3.4.1　案例说明

3.4.1　案例说明

学期结束时，学校要求班主任给每位学生的家长寄一封信，内容之一是根据“学期各科成绩”制作的“成绩表”，如图3-4-1所示；还要根据“班级通信录”制作一个信封，把“致家长一封信”邮寄给学生，如图3-4-2所示。要把每位学生的姓名及分数填写进去成绩单并不是一件轻松的事，费时且极易出错，信封的制作也有同样的问题。本节就是利用Word邮件合并功能来完成任务。

图3-4-2　信封样式

1.任务

编写“致家长一封信”，使用邮件合并将“学期各科成绩”的数据合并到“成绩表”中，生成每人单独一封信；按一定的格式制作好信封，使用邮件合并将“班级通信录”的数据合并到信封中，生成每人单独一个信封。

2.目的

通过两个典型案例的解决，掌握“邮件合并”功能在实际工作中的应用方法。

3.相关知识点

（1）邮件合并

“邮件合并”是在邮件文档（主文档）的固定内容（相当于模板）中，合并与发送信息相关的一组数据，这些数据可以来自如Word及Excel的表格、Access数据表等的数据源，从而批量生成需要的邮件文档，大大提高工作效率。

“邮件合并”除了可以批量处理信函、信封等与邮件相关的文档外，还可以轻松地批量制作信函、标签、工资条、成绩单、准考证等。

（2）邮件合并操作方法

可以通过两种方式使用邮件合并功能，一是在“邮件合并”任务窗格中，利用邮件合并向导提供的操作步骤一步一步地完成；另一种方式是使用邮件合并工具栏，此方式步骤更少，操作更灵活。