采购与付款业务流程的内部会计控制
一般来说，采购与付款的业务流程包括请购、采购作业、验收入库、货款结算，根据我国《内部会计控制规范——采购与付款（试行）》，企业至少应加强对以下控制点的控制。
（一）请购——制定采购计划。
企业采购的动因源于内部各个部门对各项货物（商品）或服务的需求，同时对某些商品还要考虑适当的储存，因此为避免盲目采购，企业有必要制定采购计划，而且应建立在企业采购预算基础上，并进行合理授权。
提出物品和劳务的需要是采购环节的开始，企业可以根据不同的需要制定不同的请购制度。企业生产经营需求量比较多的原材料、零配件等物品，使用部门可根据预算、即将签发的生产通知单等情况填写请购单。对于预算内采购项目，具有请购权的部门应严格按照预算执行进度办理请购手续。对于超预算和预算外采购项目。具有请购权的部门应对需求部门提出的申请进行审核后再行办理请购手续。
采购部门、财务部门、业务主管部门的人员要共同参与请购的审核，由本企业授权的采购负责人审批。请购单一式三联，注明请购部门，请购物品名称、规格、数量、要求到货日期及用途等内容。重要物品或劳务的请购应当经过决策论证和特殊的审批程序；零星需要的物品，通常由使用者根据实际需要直接提出，不经采购部门签批。但使用者在请购单上一般要解释请购目的和用途，经使用部门主管审批，并经财务部门同意后，交采购部门办理采购；紧急需求的特殊请购制定特殊审批程序；特殊原因需取消请购申请时，原请购部门应通知采购部门停止采购，采购部门应在原请购单上加盖“撤销”印章，并退回给请购部门。
对于重要物品或劳务的请购应当经过决策论证和特殊的审批程序。对于临时需要的物品，很难列入预算，通常由使用者根据实际需要直接提出，不经仓储部门签批。但使用者在请购单上一般要解释请购目的和用途，请购单须经使用部门主管审批，并经财务部门资金预算授权人签字后，交采购部门办理采购。对于紧急需求的特殊请购制定特殊审批程序。
（二）询价。
为确保价格机制透明，企业应制定合理的询价程序，并重点了解供应商的相关情况。控制措施有：
1.必须定期了解供应商的基本资料，如产品价格、质量、供货条件、信誉、售后服务以及供应商的设备状况、技术水平和财务状况等，为企业采购决策提供可靠信息，并且要对潜在供应商就其质量、技术、财务状况的可行性进行调查；
2.对于大宗和重要物品的采购，应建立由采购、技术等部门参与的比质比价体系，综合考虑价格、质量、供货条件、信誉和售后服务等。此时可以采用招标方式，在满足采购方物品质量、送货时间等要求的情况下，以公开方式进行，招标不能以价格作为唯一因素。而对于零星物品的采购，由于采购量低、价格也不高，采用上述方式采购成本会过高，一般授权直接采购，但也应形成由独立的人员抽样暗访制度。
（三）采购。
在询价程序完成后，采购部门在收到经过审批的请购单后，首先要根据资产存储情况，确定采购物品的批次和数量；然后根据询价控制制度，选择最有利于企业生产和成本最低的供应商：最后将请购单一联退请购部门作为答复，一联退财务部门筹备资金，一联采购部门作为签订购销合同的依据。
（四）合同。
采购部门根据签批后的请购单，应及时与确定的供应商签订符合国家法规的附有编号的购销合同，合同必须按照采购权限规定，由各级授权人审核同意。在合同中要列出所购物品的品名、规格、数量、单价、交货日期、交货方式、折扣条件、售后服务等内容，作为供销双方共同遵守的契约，对采购合同必须按照采购权限规定，由各级授权人进行审核，审核同意后，才能加盖合同专用章。在订货单向供应商发出之前。还必须由专人核查，订货单是否授权审批，以及是否有经批准的请购单作为支持凭证，确保订货单的有效性。
采购合同一般一式四份：一份交供货商请求发货；一份由采购部门专人保管，负责合同的执行；一份交会计部门以监督合同的执行；一份交仓库保管部门作为验收物品时与发票核对。对某些采购数量不大，不经常采购的物品，也可以不签订合同而直接购买，以简化手续，加快进货速度。部分企业以订单替代购货合同，订单要素必须设计完整，一般一式三联并连续编号。
（五）验收货物。
货物抵达或接受劳务后。应对照订单或购货合同进行验收，由独立的验收部门或人员根据订单、合同等单据，对采购物品的品种、规格、质量和其他相关内容进行核实验收，并出具验收的证明资料即验收单，保管人员根据验收单点收实物的数量和质量并填写入库单，注明供应商名称、收货日期、物品名称、数量、质量等内容。入库单一式三联，一联留存，登记仓库台账；一联交财务部门，办理结算；一联退回采购部门与购销合同、请购单核对后归纳备案。为了达到控制目的，验收入库的职能必须由独立于请购、采购和会计部门的人员来承担。对收货的控制是有双重作用，既控制购买环节的经营活动，也要控制存货的管理工作。
（六）货款结算与付款控制。
财务部门在办理付款业务时，应当对采购发票、结算凭证、验收证明等相关凭证的真实性、完整性、合法性及合规性进行严格审核，并与合同进行核对，经企业授权人审批后向供应商办理结算。货款到期后，应及时支付，以维持企业良好的信用。采购需预付货款或订金的，应适当授权后才能支付，并需收到供应商的相关票据。对于企业采用赊账方式购买物品时，由此而形成的债务结算业务也必须加强控制。
1.应付账款的入账必须在发票等凭证经企业授权人审批后方可入账，同时加强应付账款和应付票据的管理。由专人按照约定的付款日期、折扣条件等管理应付款项。已到期的应付款项须经有关授权人员审批后方可办理结算与支付。
2.单位应当建立退货管理制度、预付账款和订金的授权批准制度。对退货条件、退货手续、货物出库、退货货款回收等做出明确规定，及时收回退货货款，同时加强预付账款和订金的管理。
3.定期与供应商核对应付账款、应付票据、预付账款等往来款项。如有不符，应查明原因，分清责任，按有关规定处理，确保双方的账目相符。
（七）财会处理。
通常每个环节，会计人员应作必要的记录。财务部门在收集齐全采购单据的情况下，应及时、准确地编制记账凭证，并将上述支持性凭证（请购单、订购单、验收单、外购物资入库单、专用发票，若为进口的还应包括报关单）附在记账凭证的后面，如资料较多，也可另外装订成册，注明索引号后存档。每月应根据记账凭证准确、及时地登账。并于每月月末与供应商进行货款结算的核对。取得供应商对账单，审核其余额与企业“应付账款”余额是否一致，在考虑买卖双方在收发货物上可能存在时间差等因素之后，企业与供应商的月末余额应保持一致。
内部控制制度贯穿于企业经营活动的各个方面，企业应在采购业务中实施内部会计控制，对请购、审批、签约、采购、验收、审核和付款等环节建立标准化的业务处理程序；健全以采购申请、经济合同、结算凭证、验收入库单据为载体的控制系统；加强对请购、采购、验收、付款关键点的控制，实施采购决策环节的相互制约和监督机制。只有这样，才能有效地堵塞采购业务过程中的漏洞、消除隐患、保护企业财产安全、防止舞弊行为的发生。相信随着管理层对这项工作重视程度的加深，企业一定会沿着各项制度良性循环的轨道健康发展。