通过电话决定日程安排
现在用电话预约或决定行程的情况也不少，通常要用到记事笔记本和日程笔记本。
这么做是为了防止以后出现错误。通常直接打电话决定行程要比发电子邮件的速度快得多，但打电话不好保留通话内容，所以必须防止日期等细节方面的内容出错。
打电话联络时，要将决定下来的3W内容当场记录在日程笔记本上，而详细内容则记录在记事笔记本上。
此外，要将会议内容的重点逐条列出，大家达成共识。如果在会议之前还有可能出现需要完成的任务，就将记事笔记本上的任务移到航母笔记本上转化为策划案。
此外，一旦电话里确认了会议时间，马上以电子邮件的方式把要点发给对方再次确认。因为只需要发送要点，所以不会花费很多时间。
发送电子邮件既可以事先完成双方对内容的确认工作，又可以作为记录保存，还可以顺便将邮件内容打印出来粘贴到航母笔记本上。
邮件内容不仅可以确认时间，还可以将记在笔记本上的任务与截止日期一并发送过去。如下例所示：
有关刚才电话联络之事，为了谨慎起见，请确认以下要点。
时间：2009年4月30日（周四）、上午9点开始
地点：N公司
涉及事项：
·A任务的处理之事（截止日期为2009年6月6日）
·与B公司协调一事
这个过程不应该花费太多时间，否则就是本末倒置。因为打电话的速度比较快才选择通过电话商量这些事情的，事后为了防止遗漏或者出现错误又使用邮件方式再次确认的。打完电话立刻发邮件，记忆清晰，写起来也比较快。对方只需要通过关键词就可以确认，可以节省不少时间。
另外，发邮件还有一个好处，就是万一对方在日程安排上有所变化或者要回绝时，你也可以通过这封邮件得到答复。通过邮件婉拒对方比在电话中直接拒绝对方更容易获得对方的谅解，避免尴尬。特别是初次见面的人，交换彼此的邮箱是有必要的。
电话之后发送电子邮件有积极的意义。这一点和开头所叙述的观点——摊开自己的日程笔记本让对方看，有异曲同工之妙。换句话说，通过打电话记录在日程笔记本上的日程安排只有自己能看到，而使用电子邮件这种方式交流，双方都可以看到，有利于达成共识。