【自测题】
③在采用专用记账凭证的企业中，对于从银行提取现金或将现金存入银行等货币资金内部相互划转的经济业务，为了避免重复记账，按照惯例一般只编制付款凭证，不编制收款凭证。即从银行提取现金，只编制银行存款的付款凭证；将现金存入银行，只编制现金的付款凭证，在同一项经济业务中，如果既有现金或银行存款的收付内容，又有转账内容时，应分别填制收、付款凭证和转账凭证。
④记账凭证填制完毕，应进行复核与检查，并按所使用的方法进行试算平衡。实行会计电算化的企业单位，其机制记账凭证应当符合记账凭证的一般要求。无论是印刷的记账凭证，还是机制记账凭证，都要加盖制单人员、审核人员、记账人员、会计机构负责人等的印章或签字，以明确各自的责任。
4）记账凭证的审核
正确地编制记账凭证是正确地进行会计处理的前提。所以，记账凭证填制完成以后，必须由会计主管人员或其他指定人员进行严格审核。应该说，记账凭证的审核同原始凭证的审核一样，也是会计确认的一个重要环节，都是为了保证会计信息的真实、可靠，对经济业务在会计账簿上正式加以记录之前所采取的复式记账系统内部的一种防护性措施。
因此，为了正确登记账簿和监督经济业务，除了在记账凭证的编制过程中，有关人员应认真负责、正确填制、加强自审之外，还要对记账凭证建立综合审核制度。记账凭证审核的主要内容有：
①记账凭证是否附有原始凭证；记账凭证的内容与所附原始凭证的内容是否相符；记账凭证上填写的附件张数与实际原始凭证张数是否相符。
②会计科目的应用是否正确；二级或明细科目是否齐全；会计科目对应关系是否清晰；金额的计算是否正确。
③内容摘要的填写是否清楚，是否正确归纳了经济业务的实际内容；记账凭证中有关项目是否填列齐全；有关人员是否签字或盖章等。
在记账凭证的审核过程中，如果发现差错，应查明原因，按照规定的办法及时处理和更正。如在填制记账凭证时发生错误，应当重新填制。只有经过审核无误的记账凭证，才能作为登记账簿的直接依据。
5）会计凭证的传递和保管
（1）会计凭证的传递
会计凭证的传递，是指会计凭证从填制到归档保管整个过程中，在单位内部各有关部门和人员之间的传递程序和传递时间。各种会计凭证，它们所记录的经济业务不尽相同，所要据以办理的业务手续和所需的时间也不尽相同。应当为每种会计凭证的传递，规定合理的传递程序和在各个环节停留的时间。会计凭证的传递是会计制度的一个重要组成部分，应当在会计制度中做出明确的规定。
正确地组织会计凭证的传递，对于及时地反映和监督经济业务的发生和完成情况，合理地组织经济活动，加强经济管理责任制，具有重要意义。因为正确地组织凭证的传递，能及时地、真实地反映和监督经济业务的发生和完成情况；把有关部门和人员组织起来，分工协作，使正确的经济活动得以顺利地实现；考核经办业务的有关部门和人员是否按照规定的凭证手续办事，从而加强经营管理上的责任制，提高经营管理水平，提高经济活动的效率。
科学的传递程序，应该使会计凭证沿着最迅速、最合理的流向运行。因此，在制订会计凭证传递程序时，应当注意考虑下列三个问题：
①要根据经济业务的特点，企业内部机构的设置和人员分工的情况，以及经营管理上的需要，恰当地规定各种会计凭证的联数和所流经的必要环节，做到既要使各有关部门和人员能利用凭证了解经济业务情况。并按照规定手续进行处理和审核，又要避免凭证传递通过不必要的环节、影响传递速度。
②要根据有关部门和人员对经济业务办理必要手续（如计量、检验、审核、登记等）的需要，确定凭证在各个环节停留的时间，保证业务手续的完成。但又要防止不必要的耽搁，从而使会计凭证以最快速度传递，以充分发挥它及时传递经济信息的作用。
③建立凭证交接的签收制度。为了确保会计凭证的安全和完整，在各个环节中都应指定专人办理交接手续，做到责任明确，手续完备、严密、简便易行。
（2）会计凭证的保管
会计凭证的保管，是指会计凭证登账后的整理、装订和归档存查。会计凭证是记账的依据，是重要的经济档案和历史资料，所以对会计凭证必须妥善整理和保管，不得丢失或任意销毁。
对会计凭证的保管，既要做到会计凭证的安全和完整无缺，又要便于凭证的事后调阅和查找。会计凭证归档保管的主要方法和要求是：
①每月记账完毕，要将本月各种记账凭证加以整理，检查有无缺号和附件是否齐全。然后按顺序号排列，装订成册。为了便于事后查阅，应加具封面，并由有关人员签章。为了防止任意拆装，在装订线上要加贴封签，并由会计主管人员盖章。
②如果在一个月内，凭证数量过多，可分装若干册，在封面上加注共几册字样。如果某些记账凭证所附原始凭证数量过多，也可以单独装订保管，但应在其封面及有关记账凭证上加注说明，对重要原始凭证，如合同、契约、押金收据以及需要随时查阅的收据等在需要单独保管时，应编制目录，并在原记账凭证上注明另行保管，以便查核。
③装订成册的会计凭证应集中保管，并指定专人负责。查阅时，要有一定的手续制度。
④会计凭证的保管期限和销毁手续，必须严格执行会计制度的规定。任何人无权自行随意销毁。
（3）会计档案的保管期限
会计档案的重要程度不同，其保管期限也有所不同。
各种会计档案的保管期限，根据特点，分为永久、定期两类。永久档案即长期保管，是不可以销毁的档案；定期保管期限的分为3年、5年、10年、15年、25年五种。会计档案的保管期限从会计年度终了后的第一天算起。
《会计档案管理办法》规定了我国企业和其他组织、预算单位等会计档案保管期限，该办法规定的会计档案保管期限为最低保管期限，企业的会计档案具体保管期限如下：
①需要永久保存的会计档案：年度财务报告、会计档案保管清册、会计档案销毁清册。
②保管期限为25年的会计档案：库存现金和银行存款日记账。
③保管期限为15年的会计档案：原始凭证、记账凭证、汇总凭证、总账、明细账、辅助账簿、会计移交清册。
④保管期限为5年的会计档案：固定资产卡片于固定资产报废清理后保管5年；银行存款余额调节表、银行对账单。
⑤保管期限为3年的会计档案：月、季度财务报告。
3.4 登记账簿
为了对经济业务进行连续、系统、全面的核算，从分散的数据中提取系统有用的会计信息，就必须采用登记会计账簿的方法，把分散在会计凭证上的零散的资料，加以集中和分类整理，在账簿这个重要的载体上得以综合，从而为企业的经营管理提供系统的会计信息资料。因而设置和登记会计账簿就成为会计核算的一种重要的方法。
3.4.1 会计账簿的概念
所谓会计账簿是由具有专门格式而又联结在一起的若干账页所组成，按照会计科目开设账户，用来序时地、分类地记录和反映经济业务的簿籍，会计账簿是会计资料的主要载体之一。
会计账簿的构成形式是相互连结的多个账页，其记录的内容又是企业单位发生的经济业务。会计账簿既是积累、储存会计信息的数据库，也是会计信息的处理中心。设置和登记会计账簿，是会计循环的主要环节，是提供系统、全面的会计信息资料的重要手段，因此，会计账簿在会计核算过程中具有重要的作用。
首先，会计账簿能够序时地、分类地记录和反映企业单位日常发生的大量的经济业务，将分散在会计凭证上的核算资料加以归类、整理，从而为企业单位正确地计算费用、成本、利润提供总括和明细资料，为企业的经济管理提供系统、完整的会计信息，为改善经营管理、加强经济核算、合理使用资金提供必要的资料，同时，借助于会计账簿记录资料，可以监督各项财产物资的妥善保管，保护财产物资的安全与完整。
其次，会计账簿的记录资料是定期编制财务报表的主要的、直接的依据。账簿记录积累了一定时期发生的大量经济业务的数据资料，这些资料经过归类、整理，就成为编制财务报表的依据，可以说，会计账簿的设置与登记过程是否正确，直接影响到财务报表的质量。
最后，通过会计账簿记录资料，为考核企业的经营成果、分析计划和预算的完成情况提供数据资料。同时，设置和登记不同种类的会计账簿，便于会计工作的分工，更有利于保存会计信息资料，以便于日后查阅。
3.4.2 会计账簿的种类
由于会计核算对象的复杂性和不同的会计信息使用者对会计信息需要的多重性，导致了反映会计信息的载体——账簿的多样化。不同的会计账簿可以提供不同的信息，满足不同的需要。为了更好地了解和使用会计账簿，就需要对账簿进行分类。会计账簿按照不同的标志可以分为不同的类别。
1）会计账簿按其用途不同可以分为序时账簿、分类账簿和备查账簿
①序时账簿也称日记账，是按照经济业务发生时间的先后顺序逐日逐笔登记的账簿。序时账簿包括普通日记账和特种日记账。其中普通日记账是对全部经济业务都按其发生时间的先后顺序逐日逐笔登记的账簿；特种日记账是只对某一特定种类的经济业务按其发生时间的先后顺序逐日逐笔登记的账簿。
②分类账簿，是指对全部经济业务按照总分类账户和明细分类账户进行分类登记的账簿。分类账簿按其反映经济业务详细程度的不同，又可以分为总分类账簿（按照总分类账户分类登记的账簿）和明细分类账簿（按照明细分类账户分类登记的账簿）。
③备查账簿也称辅助账簿，是指对某些在序时账和分类账中未能记载或记载不全的事项进行补充登记的账簿。备查账簿只是对其他账簿记录的一种补充，与其他账簿之间不存在严密的依存和勾稽关系，例如“租入固定资产备查簿”“应付票据备查簿”等。
2）会计账簿按其外表形式的不同可以分为订本式账簿、活页式账簿和卡片式账簿
①订本式账簿，是在启用之前就已把顺序编号的账页装订成册的账簿。这种账簿能够防止账页散失和非法抽换，但不便于分工。对于那些比较重要的内容一般采用订本式账簿，序时账簿、联合账簿、总分类账簿等应采用订本式。
②活页式账簿，是在启用时账页不固定装订成册而将零散的账页放置在活页夹内，页数随时可以取放的账簿。活页账克服了订本账的缺点。明细分类账可根据需要采用活页式。
③卡片式账簿，是由许多具有一定格式的硬制卡片组成，存放在卡片箱内，根据需要随时取放的账簿。卡片账主要用于不经常变动的内容的登记，如“固定资产明细账”等。
3.4.3 账簿的格式与登记方法
会计账簿从构造上看，一般由三大部分组成：
封面——标明账簿的名称和记账单位的名称。
扉页——列示目录表（由记账人员在账簿中开设账页户头后，按顺序登记每个账户的名称和页数，以便查阅账簿中登记的内容。如果是活页账，在账簿启用时无法确定页数，可先将账户名称填写好，待年终装订归档时，再填写页数）和账簿使用登记表（账簿启用日期和截止日期，册数经管账簿人员一览表签章和会计主管人员签章）。
账页——列示会计科目（总账科目、二级或明细科目）、记账日期、凭证种类和号数、内容摘要以及金额、总页次和分户页次等。不同的会计账簿由于反映的经济业务内容和详细程度不同，因此，其账页格式也有一定的区别。
1）序时账簿的格式与登记方法
我们这里所说的序时账簿主要是指特种日记账。企业通常设置的特种日记账主要有现金日记账和银行存款日记账。
（1）现金日记账的格式及登记方法
现金日记账是核算和监督现金日常收、付、结存情况的序时账簿，通过现金日记账可以全面、连续地了解和掌握企业单位每日现金的收支动态和库存余额，为日常分析、检查企业单位的现金收支活动提供资料。三栏式现金日记账，通常设置收入、支出、结余或借方、贷方、余额三个主要栏目，用来登记现金的增减变动及其结果。
三栏式现金日记账是由出纳人员根据现金收款凭证、现金付款凭证以及银行存款的付款凭证（反映从银行提取现金业务），按照现金收、付款业务和银行存款付款业务发生时间的先后顺序逐日逐笔登记。其一般格式见表3.10。
表3.10 现金日记账（三栏式）