1.2.7 表格的再认识
在我们的各类数字资源中，通常有文件、表格和图像三种。当人们在协同工作中，需要就一些情况上传下达、互通信息的时候，通常用文件的形式作为信息载体，这种信息载体通行于各机关、团体、企事业单位中，如命令、指示、决定、通知、请示、报告等，它的使用范围较为广泛。当反映的信息量比较大，难以用文件逐项表达清楚，并且信息相互之间具有明显的结构性和条理性时，则用表格作为信息载体，这种信息载体通常通行于一些政府综合管理部门、行业主管部门及企事业单位中，而在一些党派团体中较为少见，如各类统计报表、财务报表、票据、凭证、账册等。当对信息的表示需要形象化的时候，通常采用图形、图像的方式作为信息载体，以达到较好的宣传效果，这种信息载体通常通行于单位内部，或为了宣传的需要而通行其他有关部门，比如工程项目进度曲线图、不同时期不同群体相关数据的对比图、各种成分分析的圆饼图，等等。
我们前面已经说过，管理活动中的文件、表格和图像这三种信息载体，表格是结构化程度最高的，有利于计算机进行各种信息处理，而其他两种信息载体的计算机处理则要受到很大的制约。比如对于文件和图像来说，要进行数据的汇总统计是十分困难的，远没有表格那样容易地进行数据的汇总统计。因此，对于一些需要遵照进行信息处理的政策性、法规性文件或图形曲线，人们往往要通过各种预处理，将其转化为表格来进行处理。当然，有时人们也需要将表格转化为其他形式的信息载体。
在文件、表格和图像三种信息载体的相互转化中，常见的是文件与表格之间、图像与表格之间的相互转化。在转化过程中，表格是中心一环，凡是需要进行信息处理的，一般来说，都须转化为表格，经过处理后，再按管理的需要转化为其他形式的信息载体。下面有关养老保险计算的文件就属于文件转化为表格的例子：
…………
缴费年限是指职工实际缴纳基本养老保险费的年限。职工在2002年4月我市实行个人缴费前的连续工龄可视作缴费年限。“视作缴费年限”须经过省、市劳动部门批准才有效。
…………
基础养老金的计算：职工退休时上一年“全省社会平均工资”乘以“比例”。“比例”的确定：缴费满10年不满15年的按15%，满15年不满20年的按20%，满20年以上的按25%，；退职人员按15%。
…………
在文件中，对于基础养老金计算中“比例”的确定，有着详细的规定。如果我们要根据该比例进行每位离退休职工基础养老金的计算，那么就有必要将“比例”的确定以表格的形式表达出来，经过整理后的《基础养老金“比例”确定表》如表1-2所示。在转化中，我们增加了文件中隐含的缺省信息，即当缴费年限不满10年时，比例应确定为0，使得计算时所采用的数据更加全面和准确。
表1-2 基础养老金“比例”确定表
图形、图像也可以转化为表格，例如某机电集团的入党积极分子人数曲线(图1-6)就可以转化为一张表格，将曲线上某一年度的人数值依次列出，即可转化为《某机电集团入党积极分子历年人数表》(表1-3)。
图1-6 某机电集团的入党积极分子人数曲线
表1-3 某机电集团入党积极分子历年人数表
此外，也有将表格转化为文件或图形的情况，例如每到年末、月末，各种统计分析报告、财务分析报告就是根据统计报表和财务报表分别转化而来的；企业中各月产值增长趋势图就是根据每月的产值统计报表描绘出来的，类似的例子不胜枚举。
从上面可以看出，表格是最重要、使用最广泛的信息载体之一，是绝大多数信息处理的核心对象，任何其他信息载体都可以根据需要转化为表格进行信息处理。所以，表格在实际应用中已被广大从事信息加工处理的业务员所熟识和利用，同时表格也由于结构化程度高的特点而被作为计算机信息处理的基本对象。
我们以图1-3的规整型表格为例，逐项解剖表格的各个基本要素。
第一，表格都必须有题目，题目一般是用大一号的字体居中印刷或打印的，通常题目只有一行，但有时题目也会出现两行甚至三行，我们分别称其为眉题、正标题和副题。例如，以下案例就用了三行作为表的题目。
某市某公司
2015年3月财务指标
汇总报表
第二，表格可能含有表肩，也可能不含有表肩，在含有表肩的情况下，又分为左表肩、中表肩和右表肩。左、中、右表肩分别以左、中、右的次序排列在表的题目下方，每一块表肩又可以分为若干层。这些表肩通常是用来标明表的填写单位、表的报告期以及表格的统一代号等信息的。例如，某能源统计报表的表肩形式如下所示：
第三，表格也可能含有注释。在含有注释的情况下，又分为左注释、底注释和右注释。左、右注释分别排列在表的两旁，比较少见。而底注释则排列在表的下方。注释通常是用较长的一段文字对表格中的信息做进一步的附加说明。例如，某党员发展对象统计表的注释如下所示：
第四，表格可能含有表尾。表尾通常是用来表示与表格制作责任有关的一些信息，如“单位负责人签名”“制表部门”“制表人签名”“统计负责人签名”“报出日期”等。这些表尾的信息通常在表格的底部等距离一字排开。例如，某能源统计报表的表尾如下所示：
单位负责人： 统计负责人： 填表人： 电话： 报出日期： 年 月 日
第五，表格的主体部分必须含有表栏。表栏是表格的栏目名称，有时表格的栏目会出现层次，呈倒树形结构，上一层次的栏目可以统领下一层次栏目的有关内容。栏目的名称一般要居中打印，打印不下时，要做折行处理并居中打印，保持美观。
表栏的下方有时还可能会出现栏次。栏次是用来标明相应表栏的记号，通常用天干或数字的方式来表示，比如“甲”“乙”“丙”“丁”……“1”“2”“3”“4”……，也可能会用其他方式表示，如“4≤1+2+3”，等等。
某能源统计表的表栏及栏次(局部)如下所示：
第六，表格有大小尺寸。大小尺寸通常可以用宽度和高度两个参数来表示，通用的尺寸计量单位可以用厘米，有时也可以用字符数和行数来表示。比如，某能源统计表的宽度为33厘米，而高度为21行。请注意这种尺寸和纸张尺寸是不一样的两个概念，有时需要在一张大纸上分次打印若干个小表。
第七，表格一般都是由若干行和若干列组成，因此一张表格含有许多的格子，每一个格子都是用来存放文字和数据信息的。那么显然，表格中文字与数据信息的位置是以行和列来确定的，行和列是作为两个极其重要的表变量在表格处理中存在的。表格信息处理的每一步工作都离不开对表格中行和列的定位，比如，第1行等于第2行加第14行再加第21行，第12列等于第4列一直加到第11列，有时我们还可能用其他一种方法来对行与列进行定位。比如，“全公司合计”这一行等于“国有合计”这一行加上“民营合计”这一行再加上“其他三资”这一行，“实发合计”这一列等于“应发合计”减去“扣发合计”这一列，等等。
第八，表格行与行之间存在行间隔和行间距。行间隔是指表格隔几行打印一条横表格线，当然也可能只打印竖表格线而不打印横表格线。行间距是指表格的行与行之间的距离，距离小，则表格看上去排得紧凑些，而距离大则表格看上去排得疏松些。
第九，表格两端存在开口还是封口两种情况，在开口情况下，表格的两端没有竖表格线，而在封口的情况下，表格的两端是有竖表格线的。
作为规整型表格，我们暂时列出以上一些基本要素，其他要素以及非规整型表格的一些要素将在后面的有关章节中结合项目逐步加以介绍。但可以指出，通过以上的剖析和再认识，我们对表格必然有了进一步的了解，这对帮助业务员充分认识表格格式的内在规律有着十分重要的意义。同时，对于从事信息系统低代码开发的程序员来说，认真研究和认识表格的内在规律，对于系统的通用化和延长软件生命周期是十分有益的。