习惯四:成功者设定“当日计划”决不浪费时间
成功者在前一天晚上或一早就会把当天要处理的事情全部列出来,并依照重要性分配时间。他管理事情而非管理时间。
不少管理者都有这样的感慨:“忙了一天,也不知道忙了什么,时间还不够用。”其实,只要有效地运用时间,就可以提高工作效率,在相同的时间里做更多的事,而且做得更好,成为一名出色的管理者。如何才能有效地运用时间呢?
(1)按照事务的类型来安排时间。大致来说,事务可以分为四种类型,管理者花多少时间,应视其类型而定。
①紧急而且重要。包括与客户洽谈业务、未按时交货、设备出故障、产品质量出现问题等。管理者对这类燃眉之急的事一般都不会马虎,必须花上整天的时间来处理,直到解决为止。
②重要但不紧急。包括远景规划、产品创新、人才培养、组织协调等。这类事务看起来一点都不急迫,可以从容地去做,但却是管理者要下苦功夫、花大精力去做的事,是管理者的第一要务。如果不在这类事务上花最多的时间,管理者就是“不务正业”。
③紧急但不重要。包括批阅日常文件、工作例会、接打电话等。这类事务也需要管理者赶快处理,但不宜花去过多的时间。
④不紧急也不重要。包括可不去的应酬、冗长而无主题的会议等。对于这类事务,管理者可先想一想:“这件事如果根本不去理会它,会出现什么情况呢?”如果答案是“什么事都没发生。”那就应该立即停止做这些事。
(2)每天首先着手最重要的工作。一般而言,管理者每天都必须处理许多事务。不少管理者错误地认为,他们可先处理好最次要的事激励自己,最后才面对最重要的工作。这其实是一种不经济的利用时间的方法。把它拖到最后来干,管理者经过一天的工作,大都已疲惫不堪,很难有足够的精力来考虑它,时间也不会很多,想把它做好很难。管理者这样做的根本原因,是因为内心深处有畏难情绪,回避最重要的工作。作为一名出色的管理者,一定要克服这样的心理倾向,首先着手最重要工作,用足够的时间精力来处理它,并把它办好。
(3)每天留些“机动时间”。管理者容易犯这样的错误:用各种活动把一天的时间表排得满满的,以致没有一点“机动时间”处理可能出现的各种突发事件。如果出现意外情况,管理者就不得不放弃计划中的工作,来处理突发事件,而今日未完成的工作,就必须加进明日的工作表中。工作是一场马拉松,而非短跑,如此给自己加压,管理者坚持不了多久。因此,管理者应每天留些“机动时间”,即使没有发生突发事件,管理者也可利用“机动时间”处理一些较次要的问题;或与员工联络一下感情;也可休息一会,考虑一天工作中的得失等。这样,管理者就可紧张而又不失轻松地完成一天的工作,从容地面对明天的挑战。
“燕子去了,有再来的时候;桃花谢了,有再开的时候。但是,聪明的,你告诉我,我们的日子为什么一去不复返呢?——是有人偷了他们吧:那是谁?又藏在何处呢?是他们自己逃走了吧:现在又到了哪里呢?”
读过朱自清散文«匆匆»的人,大都有一种怅然若失的感觉。是啊,岁月的脚步是那么匆忙,毫不顾惜你的感慨和嗟叹。正因如此,那些有进取心、有紧迫感的人们,总是把时间抓得死死的,一时一刻也不敢懈怠。让我们来看一看法国作家巴尔扎克的时间表吧:
晚上8:00——12:00
就寝
12:00——早晨8:00
写作。夜半准时起床,一直写到天亮
早晨8:00——下午5:00
除早午餐外,校对修改作品清样
下午5:00——晚上8:00
晚餐之后外出办理出版事务,或走访一位贵夫人,或进古玩店过把瘾——寻求一件珍贵的摆设或一幅古画。新的循环开始。
这位每天只睡4小时、身高不足1．6米的文学巨匠,摒弃了巴黎的都市繁华和喧嚣,一个人静夜独坐,手握鹅毛笔管,蘸着心血和灵感,写了96部小说,演绎了一部«人间喜剧»。热爱生活、勤奋惜时的巴尔扎克只活了51岁,他的作品会使他流芳百世。
想起法国著名画家柯罗的一件事。一位青年画家慕名而来,拿出自己的作品请求大师指点。柯罗耐心指出了几处缺陷。那位青年非常感激,临走时说:“我明天全部修改。”画家激动的说:“为什么不是今天呢?要是明天你死了呢?”——一个人若能如此设想,他会在“明天”到来之前做好多少事情啊!
两千多年前,一位东方哲人坐在一条渡船上,看到汩汩逝水中自己苍老的面容,不禁感慨道:“逝者如斯夫,不舍昼夜。”无情的时间长河带走了历史和这位哲人,他的话语却在烟波浩淼中沉淀下来,熠熠闪光,警策后人。我国著名经济学家王亚南教授,中学时期曾有过“锯床惊梦”的雅闻:他把睡床一条腿的三分之一锯去,夜里一翻身,床就歪斜,他就能立刻惊醒,爬起来继续学习。凭着这种精神,他后来精通了文、史、经、哲,写出了300多篇论文,出版了40多部译著,在经济学界卓越不凡。
当一个人感受到生活中有一种力量驱使他翱翔时,他是决不会爬行的。嘀嗒,嘀嗒,──在时钟冷漠单调的声音里,你感受到了一种驱使自己的力量了吗?那么你是飞翔呢还是爬行?
时间管理是事业成功的关键。一个人、团队能否在自己的事业生涯中取得成功,秘诀就在于搞好时间管理。所以在国外,早就出现了时间管理学,现在已经发展到了第四代。管好自己,就是最高的管理。美国托马斯·爱迪生说过,世界上最重要的东西是“时间”。美国著名的管理大师杜拉克说道:“不能管理时间,便什么也不能管理”;“时间是世界上最短缺的资源,除非严加管理,否则就会一事无成”。
对付“十大时间窃贼”的妙招管好时间,最重要的措施之一是大大减少你浪费掉的时间。时间管理学研究发现,人们的时间往往是被下述10大“时间窃贼”给偷走的:(https://www.daowen.com)
(1)找东西。据对美国200家大公司职员作的调查,公司职员每年都要把6周时间浪费在寻找乱放的东西上面。这意味着,他们每年要损失10%的时间。对付这个“时间窃贼”,有一条最好的原则:不用的东西扔掉,不扔掉的东西分门别类保管好。
(2)懒惰。对付这个“时间窃贼”的办法是:
①使用日程安排薄。
②在家居之外的地方工作。
③及早开始。
(3)时断时续。研究发现,造成公司职员浪费时间最多的是干活时断时续的方式。因为重新工作时,这位职员需要花时间调整大脑活动及注意力,才能在停顿的地方接下去干。
(4)一个人包打天下。提高效率的最大潜力,莫过于其他人的协助。你把工作委托给其他人,授权他们去干好,这样每个人都是赢家。授权给别人,同时也要给他们完成任务所需要的条件。
(5)偶发延误这是最浪费时间的情况,要避免这种情况出现,唯一的办法是预先安排工作。事前有准备,利用好偶发的延误,你能把本来会失去的时间化为有用的时间。
(6)惋惜不已或白日作梦老是想着过去犯过的错误和失去的机会,唏嘘不已,又或者空想未来,这两种心境都是极浪费时间的。
(7)拖拖拉拉这种人花许多时间思考要做的事,担心这个担心那个,找借口推迟行动,又为没有完成任务而悔恨。在这段时间里,其实他们本来能完成任务而且应转入下一个工作了。
(8)对问题缺乏理解就匆忙行动。这种人与拖拉作风正好相反,他们在未获得对一个问题的充分资讯之前就匆忙行动,以致往往需要推倒重来。这种人就必须培养自己的自制力。
(9)消极情绪。消极情绪使人失去干劲,工作效率下降。对人怀有戒心、妒忌、明争暗斗、愤怒及其他消极情绪使我们难以做到最好。这就必须进行自我心理调适,培养积极心态。
(10)分不清轻重缓急。即使是避免了上述大多数问题的人,如果不懂得分清轻重缓急,也达不到应有的效率。区分轻重缓急是时间管理中最关键的问题。所以,我们下面多花一点时间来解决这个问题。
区分轻重缓急是时间管理最关键的技巧。
许多人在处理日常事务时,完全不考虑完成某个任务之后他们会得到什么好处。这些人以为每个任务都是一样的,只要时间被工作填得满满的,他们就会很高兴。或者,他们愿意做表面看来有趣的事情,而不理会不那么有趣的事情。他们完全不知道怎样把人生的任务和责任按重要性排队。确定主次。在确定每一天具体做什么之前,要问自己三个问题:
(1)我需要做什么?——明确那些非做不可,又必须自己亲自做的事情。
(2)什么能给我最高回报?人们应该把时间和精力集中在能给自己最高回报的事情上,即所谓“扬己所长”。
(3)什么能给我们最大的满足感?在能给自己带来最高回报的事情中,优先安排能给自己带来满足感和快乐的事情。把重要事情摆在第一位。
除了上述十大“时间窃贼”之外,其他常见的“时间窃贼”还有:承诺太多,贪多不烂;喜欢开会,夸夸其谈;门户大开,迎来送往;家务繁杂、应酬过多等等。下面是充分利用时间的一些技巧:
做好协调,工作分流;
在处理重要而耗时的事务中感到厌倦时,改而处理其他杂务,既可节省时间,又能转换心情;
不浪费零碎时间(利用零碎时间处理杂务,延后用餐时间以免拥挤等);
采取比较简单的生活方式,处理好工作与生活的矛盾;
尽量减少不必要的对外应酬,必须应酬时设法节省应酬时间;
充分运用上下班的搭车时间(如车上想问题等)。