10.3 制作对账函
对账函，又称询证函，可用于客户与供应商之间的往来账款核对，其发函的目的主要是确认双方存在的各项往来款项的真实性和正确性。
对账函的内容一般是由两部分构成：一是对账部分，由发出对账函的一方根据自己的财务记录，列明截止日期和结算数额，并盖章、签名，以示对该数额负责；二是确认部分，由相对方对该对账函所确认的信息进行核对，如无异议则盖章、签名确认。
那么我们为什么要制作对账函呢？从法律上看，对账函至少具有如下三个方面的法律效力：
（1）有效地证明了交易关系的存在。
（2）有效地证明了债权债务关系的存在，一份经过相对方有效确认或者部分确认的对账函相当于欠条。
（3）可能引起诉讼时效的中断，《中华人民共和国民法通则》第一百四十条规定：诉讼时效因提起诉讼、当事人一方提出要求或者同意履行义务而中断。因此，一份表述恰当的对账函还可能引起诉讼时效的中断。
本节主要介绍如何将Excel和Word中的“邮件合并”结合使用，批量制作、打印全部客户或供应商之间的对账函。
新建Word空白文档，编辑对账函的一般格式，参照图10.3-1所示。
图10.3-1 在Word中编辑对账函文档
然后新建空白Excel工作表或工作簿，本例中为新建工作簿。在单元格中输入对账函需要的相关数据，例如客户名称和欠款金额，如图10.3-2所示，设置完毕后将文件进行命名和保存。
回到对账函Word文档，切换至“邮件”选项卡，在“开始邮件合并”选项组中，单击“选择收件人”命令下拉按钮，在打开的列表中选择“使用现有列表”命令，操作如图10.3-3所示。
图10.3-2 在Excel中编辑相关数据
图10.3-3 选择“使用现有列表”命令
打开“选取数据源”对话框，在地址栏中选择刚才Excel工作簿的存放路径，在文件夹中单击选中该文件，然后单击“打开”按钮，操作如图10.3-4所示。
接着如图10.3-5所示，打开工作簿后系统会弹出“选择表格”对话框，单击选择记录有对账函相关数据信息的工作表，然后单击“确定”按钮即可插入。
图10.3-4 选择工作簿
图10.3-5 选择工作表
返回Word文档中，将光标定位在第一个“_”填空处，即要插入客户名称的位置中间，切换至“邮件”选项卡，单击“编写和插入域”选项组中的“插入合并域”命令下拉按钮，在列表中选择“客户名称”，操作如图10.3-6所示。
接着如图10.3-7所示，将光标定位到第二个“_”填空处，即要插入欠款金额的位置中间，切换至“邮件”选项卡，单击“编写和插入域”选项组中的“插入合并域”命令下拉按钮，在列表中选择“欠款金额”，操作如图10.3-7所示。
图10.3-6 插入合并域“客户名称”
图10.3-7 插入合并域“欠款金额”
完成所有的“插入合并域”操作后，在“邮件”选项卡“完成”选项组中，单击“完成并合并”命令下拉按钮，在列表中选择“编辑单个文档”命令，操作如图10.3-8所示。
然后如图10.3-9所示，在打开的“合并到新文档”对话框中，选择“全部”单选框，操作完毕后单击“确定”按钮关闭对话框完成设置。
图10.3-8 选择“编辑单个文档”命令
图10.3-9 选择合并到新文档的范围
最后如图10.3-10所示，Word自动创建了一个名为“信函1”的新文档，在新文档中有Excel工作表中所记录的全部客户的对账，Excel中的客户名称有多少个，“信函1”文档就有多少页，直接打印该文档即可。
图10.3-10 邮件合并完成