刑事科学技术实验室的认可过程

第五节 刑事科学 技术实验室的认可过程

一、司法鉴定机构申请认可的条件

检查机构/实验室认可是CNAS对机构有能力执行特定任务的正式承认的程序。司法鉴定机构申请认可,首先必须满足CNAS认可程序规则中规定的认可条件:具有明确的法律地位,具备承担法律责任的能力;符合CNAS认可准则的要求;遵守CNAS认可规则、认可政策的有关规定,履行相关义务;按CNAS相关认可准则建立质量管理体系并至少运行6个月,至少进行过一次完整的管理评审和内部审核;在申请范围内具有相应的能力;已参加CNAS或其认可的机构组织的能力验证活动至少一次(适用时);申请方具有独立支配开展业务工作所需资源的权力;具备3个月内接受现场见证/现场评审的条件。

因此,刑事科学技术实验室申请CNAS的检查机构或/和实验室认可,首先必须满足上述条件,获得申请资格,申请才可被CNAS受理。

(一)关于法律责任

申请认可的司法鉴定机构必须能够承担法律责任,这是作为一个合法机构的基本条件。司法鉴定机构通常有两种情况,一种是机构本身就是一个独立的法人单位,能够独立承担法律责任;另一种是机构本身不是独立的法人单位,而其所在的母体组织是独立法人单位,则其母体组织的法定代表人应授权机构独立开展鉴定活动并为其承担相应的法律责任。

对于组织内部的非独立法人机构,认可准则要求“明确其组织和管理结构,以及该机构与其他相关机构的关系”。认可准则将该类机构与其母体组织关系的界定视为该机构能否保证独立地开展业务活动,即机构能否确保结果公正性的基础。因此,刑事科学技术实验室所在的母体组织尚从事鉴定以外的活动的,应确保这些活动不影响鉴定活动的公正性和独立性,并有政策和措施保证鉴定人员不受来自行政的、经济的和其他方面的不良影响,确保刑事技术鉴定活动的公正性、独立性和诚实性。

刑事科学技术实验室申请认可时,若具有独立法人资格,仅需提交相关的法律证明材料,即国家行政事业单位管理部门颁发的事业单位法人证书或照复印件;对于非独立法人机构,除需提交其母体组织的法人证书复印件外,还需提交由其母体组织法人代表签署的授权实验室独立开展鉴定活动的授权书,并应承诺实验室管理层和员工不受到任何对工作质量有不良影响的,来自内、外部不正当的商业、财务和其他方面的压力和影响。通过该授权书,可体现出申请方是否具有独立支配开展业务工作所需资源的权力。

(二)关于质量管理体系要求

申请认可的司法鉴定机构首先应根据本机构鉴定专业的情况,依据CNAS-CI01:2006《检查机构能力认可准则》(等同采用ISO/IEC17020标准)和CNAS-CI02:2006《检查机构能力认可准则的应用说明》或CNAS-CL01:2005(等同采用ISO/IEC17025标准)建立质量管理体系,或建立同时满足两者要求的质量管理体系。质量管理体系应覆盖准则的所有管理要求和技术要求,同时还应遵守行业法律法规和行业主管部门的规定。

刑事科学技术实验室建立了质量管理体系后,按照体系的要求实施各项活动,即运行质量管理体系。对质量管理体系运行的要求是每个要素都应经过运行,这样认可评审时能从记录上查证体系的运行状况,进行符合性判定。申请认可条件规定的6个月是经验的时限,其核心还是在于确保体系已经经过完整运作。一般情况下,要运行准则的每个要素,6个月的周期已是很短的了。

对于进行完整的内部审核和管理评审的要求,是基于强调的目的。由于在准则规定的质量管理体系中已包括了这两项要素,因此,对全部要素都经过运行的要求中已经隐含了该要求。由于内部审核和管理评审是两项最重要的质量体系改进技术,且准则对该过程以及人员有着专门的要求,因此,刑事科学技术实验室在申请认可时,必须能证明按照要求开展了这两项活动。

(三)关于能力的初步确认

刑事科学技术实验室提出认可申请时,必然会遇到能力范围的问题。实验室应根据自身的条件和资源申报申请认可的能力范围,能力范围的项目应该依据CNAS认可领域分类表填写。

实验室主要是依据提供的材料来证明其具备相关申请项目的检验鉴定能力的。在认可申请中,要求实验室提交申请认可的项目、机构人员一览表、与申请项目相匹配的仪器设备配置表及其校准状态和周期表、参加能力验证的情况等。CNAS通过这些技术文件的描述以及质量手册、典型的鉴定报告复印件等对机构申请认可的能力进行初步评价,以判定申请认可的机构能否满足认可申请条件,是否受理申请。

在对机构能力的判断中,能力验证是一项重要的判定手段在CNAS的能力验证规则中,依据国际标准提出了机构在获得认可之前应至少参加一次能力验证活动的要求。只要有可能,刑事科学技术实验室均应参加能力验证活动,包括能力验证计划、实验室间比对和测量审核等,以证明自身的能力。

通过对上述内容的审查,可以初步判定机构的公正性和能力,可以决定是否受理实验室的认可申请。由于CNAS承诺从受理申请到进行现场评审的期限不超过3个月,因此CNAS还关注实验室能否在3个月内接受现场评审的问题。如果实验室无法在3个月内做好接受现场评审的准备,建议实验室应延期提交申请书,以确保在规定的期限内完成现场评审。

二、认可评审的一般程序

按照CNAS认可体系工作流程,认可过程分为认可申请、现场评审和批准认可三个阶段。

(一)申请

1.意向申请

申请方可通过各种方式(如去访、电话、传真以及其他电子通信方式)向CNAS秘书处表示申请认可意向。CNAS将向申请方提供最新版本的检查机构认可规则、准则和申请书等有关文件。

2.正式申请

申请方提交申请资料,并交纳评审费用。申请方应提交的资料包括《认可申请书》、申请机构法律地位的证明文件和组织机构图、机构的质量手册和程序文件、机构参加能力验证的情况、测量溯源性描述(适用时)、检查机构平面图和其他有关资料。

CNAS秘书处审查实验室正式提交的申请资料。若申请认可机构提交的资料齐全、填写清楚,予以正式受理;如机构不能在3个月内接受评审,则暂缓正式受理申请。(https://www.daowen.com)

相关专家对机构递交的申请资料进行技术性审查,以确定申请方是否满足申请认可条件,认可申请要求是否清晰,申请范围是否明确,并确信所有申请项目均在CNAS的认可能力范围内。通过技术性审查后,CNAS秘书处正式受理申请。

必要时,CNAS秘书处将安排专家初访,明确申请认可的鉴定机构是否具备在3个月内接受现场评审的条件。

(二)现场评审

现场评审包括评审准备、现场评审、评后工作。

1.评审准备

(1)审查申请资料。了解被评审机构的基本情况,包括法律地位、隶属关系、业务领域、规模大小、工作方式、人员结构等。其核心是对质量管理体系进行符合性审查,对技术能力进行初步评价。

(2)预评审(非必要步骤)。必要时,通过预评审,对被评审方的质量管理体系运行情况做初步决定。

(3)确定评审组及评审日期。根据被评审方的类型、规模和专业特点选择评审员、确定评审时间以及现场评审计划,并须得到被评审机构的确认。

(4)下达评审任务通知书。

2.现场评审

现场评审是评审组依据CNAS认可规则、认可政策、认可准则及其在相关领域的应用说明对实验室承担法律责任的能力、管理体系的充分性与适宜性以及在具体项目上的技术能力三个方面进行全面系统的评价。现场评审一般包括办公室评审和见证评审。现场评审过程包括评审组工作预备会、首次会议、现场评审与评价、评审组内部会、末次会议内容。

(1)现场办公室评审

对被评审实验室的管理层以及对鉴定质量负有责任的人员(授权签字人、部门负责人等)的问询,主要包括在以下几个方面的内容:

①调阅、检查有关记录;

②对用于鉴定活动的所有设施和设备的适宜性、维护、校准、使用和控制情况进行核查;

③对实验室的分包情况进行核查;

④对授权签字人进行考核,其内容包括具有的职责和权利;对结果的完整性和准确性负责;掌握有关鉴定项目的限制范围;熟悉有关检查标准和方法;有能力对相关结果进行评定;了解有关设备维护保养及定期校准的规定,掌握其校准状态;熟悉记录、报告及其核查程序,并根据培训和监督,对鉴定活动进行管理;了解CNAS的认可条件、获认可机构义务及认可标志使用等规定。

(2)现场见证/现场试验/测量审核

检查机构认可:每个领域和类型应至少见证一个项目;关键项目或高风险的项目必须见证。实验室认可:采用现场试验和测量审核的方式确认项目所涉及的所有参数。

检查机构认可评审时,需要对检查人员(鉴定人)实施见证评审,其内容主要包括鉴定人是否具备相应的鉴定能力;鉴定人在现场的鉴定活动是否遵循有关的程序;鉴定人是否配备必要的设施、设备,且对设施和设备的控制能否满足鉴定方法的要求;所有的观察内容在现场是否都按程序予以记录;报告的编制是否符合要求等。

(3)现场评审的结论

①质量管理体系运行的适宜性、有效性;

②授权签字人对机构技术能力负责的有效性;

③技术能力的保证与维持;

④在评审中发现的不符合项和观察项,及要求机构采取纠正措施的建议;

④其他需要说明的情况。

(4)评审组的推荐意见

①被评审机构的质量管理体系和技术能力满足CNAS认可要求,评审组同意向CNAS推荐认可;

②实验室于一定期限内(一般不超过3个月)对评审组提出的不符合项采取纠正措施,评审组长应对纠正措施的有效性进行验证,通过提供必要见证材料或现场跟踪验证合格后,向CNAS推荐认可;

③被评审机构的质量管理体系和技术能力不符合CNAS认可要求,不予推荐。

3.评后工作

现场评审结束后,评审组长需完成后续工作:对实验室纠正不符合项的情况进行跟踪见证;编制评审报告,并附有关的证明材料,提交给CNAS秘书处。

(三)批准认可

CNAS评定委员会根据认可准则以及评审组长提交的评审报告,对申请机构与认可条件进行符合性评价,做出是否授予认可的决定。对经评定合格的实验室颁发认可证书和认可决定通知书。认可证书的有效期为3年。

三、认可后的管理

CNAS对获得认可的刑事科学技术实验室应加强认可后的管理,主要包括监督评审、扩项评审和复评审。

(一)监督评审

监督评审的目的是证实已获得认可的鉴定机构在认可有效期内能够持续地符合认可要求,并保证在认可规则和认可准则修订后,及时将有关要求纳入质量管理体系。因此,凡获得CNAS认可的鉴定机构必须接受CNAS的监督。

CNAS通过定期监督评审和不定期监督评审的方式实施对已获认可的机构的监督管理。定期监督评审主要采取现场评审的方式。已获认可的鉴定机构在批准认可后的18个月内接受CNAS安排的监督评审。定期监督评审的范围可以是部分认可领域以及认可准则要求的部分内容,并考虑前一次评审的结果,适当时应对参加能力验证的情况以及认可证书和标志的使用情况进行核查。

(二)扩项评审

已认可的机构可在认可期间随时向认可委提出扩大认可范围的申请。经认可委组织文件评审和现场评审,并经评定委员会评价后决定。

(三)复评审

已认可的机构在认可有效期(3年)到期前向认可委提出复评审的申请。复评审与初次评审相同,是针对全部认可范围和全部要素的评审。根据复评审结果,决定是否将认可延续至下一个有效期。