一、电话干扰

第一个问题是打电话,第一个经营者每天总要接到数个甚至数十个的电话,而他打出去的大概也在这个数目之下,这些电话通常都不能像其他公务一样,集中处理,尤其是来电,究竟什么时候会响铃根本无从得知,因此许多工作常因接转电话而被干扰中断。根据心理学家的研究,当我们正在专心做一件事情或思考某一项问题的时候,最好能够一气呵成,不要中途中断,因为受到中断的干扰之后,通常都要经过一段相当长的时间才能使精神或思绪再重新集中,根据研究,电话的干扰是打断经营者思路和破坏其集中精神的最主要原因。

为了解决这个问题,大部分的经营者都让秘书先“过滤”电话,把一部分可以不敢亲自处理的电话先行代为处理,只有重要事情非由经营者亲自解决不可的才以转接。这个办法固然可以减少来电干扰的机会,但是仍然有限,因为大部分的秘书都无法做严格的“过滤”,而发生处理不当得罪客人的情形,况且大部分来电的人都认为事情很重要,非要经营者亲自接听不可(事实上可能只是芝麻绿豆大事件),在这情形担任过滤工作的秘书就难以再坚持,只好予以转接,因此这种办法并无立竿见影之效。