网络环境下政府信息资源共享运行机制的实现
网络信息空间的内在功能与共享政府信息资源在网络信息空间中的分布规律，为研究网络环境下政府信息资源共享运行机制提供了非常有益的启示。网络环境下政府信息资源共享运行机制是以计算机网络技术为主导，主要依托计算机网络的力量来合理配置信息资源，从而促进信息资源共享的一种规定性方式。根据网络信息空间的构建及其政府信息资源的空间分布情况，网络环境下政府信息资源共享运行机制可以通过以下三个层次来实现：一是微观层次，主要面向政府机关内部各具体机构之间的电子文档一体化管理；二是中观层次，主要面向政府内部不同专业系统或同一行政区域中的政府机关之间的政府信息资源计算机一体化管理；三是宏观层次，主要面向政府内部不同组织系统（或说所有政府部门）之间的信息资源一体化管理。
三种形式规模由小到大，逐渐展开，形成一个完整的政府信息资源共享体系。
（一）面向政府部门内部的电子文档一体化管理
政府部门内部的电子文档一体化管理，是档案学理论界关于“全程管理与前端控制思想的协调统一”，实现了“对人、事、文件、档案、会议等等的自动化全程管理”。当前世界各国的电子政务系统建设中大多采用以元数据管理为核心的政府信息资源建设方案。所谓元数据，是“关于数据的数据”。它以结构化的规范语言如实地记录电子文档的内容、背景和结构及其变化情况，记录了对数据进行采集、加工、存储和维护的管理过程，是管理维护和控制电子文档的有力工具。“以元数据管理为核心”就是指自上而下地贯穿于各级行政部门，从元数据管理的角度，为政府行政管理和信息资源的整合提供技术基础。国际档案界将电子文件的生命运动周期分为设计、形成和维护三个基本阶段，在文件运动的设计阶段，加入元数据概念，作为文件整个运动过程中形成前的概念状态，在文件形成前便对电子文档管理系统的设计阶段进行统一控制，将电子文档全程管理的所有要求尽可能设计在系统之中，将某些分散在各业务环节的、带有一定重复性的作业提前实施。
电子文档是政府组织和个人在公务活动中基于一定的技术环境下产生的，主要包括两种形式，一种是在日常管理活动中随机形成的文件，没有统一格式，信息内容各异；另一种则为经常性电子文件，受政治、文化等条件的制约，其形式和内容均受到一定程度的限定，例如部分的文书材料、人事文件材料等，它们的格式有着特定的要求和规范。两类文档的产生与管理可以通过在电子文档一体化管理系统内设置的模板转换功能实现，即政府信息资源以报表、Excel、word文档的形式实现在Office办公组件下的数据导出。政府机关内部的电子文档一体化管理，在设置形式上一般是组建机关内部局域网，将机关各科室连接起来，机关内核心部门如办公室（厅），作为该局域网的中心节点，或建立专门的信息中心，负责控制机关总的政府信息资源库，并协调总库与各科室数据库间的关系。一般来说，政府机关内部的电子文档一体化管理是以政府部门办公自动化系统为基础的，而“政府部门办公自动化系统应以公文处理和机关事务管理（尤其以领导办公）为核心，同时提供信息通信与服务等重要功能”。
具体来说，政府机关内部的电子文档一体化管理这种微观层次的运行机制主要包括四个方面的突出内容：
（1）公文自动处理与跟踪管理，包括公文的收发、起草、传阅、批办、签批、催办、会签、下发、归档、查询、统计等，都能进行自动处理与跟踪管理。
（2）部门事务系统安排与全程管理，主要包括业务处理、会议管理和领导日程安排等，都能在网络环境下实现。
（3）文档格式规范统一与随机交换，把电子邮件、文本著作件、万维网页面等这些半结构化或非结构化的电子文档转化为标准的、便于在机构内部顺利浏览、传递、收集的结构化文件。
（4）文档自动分类与系统归档，将文件类目号与形成文件的岗位职能对应，文件在接受处理、传输、转载或迁移时自动进入既定的类目系统，与具体的类目号相对应并自动归档。
在政府机关内部电子文档一体化管理系统中，办公业务与电子文档管理有机结合，可实现电子化和网络化办公，电子文档的所有运转过程均可在网上系统中自动完成。也就是说，文件从一产生起，就由系统自动对其进行分类、管理直至归档等，不存在丢失、遗漏等问题，可真正实现“无缝交接”，保持电子文档之间完整的、清晰的相互关系，而且通过政府部门内部办公信息网络可实现政府信息资源在政府部门内部局域网上的共享。(https://www.daowen.com)
政府机关内部电子公文交换系统就是实际应用的一种微观层次的形式。比如佛山市电子公文交换系统，它通过建立标准统一的电子公文格式，在接入专网的全市各级党政部门之间实现安全可靠的电子公文的接收、发送和查询等办文流程，目前通过该系统收发电子公文的市直党政机关、事业单位、社会群体、民主党派等单位共109家，已与各区的交换中心或办公自动化系统进行了对接，有400多家单位可顺利通过交换系统收发电子公文。显然，佛山电子公文交换系统的建立，实现了跨部门、跨应用的信息交换，加快了党政部门之间公文流转的速度，提高了行政效率。
（二）面向政府内部不同专业系统的信息资源计算机一体化管理
中观层次，即面向政府内部不同专业系统（或同一行政区域中的政府机关）之间的信息资源计算机一体化管理，在设置形式上可组建办公业务资源专网。它是指各政府机构之间，包括从垂直层面上讲的各级政府机构之间和从水平层面上讲的同级政府之间，将它们的政府信息资源错综交织、相互联网，组成一个政府系统办公业务资源专网。中央政府与地方政府之间、上下级政府之间、同级政府之间电子政务在同一平台上运行；这是“一种多级、分层、集水平与垂直、横向与纵向的复合型联系于一体的结构”。在这种共享形式中，运转的信息资源既有对电子政务活动中数字信息资源的统一管理，又有对纸质图书、情报、档案数字化的计算机一体化管理，已由政府机关办公业务环境向外延伸至与此相关的各类信息环境。其功能应该包括：各政府间的公文信息审核和传递；各政府间专项业务网上办理；各政府间的多媒体信息应用平台，如视频会议、多媒体数据交换等。在这种形式中，信息资源之间的链接关系可形成一种完整的、有条理的、相互联系的知识体系结构，从而构成一个“强大而灵活的分布式搜索”。
中观层次的运行机制主要包括五个方面的内容：（1）各级政府分别设立网络信息中心（或信息汇接中心），统一组织、协调电子政务系统和各级业务应用于系统的规划、建设，以及技术标准的管理等。（2）同一行政区域或同级政府及其各职能部门之间建立横向连接的网络体系，实现部门之间的信息资源共享。（3）不同区域或不同级的政府及其各职能部门按专业系统建立省市区县相连接的纵向网络体系，形成整体服务优势，也就是医疗、农业、交通、审计、土地、人防等部门都建立起各自的纵向网络体系。各下级政府在完成各自“内网”建设的基础上，实现与上级政府网络间的连接，各级政府间要求实现数据的统一性，相互之间的数据要既独立又能相互连接。（4）政府专网在物理上与国际互联网完全隔离，各级政府成立政府系统政务信息化建设网络技术咨询组，负责政务信息化建设的前瞻性研究、规划方案的拟订，安全保密方案的制订及日常的业务指导工作。强化系统建设中协议，标准的统一性，达到互联互通，资源共享。
面向政府内部不同专业系统的信息资源计算机一体化管理，在实际应用中开始受到有关领域的关注。以中国铁路信息网为例，铁路的组织结构分为铁道部、铁路局、铁路分局及其基层站段4级，相应的业务部门如电务、工务、客票等也基本据此设为4级。在这个组织体系中，每层产生的信息数量是不同的，基层站段产生的信息最多，分局次之，路局再次，铁道部最少。中国铁路信息的分布及流向呈树形分布，其信息资源共享相应地表现出两个方向，一是纵向广域信息共享，主要指铁道部、路局、分局、基层站段这一垂直行政体系范围内的信息共享，比如运输调度系统信息共享需求纵向分布。
二是横向广域信息共享，主要指各铁路局（分局），尤其是相邻铁路局（分局）之间的通过分界口的各种客货流信息。可见，中国铁路部门通过建立面向铁路系统的办公业务资源专网，通过网络技术实现了铁路部门的互联互通，政府信息资源在上至铁道部、下至不同区域中的路局、分局、站段的整个铁路系统内实现了有效共享，发挥了重要作用。
（三）面向政府内部不同组织系统之间的政府公共信息一体化管理
宏观层次，即面向政府内部不同组织系统（包括不同行政区域、不同行政级别的组织系统，即所有政府部门）之间的政府公共信息一体化管理。在设置形式上一般可组建政府公共信息网，简称为政府公共网，是指政府通过互联网实现不同行政区域、不同行政级别的组织系统之间的信息沟通与交流，实现公共服务事项的网上办理。毋庸置疑，政府公共网借助现代信息技术可在所有政府部门之间建立起直接的双向互动的信息交流关系（其中也包括建立一些渠道与广大公众直接互动）。系统演化的终极动因就在于相互作用。正如美国社会学家巴克莱所说：“系统的结构和过程不能分割，如果构成系统的互动过程停止了，系统本身也将消失或改变。”因此，政府部门之间、政府与公众之间的互动更加积极，是政府信息资源信息共享运行机制中宏观层次的一个突出表现。在这种形式中，信息技术的应用将服务时间扩展到24小时，提升了政府部门在全国范围内特别是在边远地区的公共服务水平。在这种新的“政府—政府—公民”互动方式中，政府公共信息网打破了信息的垄断，于相互作用。正如美国社会学家巴克莱所说：“系统的结构和过程不能分割，如果构成系统的互动过程停止了，系统本身也将消失或改变。”因此，政府部门之间、政府与公众之间的互动更加积极，是政府信息资源信息共享运行机制中宏观层次的一个突出表现。在这种形式中，信息技术的应用将服务时间扩展到24小时，提升了政府部门在全国范围内特别是在边远地区的公共服务水平。在这种新的“政府—政府—公民”互动方式中，政府公共信息网打破了信息的垄断，共享主体与人工智能之间的交往更加自由和平等。“除了涉及国防、外交等国家机密与个人隐私外，政府应毫无保留地提供信息资源共享，并且认真听取来自各方面的意见。”
根据有关研究成果，政府公共信息网的功能应当包括：通过政府网站信息可在各个政府部门之间进行快捷流动；在线收集和统计各类信访、建议、反馈以及数据信息；展示各类项目申报、申请信息；提供相关文件、法规的查询；各类公共服务性业务的信息发布和实施，如工商管理、税务管理、保险管理、城建管理；在线解决有关公共服务问题等。根据政府信息化建设的国际经验，世界主要发达国家主要是从以下四个方面来加强政府公共信息网建设的：（1）推动国家信息基础结构的发展，将所有的政府部门联结起来，同时开辟渠道与企业、社会组织和公民联结在一起；（2）以互联网为基础，建构政府信息服务骨干网络GSN，在骨干网络上提供电子窗口、电子目录、电子邮寄、电子新闻等基本服务；（3）建设政府机关内部的局域网应用环境，提供各级政府人员电子目录、电子新闻、电子信箱的基本情况；（4）建设和发展电子化政府的系统平台，作为政府部门协调提供信息并共享信息的主要窗口。此外，还应发展一站式的政府信息服务。
借鉴国际经验，结合国内实际情况，政府公共信息网的运行机制应包括以下内容：（1）从中央各政府职能部门到各级政府分别设立基于Internet的分级管理的政府信息网络中心，各个政府系统建立基于Intranet的政府信息网络分中心；（2）在系统顶端设立基于Intranet、Internet的政府公共信息共享服务平台，通过骨干网络通信通道与各级政府信息网络中心相连，实现覆盖全国范围的各级政府系统之间及至内部机构之间以及与社会公众之间的集成共享；（3）政府公共信息共享服务平台具体包括统一的政府公共信息共享中心服务器系统、各个中心的数据字典和“业务应用信息系统”等组件，其中政府公共信息共享中心服务器系统是整个共享模型的中枢系统，由共享信息数据库、信息共享接口模块与数据管理和维护模块等构成；（4）各个政府系统信息网络分中心在自己的共享平台上进行数据和信息的集成，各级政府信息网络中心在政府公共信息共享中心服务器系统上进一步集成，中心服务器系统通过WEB服务器与Internet相连。
显然，面向政府内部不同组织系统之间的政府公共信息网具有强大的信息共享与信息服务功能，并因此开始受到国内外政府部门的重视。进入21世纪后，世界各国都十分重视政府信息资源在更加宏观的层次上实现共享，比如“数字欧洲”“美国在线”“德国在线”“数字京都”等。我国政府近年来也开始重视“数字化城市”“数字化社区”等建设，上海、深圳、广州等沿海城市纷纷提出建设数字化计划，海南提出创建“数字智能岛”计划，北京提出了“数字化北京”计划。这些计划都是以地理信息系统和空间数据网络为基础，对广泛的信息资源进行统一组织和有效管理，并在城市规划、运营、监控、管理等领域广泛应用，建立起服务于城市规划、建设与管理、人口、资源、环境与经济社会可持续发展的信息基础设施和信息系统，最终形成一个体系完整、功能健全、组织有序的城市信息体系。比如首都公用信息平台的建设，在北京电报局主节点和中央电视塔主节点的基础上，又在中关村建成高速主节点，各高态接点之间以光纤进行连接。同时，首都公用信息平台与中国电信公用计算机互联网、中国教育和科研计算机网、国家科技网、金桥网、网通、国内五大互联网以及中央部委交换网、中国经济信息网CEI、银行专网、全国有线电视网、铁道网等实现互联互通。各政府部门之间的信息共享与交流可通过服务平台一次实现，有利于提高政府工作效率。