3.4.2　　操作步骤

3.4.2　　操作步骤

完成任务的主要思路为：

（1）准备数据源：在Excel中制作“学期各科成绩（素材）.xls”。

（2）建立主文档：在Word中制作好工整美观的“致家长一封信.doc”。

（3）将数据源合并到主文档：利用“邮件合并”功能，将“致家长一封信.doc”作为主文档，将“学期各科成绩（素材）.xls”作为数据源，以“致家长一封信.doc”中各种变化的数据作为合并域，将“学期各科成绩（素材）.x ls”中的数据合并到“致家长一封信.doc”中。

制作信封的方法基本相同。

1.利用邮件合并制作“致家长一封信”

数据源文件可在Word或Excel中新建，一般是在邮件合并之前建好。在Excel中制作“学期各科成绩（素材）.xls”的方法请参考Excel的有关内容。这里假设“学期各科成绩”表已经制作完成，下面介绍在Word中使用邮件合并工具栏完成任务的操作方法。

（1）建立主文档——编写“致家长一封信”

在Word中，创建如图3-4-1所示的“致家长一封信”文档，完成后保存，同时把Excel数据表文件“学期各科成绩（素材）.xls”也保存在同一个文件夹中。设计好的主文档必须处于打开状态，不能关闭。

（2）打开数据源

打开 “学期各科成绩（素材）.xls”，作为“邮件合并”数据源。

第1步：在菜单栏中选择“视图”→“工具栏”→“邮件合并”，打开“邮件合并”工具栏，如图3-4-3所示。因为数据源尚未打开，此时“邮件合并”工具栏上只有前两个按钮是可用的，其他按钮均暂时不可用。

图3-4-3　“邮件合并”工具栏

第2步：单击“邮件合并”工具栏上的“打开数据源”按钮，找到并打开数据表“学期各科成绩（素材）.xls”，打开后出现一个“选择表格”对话框，如图3-4-4所示。

图3-4-4　“选择表格”对话框

第3步：在对话框中选择“11-12（1）成绩表”，单击“确定”按钮，此时数据源“11-12（1）成绩表”被打开，“邮件合并”工具栏上的大部分按钮也已被激活。

（3）在“成绩表”中插入数据域

在“成绩表”相应位置插入数据源的合并域。

光标定位在“成绩表”的“姓名：”后面，单击“邮件合并”工具栏上的“插入域”按钮，打开“插入合并域”对话框，如图3-4-5所示。在“域”列表框中选择“姓名”项，单击“插入”按钮，此时在“成绩表”的“姓名：”后面就会插入域“《姓名》”。

图3-4-5　“插入合并域”对话框

重复上述步骤，用同样的方法在成绩表的对应位置插入其他的域。所有域插入完成后，成绩表的设置结果如图3-4-6所示。

图3-4-6　插入所有域后的成绩单效果

（4）利用“插入Word域”填写学生信息

在成绩表下方，根据“平均分”的不同情况填写不同的信息，要求如下：

（1）平均分在85分（含85分）以上的，填写“恭喜您！您的孩子被评为学习标兵”。（2）平均分在85分以下的，填写“您的孩子的平均分未达到85分，请继续努力！”。

这种根据条件的变化返回不同结果的操作，可以利用“插入W o rd域”中的“If...Then...Else...”命令完成。

在“成绩表”下方，添加学生信息。

插入点放在成绩表的下方一行，单击“邮件合并”工具栏上的“插入Word域”下拉按钮，从打开的菜单中选择“If...Then...Else...”，打开“插入Word域：IF”对话框，各项参数设置如图3-4-7所示。再单击“确定”按钮。

图3-4-7　“插入Word域：IF”对话框中的参数设置

注意

在“插入Word域：IF”对话框中的两个文本框中输入文字时，每个文本框内只能输入一个段落的文字，不能多于一段，即使其中有一段是空行也不行。

（5）查看合并数据

查看主文档与数据源链接后的变化。

第1步：单击“邮件合并”工具栏上的“查看合并数据”按钮，这时“成绩表”的各个数据域显示出第一条记录中的具体数据；观察成绩表的格式是否整齐美观，可进行格式设置。如图3-4-8所示。

图3-4-8　查看合并数据后的结果

第2步：单击“邮件合并”工具栏上的相应按钮，可以查看其他记录的数据。

（6）合并数据

使用“邮件合并”，生成“致家长一封信”。

第1步：单击“邮件合并”工具栏上的“合并到新文档”按钮，打开“合并到新文档”对话框。

第2步：在对话框中选择“全部”选项，单击“确定”按钮。Word开始合并数据，并产生包括全部记录在内的新文档，系统自动命名为“字母1”。

第3步：保存新文档“字母1”更名为“家长信”，保存。

说明

（1）单击“邮件合并”工具栏上的“合并到打印机”按钮可以将数据“合并到打印机”打印输出；若想直接发Email给对方，单击“合并到电子邮件”按钮，就可以把传统的信函打印转换成电子邮件的批量发送，不过有两点要注意：一是数据源表格中必须包含“电子信箱”字段；二是打开“合并到电子邮件”对话框，单击“收件人”框的下拉箭头，在弹出的列表中显示了数据源表格中的所有字段，选择“电子信箱”字段，这就让Word知道把信往那里发。

（2）用一页纸打印多个邮件。

利用Word“邮件合并”可以批量处理和打印邮件，很多情况下我们的邮件很短，只占几行的空间，但是，打印时也要用整页纸，导致打印速度慢，并且浪费纸张。例如制作准考证。怎样才能用一页纸上打印多个短小邮件呢？

方法一：先将数据和文档合并到新建文档，再把新建文档中的分节符（^b）全部替换成人工换行符（^l）（注意此处是小写英语字母l，不是数字1）。具体做法是利用Word的查找和替换命令，在查找和替换对话框的“查找内容”框内输入“^b”，在“替换为”框内输入“^l”，单击“全部替换”，此后就可在一页纸上印出多个邮件来。

方法二：在邮件合并主文档中，插入所有合并域后，把整个“准考证”（包括前面的标题）复制一份，再把插入点定位到文档的最后位置，粘贴一次，得到第2个“准考证”；将插入点放在第2个“准考证”的首行处（必须在第2个成绩单中所有数据域的前面）， 单击“邮件合并”工具栏上的“插入Word域”下拉按钮，从打开的菜单中选择“下一条记录”，以此类推。“准考证”之间应该留有足够的空行，以便能够把打印出的准考证裁剪开来，可以调整两个“准考证”之间的空行数，或调整表格的大小。

2.应用邮件合并向导制作信封

完成信函的制作之后我们开始批量制作信封。信封的制作也要经历“邮件合并向导”的各个步骤。这个任务只提供了数据源，并没有提供主文档，我们将把重点放在主文档的制作与修饰上。

应用邮件合并向导制作信封，操作步骤如下。

第1步：启动Word，新建一个空白文档，在菜单栏中选择“工具”→“信函与邮件”→“邮件合并”命令，打开“邮件合并”任务窗格。在“邮件合并向导”的步骤1/6“选择文档类型”中，选中“信封”单选项，如图3-4-9所示。

图 3-4-9　“邮件合并”任务窗格

图3-4-10　“信封选项”对话框

第2步：选择“下一步：正在启动文档”。这里我们要设定信封的类型和尺寸。单击“更改文档版式”区的“信封选项”选项，打开“信封选项”对话框，单击“信封尺寸”框的下拉箭头，在弹出的列表中选择一种信封类型。这里我们以使用较普遍的标准小信封（规格为110mm×220mm）的尺寸为例。于是选择普通5选项（见图3-4-10）。单击“确定”后返回Word编辑窗口，可以看到页面已经根据信封的规格改变。

说明

如果“信封尺寸”框的下拉列表中没有符合你要求的信封规格，则选择最后一项自定义信封的尺寸。

第3步：下面我们将输入信封中的固定内容，即发信人的信息。将插入点定位于信封下方的文本框中，输入发信人的信息。然后拖动文本框到信封右下角恰当位置，以便符合信封的布局规定。为了让这些信息看起来更加美观，对它们进行修饰。

选中“山东水利技师学院信息系”，设置字体为“三号，仿宋，加粗”，选中邮编，设置字体为“四号，仿宋，加粗”，稍加修饰后可以得到比较专业的外观（见图3-4-11）。到此，完成了主文档的制作。

第4步：打开数据源。本案例使用的数据源是“班级通信录（素材）.xls”，数据源中含有制作信封所需要的“姓名”、“邮寄地址”和“邮编”等信息。

图 3-4-11 信封主文档

在“邮件合并”任务窗格中，单击“下一步：选取收件人”选项。单击“使用现有列表”区的“浏览”选项，打开Excel格式的数据源“班级通信录（素材）.xls”。

第5步：单击 “下一步：选取信封”选项。在这里我们将完成把数据源中的数据合并到主文档中的操作。

把插入点定位于信封左上角放置邮编的位置，单击“邮件合并”任务窗格中的“其他项目”选项，打开“插入合并域”对话框，在“域”列表框中选择“邮编”，单击“插入”按钮和“关闭”按钮，于是“邮编”字段被合并到主文档中。按回车键，把插入点定位于邮编下方，插入“邮寄地址”合并域，“姓名”合并域插入位于信封正中的文本框中， 如图3-4-12所示。关闭“插入合并域”对话框，返回Word编辑窗口。

图 3-4-12 在信封中插入合并域

第6步：在“邮件合并”任务窗格中，单击“下一步：预览信封”选项，浏览一下信封的效果。也许此时信封的外观并不能让你满意，因为收信人的邮编和地址都凑在一起，姓名字体不够醒目等等。为了让信封的外观更加悦目，下面再来进行一番修饰。

先选中邮政编码所在的段落，选择菜单“格式”→“字体”命令，在打开的“字体”对话框中，设置为“仿宋、小三号、加粗”，选择“字符间距”选项卡，设置“间距为加宽，磅值为10磅”，设置完成后单击“确定”。邮编的字间距可根据信封上的方格间距调整。

然后选中地址所在段落，分别打开“字体”、“段落”对话框，设置为“仿宋、三号、加粗、段前：1行”，设置完成后单击“确定”。

第7步：在“姓名”后输入若干空格和“收”字，然后选中它们，打开“字体”对话框，设置为“华文新魏、二号、字间距：加宽，10磅”，设置完成后单击“确定”。信封显示出第一条记录的数据，如图3-4-13所示。可以单击任务窗格上方的“”及“”按钮浏览所有记录。

图 3-4-13 设置格式后的信封

第8步：浏览满意之后，在“邮件合并”任务窗格中，单击“下一步：完成合并”。单击“合并”区的“打印”选项，打开“合并到打印机”对话框，在这里可以设定打印的范围，我们保持默认选择“全部”（见图3-4-14），单击“确定”按钮后弹出“打印”对话框，再单击“确定”按钮可以开始打印。

第9步：如果这些信封以后还会用到，则可以把合并结果保存一个新的文档，以便重复使用。在“完成合并”的任务窗格中，单击“编辑个人信封”选项，打开“合并到新文档”对话框，保持默认选择“全部”，单击“确定”后，得到一个名称为“信封1”的新文档，以后需要重新制作这些信封时，打印这个文档即可。

第10步：保存新文档“信封1”，更名为“家长信信封”；保存带有合并域的信封主文档文件，将该文档更名为“信封主文档”。

图 3-4-14　“合并到打印机”对话框

说明

带有合并域的信封主文档里面包含有数据源信息，所以在下次打开时一定要保证数据源信息（如“班级通信录（素材）.xls”）文件仍然存在，否则下次就不能改变合并域的内容了。而生成的“家长信信封”文档是合并后的结果，它已不包含域的内容，属于最终结果，对它进行修改无效。