7.2.2 使用各类向导创建报表
系统设计的图表向导、标签向导，在创建报表过程中，将提示用户输入有关记录源、字段、版面以及需要的格式，并根据用户的回答来创建报表。
1.使用“报表向导”创建报表
使用“报表向导”创建报表，是在系统的引导下完成报表的设计，其操作简单，适合刚开始使用Access的用户。
【例7.3】使用“报表向导”创建学生信息表的报表。
操作步骤如下：
（1）在“报表”对象下，单击数据库窗口工具栏上的“新建”按钮，弹出“新建报表”对话框（见图7-9）。
（2）选择“报表向导”选项，在“请选择该对象数据的来源表或查询”下拉列表中选择“学生信息表”选项，单击“确定”按钮，弹出图7-12所示的“报表向导”对话框（一）。
（3）在该对话框中，将需要在报表中使用的字段由“可用字段”列表框中移到“选定的字段”列表框处。可以先选择字段，然后单击如下4个按钮，完成特定的操作。
·“＞”按钮表示将“可用字段”列表框中的某个字段移到“选定的字段”列表框中。
·“＞＞”按钮表示将“可用字段”列表框中的全部字段移到“选定的字段”列表框中。
·“＜”按钮表示将“选定的字段”列表框中的某个字段移到“可用字段”列表框中。
·“＜＜”按钮表示将“选定的字段”列表框中的全部字段移到“可用字段”列表框中。
注意：在本例此步骤中，该报表中没有选择“照片”、“简历”等字段。
（4）单击“下一步”按钮，弹出图7-13所示的“报表向导”对话框（二），在此可设置是否添加分组级别，本例假设不分组。
图7-12 “报表向导”对话框（一）
图7-13 “报表向导”对话框（二）
（5）单击“下一步”按钮，弹出图7-14所示的“报表向导”对话框（三），用户可在报表中选择允许的1～4个排序字段。
（6）单击“下一步”按钮，弹出图7-15所示的“报表向导”对话框（四），在此对话框中选择布局方式。
图7-14 “报表向导”对话框（三）
图7-15 “报表向导”对话框（四）
（7）单击“下一步”按钮，弹出图7-16所示的“报表向导”对话框（五），在此对话框中可选择报表所用的样式。
（8）单击“下一步”按钮，弹出图7-17所示的“报表向导”对话框（六），在此对话框中指定报表标题，默认为“学生信息表1，2，⋯”（报表名后面的顺序号自动增加），单击“完成”按钮，则可预览到该报表的设计效果，如图7-18所示。
图7-16 “报表向导”对话框（五）
图7-17 “报表向导”对话框（六）
图7-18 使用“报表向导”创建的学生信息表报表输出样式
（9）保存操作同“例7.1”，将该报表命名为“使用向导创建的学生信息报表”。
注意：该方法创建的报表，去掉了不使用的字段，如“个人简历”、“照片”等，但是由图7-18中可看到报表格式仍很不理想，如某些字段占用空间太大，标题也不醒目，有些字段在一个页面上无法看到等，所以还需要使用“设计视图”进行完善。
2.使用“图表向导”创建报表
【例7.4】使用“图表向导”创建学生信息表的班级与政治面貌的图表报表。
操作步骤如下：
（1）在“报表”对象下，单击数据库窗口工具栏上的“新建”按钮，弹出“新建报表”对话框（见图7-9）。
（2）选择“图表向导”选项，在“请选择该对象数据的来源表或查询”下拉列表中选择“学生信息表”选项，单击“确定”按钮，弹出图7-19所示的“图表向导”对话框（一）。
（3）将“可用字段”列表框中的“班号”与“政治面貌”字段移到“用于图表的字段”列表框中，单击“下一步”按钮，弹出图7-20所示的“图表向导”对话框（二），在此对话框中可选择图表类型。
图7-19 “图表向导”对话框（一）
图7-20 “图表向导”对话框（二）
（4）选择一种图表类型（如柱形图），弹出图7-21所示的“图表向导”对话框（三），在此对话框中可设置图表布局方式。
（5）在该对话框中，“行”选择“班号”，“列”选择“政治面貌”（按照提示，将右侧的字段按钮，拖到左侧相应位置处），单击“下一步”按钮，弹出图7-22所示的“图表向导”对话框（四）。在此对话框中输入标题等信息，单击“完成”按钮，则可预览该报表的设计效果（见图7-3）。
图7-21 “图表向导”对话框（三）
图7-22 “图表向导”对话框（四）
（6）保存操作同“例7.1”，在此将该报表命名为“学生各班政治面貌图表”。
3.使用“标签向导”创建报表
【例7.5】使用“标签向导”创建以学生信息表为数据源的姓名与年龄的标签式报表。
操作步骤如下：
（1）在“报表”对象下，单击数据库窗口工具栏上的“新建”按钮，弹出“新建报表”对话框（见图7-9）。
（2）选择“标签向导”选项，在“请选择该对象数据的来源表或查询”下拉列表中选择“学生信息表”选项，单击“确定”按钮，弹出图7-23所示的“标签向导”对话框（一）。
（3）选择设计标签的“型号”、“尺寸”与“横标签号”（可由系统给出的参数中选择），单击“下一步”按钮，弹出图7-24所示的“标签向导”对话框（二）。
图7-23 “标签向导”对话框（一）
图7-24 “标签向导”对话框（二）
（4）选择字体、字号等，单击“下一步”按钮，弹出“标签向导”对话框（三），如图7-25所示。
（5）选择标签中涉及的字段，如“姓名”、“年龄”，它们之间还可加一些空格或函数（操作完之后，还可通过“打印预览”命令查看设计效果），单击“下一步”按钮，弹出图7-26所示的“标签向导”对话框（四），还可以在该对话框中指出排序字段。
图7-25 “标签向导”对话框（三）
图7-26 “标签向导”对话框（四）
（6）单击“下一步”按钮，弹出图7-27所示的“标签向导”对话框（五），可以在该对话框中定义此标签报表的名称，还可以选择“修改标签设计”，进入标签设计视图，对标签加以修饰，如图7-28所示。例如，添加标签“姓名”、“年龄”，添加总标题，调整行、列的距离（编辑该标签报表可使用工具箱）。
图7-27 “标签向导”对话框（五）
图7-28 标签报表的设计视图
（7）单击“视图”菜单，选择“打印预览”命令，则可以看到设计的标签报表，如图7-4所示。
（8）保存操作同“例7.1”。在此该报表使用默认的名称“标签学生信息表”。