学习任务3 会议礼仪

学习任务3 会议礼仪

任务概述

本任务介绍了会议的类型，阐述了会前礼仪及会前的准备工作，图文并茂地讲述了针对不同会议会场布置的具体要求，以及会议的引导礼仪和会间礼仪。

任务目标

●了解会议的类型

●熟悉会前礼仪及会前的准备工作

●理解不同会议的会场布置具体要求

●熟悉并初步掌握会议的引导礼仪和会间礼仪

学习内容

会议是人们为了解决某个共同的问题或出于不同的目的聚集在一起进行讨论、交流的活动，它往往伴随着一定规模的人员流动和消费。 会议是为实现一定的目的，由主办或主持单位组织的，由不同层次和不同数量的人们参加的一种事务性活动。 会议成为商务活动的有机组成部分之一。

一、会议类型

根据会议活动特征的不同，会议可以分为商务型会议、政治性会议、展销会议文化交流会议、度假型会议、专业学术会议和培训会议。

商务型会议是指公司、企业因业务、管理、发展等需要而展开的会议。 出席这类会议的人员素质比较高，一般是企业的管理人员和专业技术人员。

政治性会议是指国际政治组织、国家和地方政府为某一政治议题召开的会议。

展销会议是参加商品交易会、展销会、展览会的各类展商及一些与会者除参加展览外，还会在饭店、会议中心等场所举办一些招待会、报告会、谈判会、签字仪式、娱乐活动等，这些会议可以统称为展销会议。

文化交流会议是各种民间和政府组织组成的跨区域性的文化学习交流活动，常以考察、交流等形式出现。

度假型会议是一些公司或社团协会等机构利用节假日、周末等时间组织人员边度假休闲，边参加会议。 度假型会议一般选择在风景、名胜地区的饭店或度假区举行。 会议通常会安排足够的时间让员工观光、休闲和娱乐。

专业学术会议是指某一领域具有一定专业技术的专家学者参加的会议，如专题研究会、学术报告会、专家评审会等。

培训会议是指在一个会期内对某类专业人员进行的有关业务知识方面的技能训练或新观念、新知识方面的理论培训，培训会议形式可采用讲座、讨论、演示等形式进行。

二、会前礼仪

（一）会前礼仪

（1）在会议召开的前一天，接待员对外联系预定处下发的会议接待通知单中的信息，如发现问题或疑问，应及时联系预定处核实相关内容。

（2）核对无误后，按照每个团队资料要求的房间数及房型，从空房表中找出并做预分房。 预分房是要确定相对集中的会议预分房号并为会务组安排靠近电梯的房间。

（3）将预分房号码写在会议团队预分房报表上并分送礼宾处、客房部。

（4）在房态表上注明预分房。

（5）按每个团队的房间和每间房的人数为每个客户准备房卡，注明姓名、房间号、离店日期和团队编号。

（6）把房卡装入会议团队欢迎袋中，信封上注明团队编号和房号，并通知客房部做好准备工作。

（7）准备好会务组要求提供的会议资料。

（二）会前人员准备

（1）会务组人员到店后，接待员问清其团号、人数、房数并找出会议团队的相关资料。

（2）再次与会务组人员核实房间数、人数等信息后，将事先准备好的会议资料交给会务组人员。

（3）请会务组人员填写会议住宿登记表并检查其有效证件。

（4）因会议房间由会务组统一安排，所以接待员应根据会务组需要的房间数量，及时将房卡交与会务组并请其在会议用房统计表上签字。

（5）对于会务组划走的房间，应立即将房间状态改为入住状态，并通知楼层有客户入住及房号。

（6）根据会务组的要求对房间电话进行开闭，及时通知总机，并将会务组的要求以书面形式确认，请会务组负责人签字认可。

（7）会议接待过程中，临时更改和增加的项目较多时，应随时保持同会务组与展览部的联系，保证更改和增加的接待项目顺利进行。

（8）信息储存。 每班次接待员下班前，要对会议用房表进行统计，统计内容有时间、日期、房号、房间总数、人数等；及时将用房信息输入电脑并注明会务组房号和会务组负责人的联系电话，以便解决迟到参会客户的问询。

（三）会场布置

会场布置的原则是协调、恰当、有异。 会场布置要涉及以下要素：会标、会徽、标语、花卉、灯光。

提示：安排会议场所可以使用要素平衡法，即要综合考虑成本、方便、设施、安全、影响等多种要素要力求在各种要素之间求得一种平衡。

（四）各种会议场所布置的具体要求

1.会见厅的布置

会见，国际上一般称接见或拜会，凡身份较高的人士会见身份较低者，或是主人会见客人，一般都称为会见。 凡身份较低的人士会见身份较高者，或是客人会见主人，一般称为拜会或拜见。 拜见君主，又称谒见、觐见。 我国不作上述区分，一律统称会见，接见和拜见后的回访称回拜。

会见分为礼节性、事务性和政治性三种。 企业常用的会见主要是社交上的礼节性会见和涉及业务商谈、经贸洽谈等内容的事务性会见。 政治性会见一般涉及双边关系及重大国际事务等。

会见通常安排在会客室，宾主各坐一方，会见前有时会安排合影。 一般礼节性会见时间约为半小时。 会见时座位安排一般是主宾席、主人席安排在面对正门位置，宾主双方分别而坐，客人一般坐在主人的右边，其他客人按礼宾次序在主宾一侧就座，主方陪见人在主人一侧按身份高低就座。 译员、记录员坐在主人和主宾的后面。 如图9-3所示。

2.会谈厅的布置

会谈，指双方共同商谈，是双方或多方就某些重大问题，如贸易项目，政治、经济、文化等领域的重大问题的磋商或谈判。 会谈一般均为实质性的，双方或多方都是以实现自身的一定利益为目的，希图与对方达成某种共识，因而会谈往往时间较长，可能出现波折，有时同一问题的会谈会分多次进行。 秘书人员安排领导的会谈工作，与安排领导的会见工作基本相同，所以此处主要介绍会谈桌的选择座次的安排。 会谈一般都选择专设的会谈桌上进行。 常见的会谈桌及座次安排有以下几种情况。

（1）双边会谈

通常采用长方形、椭圆形或圆形桌子，宾主相对而坐，主谈人居中。 主人背门而坐，客人面向正门。 我国习惯将翻译安排在主谈人右侧。 其他人则依序左右排列（如图9-4所示）。 如果会谈的长桌一端朝向正门，则以入门的方向为准，右为客方，左为主方。 记录员可安排在后面，如果参加会谈的人数不多，也可在会谈桌就座。

（2）多边谈判

在此是指由三方或三方以上人士所举行的谈判。 多边谈判的座次排列，主要也可分为两种形式。

①自由式

自由式座次排列，即各方人士在谈判时自由就座，而不用事先正式安排座次。

②主席式

主席式座次排列，是指在谈判室内面向正门设置一个主席之位，由各方代表发言时使用。 其他各方人士，则一律背对正门、面对主席之位分别就座。 各方代表发言后，应下台就座（图9-5）。

多边谈判时的座次排列，如六方会谈时的会场布局示意，如图9-6所示。

3.签字厅的布置

通常，国家与国家之间、组织与组织之间在会谈和谈判取得成果，达成协议，缔结条约、协定或公约时，一般都要举行签字仪式。 一国领导人访问他国，经双方商定发表联合公报（或联合声明），有时也举行签字仪式。 商务贸易组织之间在重要的合作和贸易活动取得进展时，也需要举行必要的签字仪式。

（1）签字仪式的程序

双方参加签字仪式的人员步入签字厅——主签人入座——双方观礼人员按身份站在己方主签人后——签字仪式开始。

（2）签字仪式的场景布置要求

·签字厅，一般安排在较有影响的、适于签字的、宽敞明亮的大厅内，亦可安排在谈判室内。

·签字桌的选择，签字桌可选择设在签字厅内的大方桌，桌上覆盖深颜色的台呢。

·颜色，要视双方喜好并且不犯任何一方的忌讳。

·摆设，在选定的长方形谈判桌的后面摆放两把椅子，作为双方主签人员的座位，主左客右。 谈判桌上摆放着各方保存的文本、签字用的文具。 文具的前端中央摆一旗架，悬挂签字双方的旗帜（图9-7）。 所有这些摆设的摆放都遵循主左客右的原则。

（3）签字仪式的座次排列

一般而言，举行签字仪式时，座次排列共有3种基本形式，它们分别适用于不同的情况。

①并列式。 并列式排座，是举行双边签字仪式时最常见的形式。 基本做法是：签字桌在室内居中面门横放。 双方出席仪式的全体人员在签字桌之后并排排列，双方签字人员居中面门而坐，客方居右，主方居左（图9-8）。

②相对式。 相对式签字仪式的排座，与并列式签字仪式的排座基本相同。 两者之间的主要差别，只是相对式排座将双方的随员席移至签字人的对面，即签字桌在室内居中面门横放，双方签字人员居内面门而坐，客方居右，主方居左，双方出席仪式的全体人员则在签字桌之前并排排列（图9-9）。

③主席式。 主席式排座，主要适用于多边签字仪式。 操作特点是：签字桌仍须在室内横放，签字席仍须设在桌后面对正门的位置，但只设一个，并且不固定其就座者。 举行仪式时，所有各方人员，包括签字人在内，皆应背对正门、面向签字席就座。 签字时，各方签字人应以规定的先后顺序依次走上签字席就座签字，然后退回原处就座（图9-10）。

4.国际会议会场布置

国际会议，主要是指数国以上的代表为解决互相关心的国际问题、协调彼此利益，在共同讨论的基础上寻求或采取共同行动（如通过决议、达成协议、签订条约等）而举行的多边集会。

5.小型会议会场布置

小型会议，一般指参加者较少、规模不大的会议。它的主要特征是全体与会者均应排座，不设立专用的主席台（图9-11）。

会场布置以椭圆形、回字形、凹字形、长方形为主。

小型会议的排座，目前主要有如下3种具体形式：

（1）自由择座

它的基本做法是不排定固定的具体座次，而由全体与会者完全自由地选择座位就座。

（2）面门设座

它一般以面对会议室正门之位为主席之座。 其他的与会者可在其两侧自左而右地依次就座。

（3）依景设座

所谓依景设座，是指主席的具体位置，不必面对正门，而是应当背依会议室之内的主要景致，如字画、讲台等。 其他与会者的排座，则略同于前者。

6.大中型会议会场布置

大中型会议，一般是指与会者众多、规模较大的会议。 它的最大特点，是会场上应设主席台与群众席。 前者必须认真排座，后者的座次则可排可不排。

（1）主席台排座

大型会场的主席台，一般应面对会场主入口。 在主席台上就座之人，通常应当与在群众席上就座之人呈面对面之势。 在其每一名成员面前的桌上，均应放置双向的桌签。 主席台排座具体又可分作主席团排座、主持人坐席、发言者席位。

其一，主席团排座。 主席团，在此是指在主席台上正式就座的全体人员。 国内目前排定主席团位次的基本规则有三：一是前排高于后排，二是中央高于两侧，三是左侧高于右侧。 具体来讲，主席团的排座又有单数（图9-12）与双数（图9-13）的区分。

其二，主持人坐席。 会议主持人，又称大会主席。 具体位置有3种方式可供选择：一是居于前排正中央；二是居于前排的两侧；三是按其具体身份排座，但又不宜令其就座于后排。

其三，发言者席位。 发言者席位，又叫作发言席。 在正式会议上，发言者发言时不宜于就座原处发言。 发言席的常规位置有两种：一是主席团的正前方（见图9-14）；二是主席台的右前方（图9-15）。

（2）群众席排座

在大型会议上，主席台之下的一切坐席均称为群众席。 群众席的具体排座方式有两种：

其一，自由式择座。 即不进行统一安排，而由大家自由择位而坐。

其二，按单位就座。 它是指与会者在群众席上按单位、部门或者地区、行业就座。 它的具体依据，既可以是与会单位、部门的汉字笔画的多少、汉语拼音字母的前后顺序，也可以是其平时约定俗成的序列。 按单位就座时，若分为前排后排，一般以前排为高，以后排为低；若分为不同楼层，则楼层越高，排序便越低。

在同一楼层排座时，又有两种普遍通行的方式：一是以面对主席台为基准，自前往后进行横排（图9-16）；二是以面对主席台为基准，自左而右进行竖排（图9-17）。

7.合影厅的布置

在拍照活动中，合影场所的选择和布置是一个十分重要的环节。 它能够反映出主办方对此次活动的重视程度。 如果合影场所十分随便或是简陋，则会相应地降低会晤或会议的档次。 应该说，越是正式的合影，就越应该先期选择好场地，并进行认真的布置。 临时凑合，往往欠妥。

（1）选择好合适的场所

在场所选择方面，又分为室内和室外两种情况。 在室内照相时，要注意场地的大小和光线的明暗等问题。 在室外照相时，则要重点考虑天气和位次等问题。 特别要注意的是，若是大风天、阴天或是十分寒冷、炎热的天气，不宜在室外进行拍照。 如果因为拿不准天气的情况而事先不好做决定时，最佳方法是提前做好两手准备，到时再根据现场情况临时决定，以防手忙脚乱。

（2）考虑到背景的布置

比如是否要挂横幅、横幅上如何书写、横幅讲究与否都是事先就应该安排好的问题。同时，如果合影人数较多，还要考虑来宾在拍照时所用座椅的摆放问题。 在必要的时候，也可以去租借专门用于合影的背景站架。

（3）合影排位

在安排合影的具体排位问题时，关键是要知道内外有别，注意以下几点：

①了解国内合影的排位习惯。 国内合影时的排位，一般讲究“居前为上”“居中为上”和“以左为上”。 具体来看，它又有“人数为单”（图9-18）与“人数为双”（图9-19）的分别。 在合影时，国内的习惯做法通常是主方人员居右，客方人员居左，即“以左为尊”。

②坚持涉外合影的排位惯例。 在涉外场合合影时，应遵守国际惯例，讲究“以右为尊”，即宜令主人居中，主宾居右，其他双方人员分主左宾右依次排开。 简而言之，就是讲究“以右为上”（图9-20）。

三、引导礼仪

礼仪人员走在与会者的左前方1米左右，按正确的手势要求示路，面带微笑，同时伴随有礼貌用语，如“请往这边走”“小心路滑”“您请进”“您请坐”等。

四、会间服务

会间服务项目包括为与会者添水、更换烟灰缸、发放会议资料、传递材料等方面。

（一）会议发言人的礼仪

会议发言有正式发言和自由发言两种，前者一般是领导报告，后者一般是讨论发言。正式发言者，应衣冠整齐，走上主席台应步态自然，刚劲有力，体现一种成竹在胸、自信自强的风度与气质。 发言时应口齿清晰，讲究逻辑，简明扼要。 如果是书面发言，要时常抬头扫视一下会场，不能低头读稿。 旁若无人。 发言完毕，应对听众的倾听表示谢意。

自由发言则较随意，应要注意，发言应讲究顺序和秩序，不能争抢发言；发言应简短，观点应明确；与他人有分歧，应以理服人，态度平和，听从主持人的指挥，不能只顾自己。 如果有会议参加者对发言人提问，应礼貌作答，对不能回答的问题，应机智而礼貌地说明理由，对提问人的批评和意见应认真听取，即使提问者的批评是错误的，也不应失态。

（二）会议参加者礼仪

会议参加者应衣着整洁，仪表大方，准时入场，进出有序，依会议安排落座，开会时应认真听讲，不要私下小声说话或交头接耳，发言人发言结束时，应鼓掌致意，中途退场应轻手轻脚，不影响他人。

座位：应勇于坐前排，入场时应该进出有序，根据会议安排落座。

失礼：私下小声说话或交头接耳、擅自离席、吹口哨、鼓倒掌、喧哗起哄、带食物进入会场、打断正在发言的人讲话、公文包、手提包放在桌上

（三）各种会议的主持人礼仪

（1）主持人应衣着整洁，大方庄重，精神饱满，切忌不修边幅，邋里邋遢。

（2）走上主席台应步伐稳健有力，行走的速度因会议的性质而定。

（3）入席后，站立主持时，应双腿并拢，腰背挺直。 持稿时，右手持稿的底中部，左手五指并拢自然下垂。 双手持稿时，应与胸齐高。 坐姿主持时，应身体挺直，双臂前伸。 两手轻按于桌沿，主持过程中，切忌出现搔头、揉眼、拦腿等不雅动作。

（4）言谈应口齿清楚，思维敏捷，简明扼要。

（5）根据会议性质调节会议气氛，或庄重，或幽默，或沉稳，或活泼。

（6）对会场上的熟人不能打招呼，更不能寒暄闲谈，会议开始前，或会议休息时间可点头、微笑致意。

拓展提高

禁用的手势

不卫生的手势：在他人面前搔头皮、抠鼻孔和耳朵等。

不稳重的手势：在公共场合，双手不合时宜地乱动、乱摸或咬指尖、抬胳膊、手插裤兜。

失敬于人的手势：掌心向下或用手指点他人，向对方摆手或双臂抱起等。

思考练习

实训活动

1.假定举行一次以“节能”为主题的班会，将请相关专家来演讲，应如何筹备本次会议？

2.在班级中举办一个产品推介会，假设你是某家企业的展台展示人员，请你根据展示产品的礼仪要求进行产品的展示和说明。