令，即可自动生成如图8．46所示的目录效果。

注意

如果文字内容在编制目录后发生了变化，Word2010可以很方便地对目录进行更新。 方法是：在目录上单击鼠标右键，在快捷菜单中选择“更新域”命令，如图8．47所示；在打开的“更新目录”对话框中，选择“更新整个目录”选项，单击“确定”按钮完成对目录的更新工作。

11）保存文档

当文档编辑、排版完成后执行保存命令，方法为单击Office按钮或“快速访问工具栏”上的“保存”按钮，在弹出的快捷菜单中选择“保存”命令，打开“另存为”对话框，在该对话框中输入要保存的文件名“迎新晚会策划书”，并选择保存类型，如图8．49所示。

注意

Word2010文档的默认扩展名为．docx，选择保存类型为Word97⁃2003文档，可用Word97⁃2003软件打开该文档。

8．1．3 案例小结

本小节主要讲述了Word2010的使用方法，包括文档基本操作、文本编辑、插入艺术字、自选图形，设置文字格式、段落格式、页眉和页脚等功能。 通过本节的学习，读者应该能够制作出图文并茂的精美文档。