4.2.2 表格中数据有效性检查及批注的插入
列表数据的录入
数据有效性
1.数据有效性使用
数据有效性通过限制单元格的录入内容，在录入数据前可对录入数据的准确性进行检查，从而提高数据录入的准确性，为数据录入提供便捷操作和数据校验工作。在早期版本中，数据有效性在“数据”菜单下，称为“数据有效性”。而在Excel 2016版中数据有效性虽仍在“数据”菜单下，但称为“数据验证”。以下将对数据有效性的常用功能和使用情况进行介绍。
1）创建下拉列表
通过数据有效性“序列”的设置，在用户录入数据时，提供下拉列表供用户选择，帮助用户快速完成数据的录入。在“2020年中国大数据产业发展指数”工作表中，对“省份”列创建下拉列表，供用户选择录入，步骤如下。
步骤1：选中目标区域，找到“数据”选项卡下“数据工具”组中的“数据验证”，单击“数据验证”下拉列表中的“数据验证”，打开“数据验证”对话框，如图4－9所示。
图4－9 “数据验证”对话框
步骤2：在“数据验证”对话框的“设置”选项卡下，“验证条件”的“允许”下拉列表中，选择序列，在“数据”下拉列表中选择“介于”。
步骤3：在“来源”文本框中输入“前20强企业”所在的省份名称，不同省份间用逗号隔开（注意：必须用英文状态下的逗号隔开），效果如图4－10所示。
图4－10 设置好的序列效果
设置好下拉列表的单元格，会在右下角出现下拉菜单按钮，单击后会出现刚设置好的序列，直接进行选择即可。如果输入序列之外的数值，系统就会提示报错信息。
2）输入区间数值
“数据有效性”可限制数据类型及数据范围。要求“2020年中国大数据产业发展指数”表“得分”列只能输入0～1之间的小数，否则停止输入。操作步骤如下。
步骤1：选中目标区域，找到“数据”选项卡下“数据工具”分组中的“数据验证”，单击“数据验证”下拉列表中的“数据验证”命令，打开“数据验证”对话框，如图4－9所示。
步骤2：在“数据验证”对话框“设置”选项卡下，“验证条件”的“允许”下拉列表中，选择“小数”，在“数据”下拉列表中选择“介于”，在“最小值”和“最大值”文本框中分别输入0和1，表示只能输入0～1之间的小数。设置好的小数范围如图4－11所示。
图4－11 设置好的小数范围
步骤3：选择“数据验证”对话框中的“出错警告”选项卡，在“输入无效数据时显示下列出错警告”的“样式”列表中选择“停止”，标题为“输入有误”，错误信息为“请输入0－1间的小数”，最终设置好的效果如图4－12所示。
图4－12 “出错警告”的设置
步骤4：设置完成后，单击“确定”按钮，我们来验证一下设置的数据有效性，在“得分”列下面我们输入大于1的整数或超出0～1范围的小数，系统自动弹出停止输入对话框。
技能加油站
在“出错警告”选项卡下，对用户输入无效数据处理有3种样式，第一种是“停止”表示必须输入正确的信息；第二种是“警告”，表示允许你选择是否继续输入错误的信息；第三种是“信息”，系统只是提醒，不会不允许用户输入。在“输入信息”选项卡下，可以在用户输入信息前就给出输入提示。
3）固定文本长度
一般我们在录入手机号、身份证、银行卡号等数据时，由于数字位数较多，手工录入容易出错，而且人眼很难识别，这时我们可以对文本长度进行限制，在录入数据时，如果其数字长度和要求不符就会报错，从而及时发现错误。如我们要将身份证号的位数固定为18位，如不符合要求时，在“出错警告”下给出信息提示。步骤如下。
步骤1：因“身份证号”是文本型数值，我们需按照前面所学内容，将“身份证号”列设置为文本格式。
步骤2：选中目标区域，找到“数据”选项卡下“数据工具”分组中的“数据验证”，单击“数据验证”下拉列表中的“数据验证”命令，打开“数据验证”对话框。
步骤3：在“数据验证”对话框“设置”选项卡下，在“验证条件”的“允许”下拉列表中，选择“文本长度”，在“数据”下拉列表中选择“等于”，在“长度”文本框中输入“18”，表示只能输入18位的身份证号。
步骤4：继续选择“数据验证”对话框中的“出错警告”选项卡，在“输入无效数据时显示下列出错警告”的“样式”列表中选择“信息”，标题为“身份证号输入”，错误信息为“请检查身份证号是否有误”。
技能加油站
该处固定文本长度，不仅仅是限制文本长度，对其他数据类型也适合。
2.批注的使用
批注是作者或审阅者为单元格添加的备注或批示，给单元格添加一些说明性的文字，便于更好地理解单元格的内容。批注内容并不像其他输入内容可以显示在单元格中，它是隐藏的文字，属于非打印文字。为“2020年中国大数据产业发展指数”表中标题单元格A1添加批注、编辑批注及查看批注的相关步骤如下。
步骤1：插入批注。选定需插入批注的A1单元格，执行“审阅”选项卡下“批注”功能组下的“新建批注”命令，系统将在插入批注的单元格旁边弹出一个黄色的批注编辑框，在批注编辑框中输入批注的内容后，单击编辑框外侧，退出批注的编辑。
步骤2：查看批注。加了批注的单元格在右上角有一个红色的标记，我们只要将鼠标放在红色标记处，就可查看批注内容。
步骤3：编辑批注。插入的批注内容并不会在单元格中显示出来，如要编辑批注，需执行“审阅”选项卡下“批注”功能组下的“编辑批注”命令，系统会弹出与新建批注时相同的批注编辑框，在批注编辑框中输入需修改的批注内容后，单击编辑框外侧，退出批注编辑。
步骤4：删除批注。选定需要删除批注的单元格，执行“审阅”选项卡下“批注”功能组下的“删除”命令，即可将批注内容删除。删除完的批注单元格右上角红色标记将消失。
批注的插入