3.4　登记账簿

（2）原始凭证的内容

不同的经济业务需要用不同的原始凭证进行反映，所以每一张原始凭证所记录的具体业务内容也就不可能完全一致，例如“领料单”记录的是原材料的发出情况，而“收料单”记录的是原材料的收入情况，两者所记录的具体业务内容显然是有区别的。但是，为了能够发挥原始凭证的应有作用，作为经济业务数据的特有载体，无论哪一种原始凭证，都要说明每一项经济业务的具体发生和完成情况，都要明确经办单位、人员以及其他相关单位的经济责任。因此，撇开各个原始凭证的具体形式和内容，就其共同点而言，各种原始凭证都应具备如下的基本内容，这些基本内容通常可以称为原始凭证的基本要素：

①原始凭证的名称，如“增值税专用发票”“限额领料单”等。通过原始凭证的名称，能基本体现该凭证所反映的经济业务类型。

②填制原始凭证的具体日期和经济业务发生的日期。应该说明的是这两个日期大多情况下是一致的，但也有不一致的时候，此时应将这两个日期在原始凭证中分别进行反映。

③填制原始凭证的单位或个人名称。

④对外原始凭证要有接受凭证的单位名称。

⑤经济业务的内容。原始凭证对经济业务内容的反映，可以通过原始凭证内专设的“内容摘要”栏进行，如“收据”“通用发票”等，也可以通过原始凭证本身来体现，如“飞机票”等。

⑥经济业务的数量、单价和金额。这是对经济活动完整地进行反映所必需的，也是会计记录所要求的。没有具体金额的书面文件（如劳务合同等）一般是不能作为会计上的原始凭证的。

⑦经办人员的签字或盖章。如果是外来的原始凭证，还需有填制单位的财务专用章或公章。

上述原始凭证所应具备的基本内容可以对照前面列举的有关原始凭证具体样式进行理解和掌握。

（3）原始凭证的填制（或取得）要求

不同的原始凭证，其填制的方法不同。自制原始凭证一般是根据经济业务的执行或完成的实际情况直接填制的，如仓库根据实际收到材料的名称和数量填制的“收料单”等，也有一部分自制原始凭证是根据有关账簿记录资料按照经济业务的要求加以归类、整理而重新编制的，如“制造费用分配表”等。外来原始凭证是由其他单位或个人填制的，其填制内容和方法与自制原始凭证基本相同，也要具备能证明经济业务完成情况和明确经济责任所需要的相关内容。

各种原始凭证所反映的基本内容是进行会计信息加工处理过程中所涉及的最基本的原始资料，所以填制或取得原始凭证这个环节的工作正确与否，是至关重要的。为了保证整个会计信息系统所产生的相关资料的真实性、正确性和及时性，必须按要求填制或取得原始凭证。由于原始凭证的具体内容、格式不同，产生的渠道也不同，因而其填制或取得的具体要求也有一定的区别，但从总体要求来看，按照《中华人民共和国会计法》和《会计基础工作规范》的规定，原始凭证的填制或取得必须符合下述几项基本要求：

①原始凭证反映的具体内容要真实可靠。填写原始凭证，必须符合真实性会计原则的要求，原始凭证上所记载的内容必须与实际发生的经济业务内容相一致，实事求是、严肃认真地进行填写，为了保证原始凭证记录真实可靠，经办业务的部门或人员都要在原始凭证上签字或盖章，对凭证的真实性和正确性负责。

②原始凭证所反映的内容要完整、项目要齐全、手续要完备。在填写原始凭证时，对于其基本内容和补充资料都要按照规定的格式、内容逐项填写齐全，不得漏填或省略不填。特别是有关签字盖章部分，自制的原始凭证必须有经办部门负责人或指定人员的签字或盖章。从外单位或个人取得的原始凭证，必须有填制单位公章或个人签字盖章，对外开出的原始凭证必须加盖本单位公章。所谓的“公章”，应是具有法律效力和规定用途、能够证明单位身份和性质的印鉴，如业务公章、财务专用章、发票专用章、收款专用章或结算专用章等。对于无法取得相关证明的原始凭证如火车票等，应由经办人员注明其详细情况后方可作为原始凭证。

③原始凭证的书写规范，即书写要用蓝黑墨水，字迹要清晰、工整并符合以下要求：

a.阿拉伯数字应当单个书写，不得连笔写。阿拉伯金额数字前面应当书写货币币种符号或者货币名称简写和币种符号。币种符号与阿拉伯金额数字之间不得留有空白。凡阿拉伯数字前写有币种符号的，数字后面不再写货币单位。

b.所有以元为单位的阿拉伯数字，除表示单价等情况外，一律填写到角分；无角分的，角位和分位可写“00”，或者符号“—”；有角无分的，分位应当写“0”，不得用符号“—”代替。

c.汉字大写数字金额如零、壹、贰、叁、肆、伍、陆、柒、捌、玖、拾、佰、仟、万、亿等，一律用正楷或者行书体书写，不得用O、一、二、三、四、五、六、七、八、九、十等简化字代替，不得任意自造简化字。大写金额数字到元或者到角为止的，在“元”或者“角”字之后应当写“整”字或者“正”字；大写金额数字有分的，分字后面不写“整”字或者“正”字。

d.大写金额数字前未印有货币名称的，应当加填货币名称，货币名称与金额数字之间不得留有空白。

e.阿拉伯金额数字中间有“0”时，汉字大写金额要写“零”字；阿拉伯数字金额中间连续几个“0”时，汉字大写金额中可以只写一个“零”字；阿拉伯金额数字元位是“0”，或者数字中间连续有几个“0”，元位也是“0”，但角位不是“0”时，汉字大写金额可以只写一个“零”字，也可以不写“零”字。

f.各种凭证必须连续编号，以便查考。各种凭证如果已预先印定编号，在写坏作废时，应当加盖“作废”戳记，全部保存，不得撕毁。在填写原始凭证的过程中，如果发生错误，应采用正确的方法予以更正，不得随意涂改、刮擦凭证，如果原始凭证上的金额发生错误，则不得在原始凭证上更改，而应由出具单位重开。

④原始凭证要及时填制并按照规定的程序进行传递。按照及时性会计原则的要求，企业经办业务的部门或人员应根据经济业务的发生或完成情况，在有关制度规定的范围内，及时地填制或取得原始凭证，并按照规定的程序及时送交会计部门，经过会计部门审核之后，据以编制记账凭证。

（4）原始凭证的审核

原始凭证载有的内容只是含有会计信息的原始数据，必须经过会计确认，才能进入会计信息系统进行加工处理。所以，所有原始凭证在正式进入会计信息系统之前都应该经过会计确认，并经过严格的审核，以确保会计信息的正确。

原始凭证在填制或取得的过程中，由于种种原因，难免会出现各种错弊。为了保证原始凭证的真实性、完整性和合法性，企业的会计部门对各种原始凭证都要进行严格的审核，只有经过严格审核合格的原始凭证，才能作为编制记账凭证和登记账簿的依据。审核原始凭证不仅是确保会计初始信息真实、可靠的一项重要措施，同时也是发挥会计监督作用的重要手段，还是会计机构、会计人员的重要职责。

企业会计人员对原始凭证的审核，主要是审核原始凭证的真实性、完整性和合法性三个方面。

①审核原始凭证的真实性。按照会计真实性原则的要求，原始凭证所记载的内容必须与实际发生的经济业务内容相一致，所以，审核原始凭证的真实性，就是要审核原始凭证所记载的与经济业务有关的当事单位和当事人是否真实，原始凭证的填制日期、经济业务内容、数量以及金额是否与实际情况相符等。

②审核原始凭证的完整性。原始凭证所反映的内容包括很多个项目，所以，在审核时要注意审核原始凭证填制的内容是否完整，应该填列的项目有无遗漏，有关手续是否齐全，金额的大小写是否相符，特别是有关签字或盖章是否都已具备等。

③审核原始凭证的合法性。审核原始凭证的合法性就是审核原始凭证所反映的经济业务内容是否符合国家政策、法律法规、财务制度和计划的规定，成本费用列支的范围、标准是否按规定执行，有无违反财经纪律、贪污盗窃、虚报冒领、伪造凭证等违法乱纪行为。

会计机构、会计人员在审核原始凭证时，对于不真实、不合法的原始凭证如伪造或涂改的原始凭证等，有权不予受理，并向单位负责人报告，请求查明原因，追究当事人的责任，进行严肃处理，对于不合法、不合规定的一切开支，会计人员有权拒绝付款和报销；对于记载不准确、不完整的原始凭证，应予以退回，并要求经办人员进行更正、补充。

只有经过审核无误的原始凭证，才能作为编制记账凭证和登记有关账簿的依据。

3.3　会计分录与记账凭证

3.3.1　会计分录的进一步诠释

经济业务发生之后，我们按照规定的程序填制或取得了原始凭证，并经过会计人员的审核，完成了第一次会计确认的第一步，即确认了原始凭证上的数据可否输入会计信息系统。由于原始凭证种类繁多，格式不一，所记录的内容也比较零散，还不能直接依据其登记账簿，所以，必须将其转化为会计账簿所能接受的专门语言，即根据接受到的载有经济业务数据的原始凭证编制会计分录。应该说，根据原始凭证编制会计分录实现了从数据到信息的质的转换，标志着第一次会计确认初始步骤的结束。

通过上一章的学习，我们已经知道了会计分录是指标明某笔经济业务涉及的账户名称，以及记入账户应借应贷方向和金额的一种记录。经济业务的发生必定会引起会计要素的变化，而这种变化又必然伴随着原因和结果之间关系的产生。原因和结果之间的关系可能是一一对应，也可能是多项对应。由此产生了简单会计分录和复合会计分录。

会计分录不仅要对原始凭证上的内容进行提炼和概括，而且还要按照复式记账原理将原始凭证上的内容转换为会计账簿所能接受的专有语言，因此，作为一笔完整的会计分录，应具备三个基本要素，即借记或贷记的记账符号、账户名称和记账金额，并应附有经济业务的内容摘要。

在实际工作中，会计分录是通过记账凭证加以表现的，也就是说会计分录的载体是记账凭证，会计分录构成记账凭证的主体。由此可见，会计分录和记账凭证二者是密不可分的，这也正是我们在本节中又一次对会计分录进行说明的原因所在。

3.3.2　记账凭证

通过上一节内容的学习，我们已经知道，原始凭证来自各个不同方面，数量庞大，种类繁多，格式不一，不能明确表明经济业务应记入的账户名称和方向，不经过必要的归纳和整理，难以达到记账的要求，所以，会计人员必须根据审核无误的原始凭证编制记账凭证，以便据以直接登记有关的会计账簿。

1）记账凭证的概念和种类

所谓记账凭证，就是由会计人员根据审核无误的原始凭证或汇总原始凭证，用来确定经济业务应借、应贷的会计科目和金额而填制的，作为登记账簿直接依据的会计凭证。

会计循环中的一个很重要的内容就是会计确认，会计确认的第一步是从原始凭证的审核开始的。应该说，原始凭证上所载有的一切可以用货币计量的内容还仅仅是一些不规整的数据，也仅仅是数据而已。通过对原始凭证的审核，需要确认原始凭证上的数据是否能够输入会计信息系统，经过确认，对于那些可以输入会计信息系统的数据需要采用复式记账系统来处理其中含有的会计信息，即编制会计分录，将原始凭证上的零散的数据转化为我们所需要的会计信息。在实际工作中，会计分录首先是填写在记账凭证上，这一步的确认是会计循环过程中的一个基本步骤，而这一步的核心载体就是记账凭证。在记账凭证上编制了会计分录，并据以登记有关账簿，标志着第一次会计确认的结束。

原始凭证和记账凭证之间存在着密切的联系，原始凭证是记账凭证的基础，记账凭证是根据原始凭证编制的；原始凭证附在记账凭证后面作为记账凭证的附件，记账凭证是对原始凭证内容的概括和说明；记账凭证与原始凭证的本质区别就在于记账凭证上载有会计分录。

记账凭证按其反映的经济业务内容的不同，可以分为专用记账凭证和通用记账凭证。

专用记账凭证是专门用来记录某一特定种类经济业务的记账凭证，按其所记录的经济业务是否与货币资金收付有关又可以进一步分为收款凭证、付款凭证和转账凭证三种。

①收款凭证：用来反映货币资金增加的经济业务而编制的记账凭证，也就是记录现金和银行存款等收款业务的凭证。如收到东方工厂前欠的货款10万元存入银行，就应该编制银行存款收款凭证。收款凭证具体格式见表3.6。

表3.6　收款凭证