4.6.3 数据的分类汇总
数据的分类汇总1
数据的分类汇总2
有时需将相同类别数据进行统计汇总。例如，要统计同一类产品的金额总和，可以在数据区域中插入汇总行，同时看到数据明细和汇总，我们就可以创建一个关于产品金额求和的分类汇总。
1.分类汇总的功能
Excel中分类汇总指的是在对工作表中的数据进行了基本的数据管理之后，在使数据达到条理化和明确化的基础上，利用Excel本身所提供的函数，对数据进行汇总。在进行分类汇总前，需保证数据第一行为标题行，数据区域中没有空行和空列。
2.分类汇总的创建
创建分类汇总需两个步骤，首先对分类的字段即汇总条件进行排序；然后利用Excel分类汇总提供的函数功能，进行汇总操作。下面在“2020年中国大数据产业发展指数城市排名（总指数前20强）”工作表中介绍分类汇总的创建方法。
1）一级分类汇总的创建
要求：对前5强城市得分进行分类汇总，分类字段分为“是否前5强”，要求统计前5强城市的总得分、平均得分、最高得分。操作步骤如下。
步骤1：对需要分类汇总的列（此处为“是否前5强”列）进行排序。选择“是否前5强”列中的任意单元格，选择功能区中“数据”选项卡，在“排序和筛选”组中单击“降序”
按钮，对分类的字段进行降序排列。
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此处也可对分类的字段进行升序排序，不管使用升序还是降序排序，主要是将同类（或者同一组）的数据放在一起，这样才能进行下一步分类汇总。
步骤2：选择需分类汇总的数据。用鼠标单击数据区域中的某个单元格或直接框选数据区域，即可对排序后的数据进行分类汇总。
步骤3：打开“分类汇总”对话框。在“数据”选项卡的“分级显示”组中单击“分类汇总”按钮，打开“分类汇总”对话框，如图4－51所示。
图4－51 “分类汇总”对话框
步骤4：汇总前5强城市的总得分。在“分类字段”列表下会提供当前汇总数据的所有列标题，这里选择“是否前5强”。在“汇总方式”列表下选择某种汇总方式，可供选择的汇总方式有“求和、计数、平均值”等，这里选择“求和”。在“选定汇总项”下，选择“得分”选项。勾选“汇总结果显示在数据下方”复选框，设置好后结果如图4－52所示。单击“确定”按钮，Excel自动生成了3行汇总数据，分别是前5强城市和非前5强城市的总得分及得分总计行。同时发现在最左边产生了三级目录，可展开查看数据明细，也可折叠只查看汇总结果。
图4－52 第一次汇总设置
步骤5：在当前汇总基础下增加前5强城市平均得分汇总。打开“分类汇总”对话框，在汇总方式下选择“平均值”，“分类字段”和“汇总项”不变，取消“替换当前分类汇总”复选框，设置好后结果如图4－53所示。单击“确定”按钮后，Excel会出现两次汇总的结果。
图4－53 第二次汇总设置
步骤6：同理按步骤5的方法，在前两次汇总基础上增加前5强城市最高得分汇总。设置好后结果如图4－54所示。单击“确定”按钮后，Excel会出现3次汇总的结果。
图4－54 第三次汇总设置
2）多级分类汇总的创建
在上例中，我们完成的是一级分类汇总，但有时需要创建二级、三级甚至是多级分类汇总。多级分类汇总，是一种嵌套分类汇总。以下是多级分类汇总的创建方法。
对前5强城市和发展特点两列进行分类汇总，分类字段分别为“是否前5强”和“发展特点”，汇总项为“得分”列，汇总方式为求和。操作步骤如下。
步骤1：对数据进行多列排序，即排序中所学的对多个关键字的排序。选择数据区域中某个单元格，单击“数据”选项卡“排序和筛选”功能组下“排序”按钮。打开“排序”对话框，其中主要关键字选择“是否前5强”，次要关键字选择“发展特点”，次序可选择前面自定义的序列。设置好的排序结果如图4－55所示。
图4－55 设置好的排序结果
步骤2：对“是否前5强”列进行分类汇总（外部分类汇总）。按上述方法打开“分类汇总”对话框，在“分类字段”下选择“是否前5强”，在“汇总方式”中选择“求和”，在“选定汇总项”下选择“得分”，单击“确定”按钮。设置好的结果如图4－56所示。
图4－56 “一级分类汇总”的设置
步骤3：对“发展特点”列进行分类汇总（嵌套分类汇总）。打开“分类汇总”对话框，在“分类字段”下选择“发展特点”，取消勾选“替换当前分类汇总”复选框，其他不变，设置好的结果如图4－57所示。单击“确定”按钮产生了两级汇总的结果。
图4－57 “二级分类汇总”的设置
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在汇总结果中，如果不需要显示明细数据，可以单击左侧的分级显示符号，如右上角的数字和左侧的减号来隐藏明细数据。
3.分类汇总的删除
在打开的“分类汇总”对话框中，单击“全部删除”按钮，即可将创建的分类汇总全部删除。