4.6.1 数据的排序
1.排序的功能
用户在工作表中录入数据时，一般不会考虑数据的先后顺序，在需对数据归类整理时，会经常使用Excel提供的排序功能。用户可以对数据区域的数据按照行或列的方式进行排序，通过排序可将一组“无序”的记录调整为“有序”的记录。排好序后，Excel将根据指定的排序重新设置行、列的位置。
2.排序的顺序
排序有两种顺序，即升序和降序。对于数值来说，升序就是从小到大，降序就是从大到小；对于文本来说，升序就是A～Z，降序就是Z～A。根据前面所学，我们知道Excel单元格中显示的数字有两种：一种是纯数值，另一种是文本型数值。文本型数值升序是1～9，但是要先排所有1开头的，然后才是2开头的，而纯数值就是单纯地按大小来排序。
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Excel中除按数值和字母排序外，还可按笔画进行升序和降序排列。
3.排序的关键字
在排序时，需要指定一个或多个关键字。如按某一列或某一行进行排序，那么把这一列或这一行就称为排序的一个关键字。排序的关键字可以有多个，即主要关键字、次要关键字、第三关键字等。关键字是有先后顺序的，如设置了多个关键字，则系统先按主要关键字排序，当主要关键字所在单元格有相同的值，不能确定排列先后顺序时，再按次要关键字排序；同样当次要关键字所在单元格有相同的值，不能确定排列先后次序时，再看第三关键字，以此类推。如果主要关键字能够确定排列顺序，则后面的关键字将不起作用。
4.排序的使用
1）一个关键字的排序
以下对“2020年中国大数据产业发展指数城市排名（总指数前20强）”工作表进行排序，要求按照“是否前5强”列进行升序排列，步骤如下。
步骤1：指定要排序的列。鼠标定位到要排序的列，此处定位在I列任意单元格中。
步骤2：找到“数据”选项卡“排序和筛选”功能组。
步骤3：单击功能组中的“升序”按钮，数据按照I列单元格中的值进行升序排列（因I列是文本型，将按字母从小到大排），这时可发现，Excel按照指定的排序列重新设置了行的位置。
2）多个关键字的排序
以下对“2020年中国大数据产业发展指数城市排名（总指数前20强）”工作表进行排序，要求第一关键字为“是否前5强”列的降序排列，第二关键字为“省份”列的升序排列，第三关键字为“得分”列的升序排列。步骤如下。
步骤1：指定要排序区域。鼠标选择要排序的区域，此处选择A2：J22区域。
步骤2：找到“数据”选项卡中的“排序和筛选”功能组。
步骤3：单击功能组中的“排序”按钮，打开“排序”对话框，如图4－42所示。
图4－42 “排序”对话框
步骤4：在对话框“列”下的“主要关键字”列表中选择“是否前5强”，在“排序依据”列表中选择“单元格值”，在“次序”列表中选择“降序”。
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此处的“数据包含标题”复选框，如不勾选，则作为标题的行也会参与排序；如果勾选，则作为标题的行不参与排序。此处要求作为标题行的第二行不参与排序，因此勾选。若选择了“数据包含标题”，则在关键字列表中，会出现列的标题名，否则将出现列号。
步骤5：单击“排序”对话框左上角的“添加条件”按钮，在“列”下出现排序的第二关键字设置，我们将其设置为“省份”列的升序。
步骤6：同理，继续单击“排序”对话框左上角的“添加条件”按钮，在“列”下出现排序的第三关键字设置，我们将其设置为“得分率”列的升序，设置好所有关键字后，单击“确定”按钮。设置好关键字的“排序”对话框如图4－43所示，最终效果如图4－44所示。
图4－43 设置好关键字的“排序”对话框
图4－44 按照三个关键字排序的最终效果
3）自定义排序
当默认的排序无法满足排列要求时，可以使用自定义排序。对“2020年中国大数据产业发展指数城市排名（总指数前20强）”表中的“发展特点”列，要按照发展的特点由低到高进行排序，排序的顺序为蓄势突破型→发展成长型→超赶壮大型→领先型。我们发现在对该列进行排序时，无论是升序还是降序都不符合我们的要求。我们可以通过自定义排序让Excel按照用户所希望的方式来排序。
自定义排序跟普通排序的区别在于，自定义排序前需定义好序列，然后再按照定义好的序列进行排序。完成上述所要求的“发展特点”列自定义排序的具体方法如下。
步骤1：指定要排序数据。鼠标选择要排序的区域，此处选择A2：J22区域。
步骤2：单击“数据”选项卡“排序和筛选”功能组中的“排序”按钮，打开“排序”对话框。
步骤3：将主要关键字选择“发展特点”列，排序依据设为“单元格值”，在“次序”列表下选择“自定义序列”，打开“自定义序列”对话框，如图4－45所示。
图4－45 “自定义序列”对话框
步骤4：在对话框“输入序列”列表中输入所要求的序列，注意，每输入一个值需按<Enter>键，确保每个值单独占一行。所有序列值输入完后，单击“添加”按钮，可将输入好的序列添加到“自定义序列”列表中。添加好序列的对话框如图4－46所示。
图4－46 添加好序列的对话框
步骤5：添加完序列后，单击“确定”按钮，返回“排序”对话框，在“次序”列表下会出现刚定义好的序列，选择定义的序列，单击“确定”按钮，最终排序效果如图4－47所示。
图4－47 自定义排序最终效果