3.2.4 文本转换与数据处理
文本转换成表格
1.文本转换成表格
文字与表格之间的相互转换，是Office一大特色，它主要在Word中使用。
在将文字转换成表格前，应先在文字之间添加分隔符，以便在转换时将文字依次放在不同的单元格中。Word 2016的分隔符有段落标记、逗号、空格、制表符或其他自定义的符号。将文本转换成表格的具体操作步骤如下。
步骤1：输入并选定图3－45所示的文本。
图3－45 文本数据
步骤2：单击“插入”功能区“表格”功能组中“表格”按钮，在弹出的下拉列表中选择“文本转换成表格…”命令，出现“将文字转换成表格”对话框，如图3－46所示。
图3－46 “将文字转换成表格”对话框
步骤3：此时，Word已经判断出该文字区域中有几行几列，文字之间的分隔符是什么，如果认为Word判断的不符合要求，可以重新设置，再单击“确定”按钮，即可将文字转换成表格，如图3－47所示。
图3－47 将文字转换成表格的效果
表格转换成文本
2.表格转换成文本
在Word 2016中，同样可以将表格转换成文本，转换的步骤如下。
步骤1：选定要转换成文本的表格，单击“表格工具—布局”功能区“数据”功能组中的“转换为文本”按钮，弹出“表格转换成文本”对话框，如图3－48所示。
图3－48 “表格转换成文本”对话框
步骤2：在对话框中，确定表格之间的分隔符后（Word会自动进行判断），单击“确定”按钮，便完成了将表格转换成文本，如图3－49所示。
图3－49 将表格转换成文本的效果
表格数据计算
3.表格中数据计算
在Word 2016中，可以对表格中的数据通过公式或函数来进行计算，可用于Word表格计算的函数有ABS、AND、AVERAGE、COUNT、DEFINED、FALSE、IF、INT、MAX、MIN、MOD、NOT、OR、PRODUCT、ROUND、SIGN、SUM、TRUE这18种类型。
对3.2.4中的表格数据进行求平均值和最大值的计算的具体步骤如下。
步骤1：打开表格所在的文档，并将光标定位到“F2”单元格，单击“表格工具—布局”功能区“数据”功能组中的“fx公式”按钮，打开“公式”对话框，并输入公式“＝SUM（LEFT）”，单击“确定”按钮。
步骤2：将计算结果复制并粘贴到其余要计算的单元格内，按<F9>键进行更新域操作，即可快速得到所有结果。按照相同的方法，使用公式“＝AVERAGE（ABOVE）”计算出每门课程的平均分，如图3－50所示。
图3－50 使用公式后的效果
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公式也可以引用单元格名称，如在“F2”单元格内输入“＝SUM（C2：E2）”，但是其他单元格数据不能通过复制更新域的方式得到结果。因此，公式最好使用方位词进行数据引用。
当Word 2016应用公式或函数计算时，必须指定计算的范围，而计算的范围是通过对表格引用来指定的。表格引用可以使用方位词，即在函数公式的括号内输入引用方向，可以是ABOVE（引用上方）、BELOW（引用下方）、LEFT（引用左侧）和RIGHT（引用右侧）。还可以使用Excel中列字母＋行号来表示单元格名称的命名法，如“＝AVERAGE（A1，C3：C5）”表示计算以“C3”为左上角“C5”为右下角的矩形区域数据的“A1”的平均值。
4.对表格数据进行排序
当表格中的内容过多、显得混乱时，可以将数据按照某些依据进行排序。在进行排序时，可以对排序的关键字、排序的类型进行设置。将表格数据按计算机成绩降序、姓名拼音升序的方式排列，具体操作步骤如下。
步骤1：选择要进行排序的数据（A1：F8），单击“表格工具—布局”功能区“数据”功能组中的“排序”按钮，弹出“排序”对话框。
步骤2：在弹出的对话框中依次设置列表为“有标题行”，主要关键字为计算机、数字、降序；次要关键字为姓名、拼音、升序，如图3－51所示。完成后单击“确定”按钮即可看到排序后的结果，如图3－52所示。
图3－51 “排序”对话框
图3－52 数据排序后的结果
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