4.4.1 预定义计算
预定义计算字段，即“总计”选项，用于对查询中的记录组或全部记录进行总和、平均值、计数、最小值、最大值等数量计算，也可以根据查询要求选择相应的分组、第一条记录、最后一条记录、表达式和条件等。
Access数据库管理系统为用户预置了“总计”选项，在查询视图中，以“总计”行通过列表框显示，包括分组，总计、平均值，最小值、最大值、计数等，具体含义如表4-14所示。
表4-14 “总计”选项
预定义计算字段标题由数据源字段及计算表达式自动生成，计算表达式由“总计”选项确定，预定义计算字段注意事项如下：
（1）可以通过“总计”的“条件”选项，设置计算字段的条件范围。
（2）可以“总计”的“分组”选项，实施对每组中的数据进行统计计算，如果没有分组，则对所有数据进行统计。
（3）可以对默认计算字段标题重命名。
（4）计算字段同数据表字段一样，也具有格式属性，设置相应的格式。
1.一级分组计算
任务4.6 创建“总分前5名查询”，显示“10市场营销1班”总分前5名的“学号”、“姓名”、“总分”。
操作步骤：
（1）打开“教学信息管理”数据库，单击“创建”选项卡→“查询”组→“查询设计”，显示“查询1”的设计视图，添加班级表、学生表和成绩表，并自动建立关系。
（2）添加字段“班级名称”、“学号”、“姓名”和“成绩”（以班级名称为条件，学号、姓名为分组，对成绩汇总）
（3）单击“查询工具／设计”上下文选项卡→“显示／隐藏”组→“汇总”，系统自动在查询字段设计视图中添加一个“总计”行，默认选项为“Group By”，单击“总计”行各字段单元格向下按钮，修改“总计”行各选项，“班级名称”为“Where”，“学号”和“姓名”为“Group By”，“成绩”为“合计”，并定义“成绩”字段“排序”为“降序”，如图4-25所示。
图4-25 设计查询字段
说明：以“学号”与“姓名”分组，实质上为同一组，因为同一学号只能一个姓名。
（4）确定查询记录显示的条数，单击“查询工具／设计”上下文选项卡→“查询设置”组→“返回”组合框下拉按钮，选择“5”，或者直接输入“5”。
（5）单击“快速工具访问栏”→“保存”按钮，弹出“另存为”对话框，输入查询名“总分前5名查询”。
（6）单击“查询工具／设计”上下文选项卡→“结果”组→“运行”，以数据表视图显示查询结果，如图4-26所示。
（7）分析与修改：“合计”列标题显示为“成绩之合计”，“成绩之合计”实际上合计列的标题，可以修改。
修改方法一
关闭查询视图，重新以设计视图打开，如图4-27所示，在合计字段列显示为：
图4-26 查询结果
成绩之总计：成绩
冒号前为计算字段的标题，冒号后为统计计算字段。直接修改为：
总分：成绩
图4-27 修改计算字段名
修改方法二
在设计视图中，选择合计列，单击“查询工具／设计”上下文选项卡→“显示／隐藏”组→“属性表”，弹出“属性表”对话框，在“常规”选项卡的“标题”文本框中输入“总分”。如图4-28所示，重新运行查询，查询数据表视图如图4-29所示。
图4-28 “属性表”对话框
图4-29 标题效果
2.二级分组计算
任务4.7 创建“班级课程平均分查询”，显示“班级名称”，“课程名称”，“平均分”。要求按“班级名称”升序，“课程名称”降序，“平均分”显示1位小数。
操作步骤：
（1）打开“教学信息管理”数据库，单击“创建”选项卡→“查询”组→“查询设计”，显示“查询1”的设计视图，添加“班级表”、“学生表”、“成绩表”和“课程表”，并自动建立关系。
（2）添加字段“班级名称”、“课程名称”和“成绩”（以“班级名称”为第1分组，“课程名”称为第2分组，对“成绩”求平均分）。
（3）单击“查询工具／设计”上下文选项卡→“显示／隐藏”组→“汇总”，系统自动在查询字段设计表中添加一个“总计”行，默认选项为“Group By”，单击“总计”行“成绩”字段单元格向下按钮，选项“平均值”选项，并按要求定义排序，如图4-30所示。
图4-30 选择总计选项
说明：以分组为统计计算范围，按指定的字段进行统计运算，先按第1字段进行第一级分组，在每一组中，再进行第二级分组。
（4）修改汇总字段标题及属性，选择“成绩”汇总字段，选择“查询工具／设计”→“显示／隐藏”组→“属性表”选项，弹出“属性表”对话框，在“常规”选项卡的“格式”组合框中选择“固定”，“小数位数”组合框中选择“1”，“标题”文本框中输入“平均分”，如图4-31所示。
说明：设置“格式”为“固定”，“小数位数”为“1”，这时，平均分按4舍5入，不足1位的补0。但平均分单元格中真实的数据还是函数的计算值，格式设置只是改变了数据显示的形式。
（5）单击“查询工具／设计”上下文选项卡→“结果”组→“运行”，查询数据表视图如图4-32所示。
（6）单击“快速访问工具栏”→“保存”按钮，弹出“另存为”对话框，输入查询名称为“班级课程平均分查询”，单击“确定”按钮。
图4-31 “属性表”对话框
图4-32 查询结果