1.2.4 代码及其作用
代码是用预先规定的方法来代替信息对象正式名称的编号或字母。代码是一种特殊的信息，它用符号的方式密集地反映大量的信息特征，可以说是集约化的信息。例如，表示每一位职工的职工号就是一种代码，这个代码可以代替职工的正式姓名在有关管理信息处理中的使用。身份证号码也是一个代码，虽然代码只有18位，但它密集地反映了持证者所在省区市和出生年月日、性别等信息，可供国家有关部门使用。
在管理活动中，存在着大量的信息，而它们的表示形式却是各式各样的，这不仅使管理工作复杂化，而且不能适应计算机处理的要求。计算机的信息处理与一般的信息收集和处理有一个不同之处在于，计算机处理需将信息变为机器能识别的符号，如果同样的事物有了许许多多的名称，计算机就不能像人工一样自然而然地将其做同类处理。例如，“浙江省杭州市人民政府”可以同时有“杭州市人民政府”“杭州市政府”“市人民政府”“杭州市府”“人民政府”“市政府”“市府”等称呼，那么，在特定的场合，人们是可以理解上述称呼其实是指同一个事物，而计算机却无法直接理解，要使得计算机能够理解，必须同时告诉计算机上述的称呼是等价的，而这样显然就要增加许多的计算机存储空间和处理时间。因此，无论是在手工情况下，还是在计算机情况下，代码对于信息处理的作用都是极其重要的，概括起来，代码的作用有以下几个方面：
(1)使客观上存在的各式各样信息对象的名称都变为统一的数码，使得信息表达标准、简洁，方便书写，便于相互之间的业务交流和信息共享；
(2)能够以符号的方式密集地反映大量的信息特征，供处理时使用；
(3)便于计算机识别和处理，计算机将代码作为一组数据进行处理，可以简化程序设计，加快数据输入，减少出错率；
(4)节约存储单元，提高运算速度，节省计算费用；
(5)利于信息保密。
代码的种类很多，分类方法也各有不同，如果按代码的组成结构分，主要有以下几种：
(1)顺序码。对信息对象从头开始按自然数顺序进行连续编码。如我国各大城市名称，可用顺序码进行编码如下：
这种代码的优点是简单明了，短小精悍，代码唯一，易于处理。缺点是灵活性差，一旦编好码后，没有弹性，新加的单元只能加在最后，去除的单元变成空码；这种码缺乏分类组织，码本身无含义，不能反映信息特性，不易进行分类处理。一般用在对象个数固定或不需要经常进行插入和删除的情况下。
(2)分组码。代码的每一组(几位可根据需要决定)都含有若干字符，表示一定的含义，代码中的层次和类目的等级是一致的，从左到右，代码的第一组表示第一级类目，第二组表示第二级类目，等等。如表示省、地区、单位及有关属性的代码，可写成如下形式：
分组码的优点是信息对象分类基准明确，各组具有特定的分类意义，反映了类目的逻辑关系，容易记忆，追加、插入和删除都比较方便；缺点是占用位数较多。财务会计处理中多用这类分组码。
(3)助记码。把信息对象名或缩写符号作为代码的一部分，如：
助记码的优点是直观明了，缺点是处理不便。
(4)字母码。不用数字而全用字母组成代码，通常采用缩写字母，如：
字母码的优点是容易理解和记忆，缺点是应用有局限性。
(5)区间码。对信息对象分区间进行编码。以下是物资代码系统的一个区间：
区间码的优点是位数不多，缺点是处理不便。
在实际应用中，往往是把上述几种类型的代码编制方法相结合而使用。在对各种类型的代码进行分析之后，我们可以得出结论：代码的结构是由码元依序组成的。所谓码元，是指代码中具有独立意义的最小单位，通常由数字或字母组成。码元和代码一样，也有其所反映的信息对象及其具体的代码值，并且还具有长度位数。如各省的代码通常被用作码元，它的信息对象就是各省、自治区和直辖市，长度为2，北京为01，浙江为33……若干个码元按照某一代码规则依序组合，即组成某一信息对象的代码。例如，上面所举的分组码例子中，分别由省、市和单位序号等4个码元组成了一个具体企事业单位的代码。身份证上的号码也一样，是由8位码元组成的，如图1-2所示。
图1-2 居民身份证代码的码元规则
代码设计的好坏，直接影响业务处理的质量、实用性与生命力。尤其是在计算机信息处理系统中，一个代码的小修改，将会引起多个文件，甚至整个程序的修改。而代码系统的大修改则可能会引起信息系统有关数据库的重新设计和建立。故代码设计一定要做全面的考虑和仔细的推敲，力争优化。在代码的设计和优化过程中，一般应遵循以下几项原则：
(1)唯一性。每个代码唯一表示一个信息对象的名称。
(2)扩展性。代码结构必须能够适应信息对象集合不断扩大的需要，留有足够的位置，当扩充和更新新的信息对象时，不致引起整个代码系统的重新设计。
(3)合理性。代码编制必须合理，要与信息分类体系相适应，既要使人工使用时易于识别和记忆，又要使计算机处理时易于识别和分类处理。
(4)简单性。在不影响代码系统的容量和扩充性的情况下，代码应尽量简单，码长尽量短一点，使之易记易用，方便输入，提高效率，减少输入操作中的错误。
(5)标准化。代码设计一定要向标准化靠拢，以减少今后系统更新和维护的工作量，方便信息的交换和共享。国家主管部门有标准的，一定不要另搞一套，如财务管理中的会计总账科目代码已有财政部统一的规定，应该直接采用统一的规定代码。国家与主管部门没有统一规定的，也应该按本企业标准化的要求进行设计。
(6)适用性。尽可能反映信息对象的特点，便于使用者了解和掌握，在使用时便于填写、检索，提高运行效率。
(7)规范性。代码格式、类型、组成规则要统一，代码内在逻辑性好，表意直观，便于信息处理。例如，有16000名职工，职工工号应有5位十进制数，当然可以将工号设计成顺序码，但如果我们为每个车间分配一个2位的车间号，而一个车间中给职工999个顺序编号(001～999)，那么就可以使工号的前2位与车间代码一致，如某职工工号为32147，则表示是32号车间的第147位职工，这样的代码很容易记，通常需要记的只是后3位，因为前2位车间号一般是记得很熟的。
(8)兼容性。在实际的工作中，有时往往需要使用既有的名称代码，或为了和其他组织、系统连接，要考虑使用其他组织或异构系统的代码和通用符号，这样就必须考虑代码的兼容性。比如，设计一个车间代码，最好是不改变车间的现行顺序或代码，一车间就设计成01，二车间就设计成02；设计一个成品代码，如果成品是按尺寸区分的，最好将尺寸也包含在成品代码中，这样就比较自然、易记。又如，某化工公司的信息系统中，由于其上级单位省石化协会要求该公司按石化协会给定的产品代码上报一部分产品，因此化工公司的产品代码体系应该能够兼容石化协会的代码，即要保证在不影响化工公司信息处理的前提下，系统能够运行石化协会的代码。
代码的设计应该和业务处理的需要相适应，是为业务处理工作服务的。代码设计的结果应形成代码文本，作为业务设计和业务处理的依据。
代码设计工作，可按以下步骤进行：
(1)明确代码目的。
(2)决定代码的信息对象，对所要处理的全部信息逐个地进行研究分析，决定哪些信息对象需要代码化。
(3)分析代码对象的特性，包括代码的使用范围和期限、使用频率、变更周期、追加删除情况、输出要求等。
(4)决定代码的组成规则，确定代码结构和码长，保证代码所含信息量丰富密集、表意直观、简单明了，并有足够的扩充余地，能够充分满足业务处理要求。
(5)如果代码规则中采用了码元，则应先对码元逐个进行代码编制，列出码元中的信息对象名称和代码值一览表。
(6)对代码的信息对象逐个进行编制，列出对象名称和代码值一览表。
(7)汇总代码一览表及其码元一览表，写明代码组成规则，形成代码文本，规定代码管理制度，便于代码的维护和使用。