设计邮件形式,令客户印象深刻

设计邮件形式,令客户印象深刻

一封好的邮件不仅要有吸引人的标题,还要注重邮件的整体形式。邮件作为信息的载体,其作用是将外贸员想要表达的内容传达给客户,因此,邮件写得清晰、美观就尤为重要。

对于外贸人来说,一封好的邮件不必像写文章一样辞藻华丽,但应有清晰的结构、精简的内容,这样客户在打开邮件后才会有继续读下去的欲望,不会因为没有耐心而关掉邮件页面。

一般来说,一封好的邮件,在形式上都能做到格式美观、内容精简和重点突出三点。

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1.格式美观

我们都知道在与人交往时,要给对方留下一个良好的第一印象,而着装整洁、打扮得体等就会成为我们的加分项。其实,邮件也一样,客户在打开邮件的那一刻,首先注意到的并不是某一句话或者某个单词,而是邮件的整体格式与布局。因此,外贸员在写邮件的正文时首先应该注意邮件的格式要美观,布局要合理。

有些外贸员觉得只要内容有价值,格式无关紧要,其实不然。举一个简单的例子,有两篇作文,文笔都很不错,创意也都很新颖,区别就是,一篇作文写得很工整,句与句之间、段落之间都能一目了然,而另一篇作文则字迹潦草,通篇一个段落下来,偶尔还有写错涂抹的部分。那么毫无疑问,第一篇作文会胜出。

同样地,外贸员在联系客户时,客户手中并非只有你一家供应商,他们也会进行多番比较。所以,外贸员应该尽自己的努力将能拿到的分都拿到,为自己争取入围的机会。

那么,什么样的格式才算得上是美观的呢?其实,要做到美观并不难,虽然美观只是一个主观感受,但只要我们能让客户看得清晰、看得舒服就可以了。因此,在写邮件时,外贸员要注意以下几点。

(1)字体。在初次给客户发邮件时,外贸员可以选择用看起来比较舒服的字体,但当收到客户的邮件后,外贸员就可以改用客户所使用的字体,这样客户看起来会觉得很习惯、很舒服。

(2)字号。在设置字号时切忌字号太小,以免客户看不清。字号设置与字体设置一样,外贸员可以根据客户的习惯来调整。

(3)空行。当邮件中的内容较多时,有空行读起来会更方便、更顺利,不会出现串行的情况。而且,空行也会给邮件增添一份美感。

外贸员应在编辑完一封邮件后,习惯性地将这些都设置好。

2.内容精简

很多外贸员在写邮件时都会尽可能多地将公司信息、产品信息介绍出来,看起来多而全,但是没有重点,客户往往看了很多,还是找不到要点,找不出这款产品的价值。

其实,很多客户想看的只是一个结果,因此,外贸员只需要将重要的信息写出来,让客户一目了然就可以了。比如一封报价的邮件,外贸员只需要将产品的属性、价格、包装、最小起订量、付款方式、交货期等信息按照一定的格式写出来就可以了。例如:

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3.重点突出

在精简了内容后,邮件看起来也会比较整齐。但是有些产品的工艺、流程等比较复杂,当客户比较看重这些时,外贸员就无法再省略,但在写邮件时还应能让客户捕捉到关键点。此时,外贸员就可以通过一些细节方面的调整来设置,比如,将关键词句换一种字体或者加粗、描红显示等,给客户一个良好的阅读体验。

总之,邮件的形式要看起来美观、清晰,给客户一个良好的视觉体验,让客户阅读起来顺畅无障碍,并保证内容精简、重点突出,帮助客户标记出重点,让客户因为一封邮件而对你刮目相看。

外贸新认识

不论是给客户发邮件介绍产品的信息,还是与客户讨价还价,抑或是解决客户的疑惑,这都需要外贸员具备一定的专业素质,对自己所要推销的产品有深入的认识。因此,外贸员既要掌握写邮件的技巧,又要逐步提升自己的专业能力。