9．1 制作销售业绩统计表

9．1 制作销售业绩统计表

Excel2010的核心功能是表格处理。 下面以制作一份如图9．1所示的“销售业绩统计表”为例，介绍如何在Excel中输入数据以及字符格式、边框、对齐方式、页面等的设置方法，还有填充柄、打印预览的使用方法。

9．1．1 相关知识点

1）Excel2010窗口的构成

图9．2显示了Excel2010启动后的工作界面，该窗口主要由Office按钮、功能区、编辑栏、快速访问工具栏、状态栏等组成。 这些组成元素的作用与Word2010相似，这里不再说明。

2）工作簿、工作表、单元格

（1）工作簿

Excel用于保存表格内容的文件叫工作簿，扩展名为．xlsx。 一个工作簿可以包含一个或多个工作表（Excel2007最多可创建255个工作表）。 Excel启动后，自动打开一个被命名为“Book1”的工作簿。

（2）工作表

工作表是在Excel中用于存储和处理各种数据的主要文档，也称电子表格。 工作表始终存储在工作簿中。工作表由排列成行和列的单元格组成，工作表的大小为1048576行×16384列。在默认情况下，创建的新工作簿总是包含3个工作表，它们的标签分别为Sheet1、Sheet2和Sheet3。

（3）单元格

在工作表中，行和列相交构成单元格。 单元格用于存储公式和数据。 单元格按照它在工作表中所处位置的坐标来引用，列坐标在前，行坐标在后。 列坐标用大写英文字母表示，从A开始（A，B……AA……ZZ，AAA……XFD），最大列号为XFD；行坐标用阿拉伯数字表示，从1开始，最大行号为1048576。 例如，显示在第B列和第3行交叉处的单元格，其引用形式为B3。

3）活动单元格

活动单元格是指光标所指向的单元格，输入的内容将出现在活动单元格中。

4）单元格区域

单元格区域是一组单元格，可以是连续的，也可以是不连续的。 对定义的区域可以进行多种操作，如移动、复制、删除、计算等。 用区域的左上角单元格和右下角单元格的位置表示该区域，中间用冒号隔开。 例如，区域B2：D4表示的范围为B2、C2、D2、B3、C3、D3六个单元格。 单元格区域也可用逗号表示区域，例如，区域B2、C3表示B2、C3两个单元格。

9．1．2 制作步骤

1）启动Excel2010

启动Excel2010有多种方式，其中最常用的启动方式是单击“开始”按钮，然后选择“程序”→“Microsoft Office”→“Microsoft Office Excel2010”，此时将启动Excel2010并自动创建一个名为Book1的空白工作簿，如图9．2所示。

2）输入文本

（1）输入标题

由于“销售业绩统计表”的内容占6列，标题需要6个单元格，需要使用Excel中的“合并及居中单元格”命令，具体步骤如下：

步骤1：先选定6个单元格区域A1：F1。

步骤2：打开“开始”选项卡，单击“对齐方式”组中的“合并及居中”按钮。合并及居中的效果如图9．3所示。

步骤3：在合并及居中的单元格中输入标题内容“∗∗电器有限公司一季度销售业绩统计表”。

（2）输入编号

在Excel中，对输入的数据自动区分为数值型、文本型。

文本型数据输入时，文本在单元格中默认左对齐。

数值型数据输入时，数据在单元格中默认右对齐。

由于本案例中使用的编号类型为“0001”，在单元格中直接填0001，显示的结果为1，因此需要修改单元格数据的输入类型，将单元格设置为文本型输入，则可显示出需要的结果，具体步骤如下：

步骤1：在A3单元格中输入′0001（注意单撇号为英文标点）。

步骤2：按回车键，即可显示出如图9．4所示的结果。

注意

文本型数据0001的其他常用输入方法：

方法1：在单元格中书写＝“0001”，然后按回车键。

方法2：设置单元格的格式为“文本型格式”，具体方法为选定要输入文本的单元格，打开“开始”选项卡，单击“数字”组中的按钮，打开“设置单元格格式”对话框，从中选择“文本”格式，如图9．5所示，最后在选定的单元格中直接输入0001即可。

编号“0001”所在的单元格为初始单元格，利用“填充柄”快速输入其他递增的编号。 填充柄是位于选定单元格或选定单元格区域右下角的小黑方块。

步骤1：选定A3单元格，将鼠标指针移到单元格右下角填充柄上，此时鼠标指针变成实心的十字形。

步骤2：按下鼠标左键并向下拖动鼠标至A26单元格，释放鼠标即可完成数据的填充，如图9．6所示。

注意

利用“填充柄”可以快速填充字符串、日期、时间或星期，这是Excel的重要优点之一。

3）冻结窗格

在输入“销售业绩统计表”的其他内容时，希望标题行在内容滚动时始终可见，可选择设置工作表的“冻结窗格”功能。

利用“冻结窗格”功能，可以保持工作表的某一部分在其他部分滚动时可见。

现要使工作表的前两行可见，操作步骤如下：

步骤1：选中要冻结行的下一行，单击行号3。

步骤2：单击“视图”选项卡“窗口”组中的“冻结窗格”按钮，在展开的菜单中选择“冻结拆分窗格”命令，如图9．7所示。

被冻结的窗口部分以黑线区分，当拖动垂直滚动条向下查看时，前两行始终显示，如图9．8所示。

4）输入“销售业绩统计表”的其他内容

姓名和数据直接输入，“销售（1）部、销售（2）部、销售（3）部”可借助于“填充柄”快速填充，填写好的内容如图9．9所示。

5）设置字符格式

为了使工作表中的标题醒目和突出，也为了使整个版面更为丰富，现将首行的字符格式设置为宋体、字号16、红色加粗。 设置步骤如下：

步骤1：选定首行。

步骤2：打开“开始”选项卡，单击“字体”组中的“字号”按钮，在“字号”下拉列表框中选择字号“16”，然后单击加粗按钮。

步骤3：单击“颜色”按钮，在“颜色”下拉列表框中选择“红色”。

6）设置单元格边框

通常，在工作表中所看到的单元格都带有浅灰色的边框线，这是Excel默认的网格线，不会被打印出来。 而在制作报表时，常常需要把报表设计成表格的形式，使数据及其文字层次更加分明，这可以通过设置表格和单元格的边框线来实现。

设置方法可以采用“边框”菜单和“边框”选项卡，现以“边框”选项卡说明设置边框的步骤。

步骤1：选择要添加边框的单元格区域A1：H26，然后单击“字体”组右下角的对话框启动器按钮。

步骤2：打开“设置单元格格式”对话框，选择“边框”选项卡，选择细线，然后单击“外边框”按钮和“内边框”按钮，如图9．10所示。

步骤3：单击“确定”按钮，添加内、外边框后的表格效果如图9．11所示。

注意

单击“字体”组中的“边框”按钮，在“边框”下拉列表框中选择“无框线”命令，可取消添加的边框线。

7）设置对齐方式

对齐方式是指单元格内容在显示时，相对单元格上下左右的位置。

为了使表格看起来整齐，需要统一设置单元格区域中文字的对齐方式为“水平垂直居中”。 使用“对齐方式”选项组中的命令设置对齐方式，设置方法如下：

步骤1：选中要设置对齐方式的单元格区域A1：H26。

步骤2：在“开始”选项卡的“对齐方式”组中单击“垂直居中”按钮和“水平居中”按钮，如图9．12所示。

8）页面设置

通过页面设置，可以确定工作表中的内容在纸张中打印出来的位置。页面设置包括纸张大小、页边距、打印方向、页眉／页脚等命令。

现在给“销售业绩统计表”设置页脚“第1页，共1页”，步骤如下：

步骤1：在“页面布局”选项卡中单击“页面设置”组右下角的对话框启动器按钮。

步骤2：打开“页面设置”对话框，从中选择页脚为“第1页，共？ 页”，如图9．13所示，然后单击“确定”按钮。

注意

要设置复杂的“页眉和页脚”，可使用“插入”选项卡“文本”组中的“页眉和页脚”按钮命令。

9）打印预览

打印之前可使用打印预览功能查看打印的效果。

打印预览的步骤为：单击“快速访问工具栏”中的“开始”选项卡，选择“打印”，进入打印预览视图，即在窗口中显示了一个打印预览输出的缩小版，如图9．14所示。

从图9．14中可以看到打印预览的效果，如果所见效果不满意，可直接单击打印预览视图中的“页面设置”按钮，然后在打开的对话框中重新设置、修改，直到满意为止。

10）保存工作簿

当对工作簿进行了编辑操作后，为防止数据丢失，需将其保存。 保存的步骤如下：

步骤1：单击“快速访问工具栏”中的保存按钮，弹出“另存为”对话框，如图9．15所示。

步骤2：单击“保存”按钮。

注意

利用“另存为”对话框可以设置工作簿的密码。 设置方法为：执行“另存为”对话框左下角的“工具”命令，选择其中的“常规选项”，打开“常规选项”对话框，在该对话框中可以设置“打开权限密码”和“修改权限密码”，如图9．16所示。

9．1．3 案例小结

本小节主要介绍了Excel2010的基本操作，系统地讲述了Excel的相关概念、数据的输入和基本编辑方法、页面设置和打印预览等操作，这些操作都是经常使用到的，希望读者仔细领会。