4.6.4 数据透视表和数据透视图
数据透视表和数据透视图
1.数据透视表
Excel数据透视表是一种用于数据分析的三维表格，它的特点在于表格结构的不固定性，可以随时根据实际需要进行调整得出不同的表格视图。它是将排序、筛选、分类汇总的过程结合在一起，通过对表格行、列的不同选择甚至进行转换以查看源数据的不同汇总结果，可以显示不同的页面以筛选数据，并根据不同的实际需要显示所选区域的明细数据。此功能为用户分析数据带来了极大的方便。下面介绍Excel中数据透视表的创建与应用。
在创建数据透视表前，需先准备好要分析的数据源。数据透视表的数据源可以是基本的Excel表格、数据清单、外部数据源、其他数据透视表等，但这些数据表必须是一个规范的二维表。在Excel中具体表现是每一列都有一个确定的列名，也称为字段名；不能对表头的任一单元格进行合并或拆分；所有存放数据的列、行必须是连续的，否则将无法创建数据透视表。
根据“2020年中国大数据产业发展指数城市排名（总指数前20强）”工作表，创建数据透视表，要求数据透视表的页筛选字段为“是否前5强”，行字段为“发展特点”和“省份”，汇总项为对“得分”列求和及平均值，对“得分率”求和，并对创建好的数据透视表进行布局和美化操作。具体步骤如下。
步骤1：选中原数据区域或单击数据区域任意单元格。此处表的第1行是表标题行，有合并单元格，因此，这里应使用鼠标框选A2：J22区域。
步骤2：打开“创建数据透视表”对话框。单击“插入”选项卡最左边的“数据透视表”命令，打开“创建数据透视表”对话框，如图4－58所示。
图4－58 “创建数据透视表”对话框
步骤3：创建数据透视表。对话框中第一个选择框为表的区域，因第一步选择了正确的数据源，这里无须修改，如第一步选择的数据源有误，可在此处重新修改数据源。第二个选择框为数据透视表存放的位置，默认会新建一个空白工作表来存放数据透视表，这里选择“现有工作表”，表示将数据透视表与现有工作表放在一个工作表中。在激活的“位置”框中，选择一个空白单元格或空白区域来存放“数据透视表”。单击“确定”按钮，弹出数据透视表报表和字段窗口，如图4－59所示。
图4－59 数据透视表报表和字段窗口
步骤4：添加数据透视表字段。在“字段列表”中，会显示数据源中第一行的列标题，在字段设置区域下分别有“筛选、列、行、值”4个区域，把要显示的字段直接拖放到相应的区域内，即可以在报表中展示不同的结果。此处把“是否前5强”字段拖到“筛选”区域，“发展特点”和“省份”字段拖到“行”区域，“得分”和“得分率”拖到“值”区域。注意，“得分”字段需拖动两次到“值”区域。字段设置好后，在报表区域会显示相应结果，添加完字段的数据透视表如图4－60所示。
图4－60 添加完字段的数据透视表
步骤5：修改“值”字段名称及计算方式。选择“求和项得分2”字段后边的小三角形，单击“值字段设置”按钮，打开“值字段设置”对话框，如图4－61所示。在“自定义名称”框中输入“平均得分”，将“计算类型”修改成“平均值”（注：在计算类型中提供了多种值计算方式）。按照同样的方法，修改其他两项的值字段标题。
图4－61 “值字段设置”对话框
步骤6：数据透视表的布局。当行区域有多个字段时，透视表展示形式往往不是很直观。在如图4－60中，“发展特点”和“省份”都在行标签下，这里将对其布局进行调整。选中数据透视表，找到“设计”选项卡“布局”功能组下的“报表布局”下拉按钮，单击“以表格形式显示”和“不重复项目列表标签”选项。在“分类汇总”下拉菜单中单击“不显示分类汇总”命令。在“分析”选项卡下，单击取消“＋/－”按钮。
步骤7：隐藏汇总项。默认情况下，在数据透视表中添加行或列时都会自动添加汇总项，可根据需要将其隐藏。选择数据透视表，单击“分析”选项卡最左边的“选项”下拉按钮中的“选项”命令，打开“数据透视表选项”对话框，不勾选“汇总和筛选”选项卡下的“显示列总计”复选框。
步骤8：数据透视表的美化。选择数据透视表，单击“设计”选项卡“数据透视表样式”功能组，在样式列表中选择一种样式直接应用。创建好的数据透视表的最终效果如图4－62所示。
图4－62 创建好的数据透视表的最终效果
2.数据透视图
数据透视图是以图形的形式来展示数据透视表中的数据的。在Excel中创建数据透视图的方式一般有两种：一种是使用原始数据源；另一种是直接使用数据透视表。这里将介绍Excel中使用数据透视表创建数据透视图的步骤。
步骤1：选择数据透视表，在“插入”选项卡“图表”标签下，单击“数据透视图”按钮。
步骤2：在打开的“插入图表”对话框中，选择需要使用的图表类型，这里选择“柱形图”。
步骤3：单击“确定”按钮，在当前工作表中插入数据透视图。
步骤4：数据透视图与数据透视表两者显示的内容完全相同，如这里单击数据透视表中“发展特点”列右下三角形按钮，筛选出“发展成长型、超赶壮大型、领先型”城市，数据透视图也会同步改变。数据透视表与数据透视图同步显示数据如图4－63所示。
图4－63 数据透视表与数据透视图同步显示数据