5.1.2　掌握Excel 2016的基本操作

5.1.2　掌握Excel 2016的基本操作

Excel 2016的表格制作功能就是将数据输入Excel 2016中以形成表格，在学习Excel 2016的基本操作之前，首先要分清楚工作簿、工作表和单元格三大基本元素。

1.工作簿的基本操作

工作簿是指在Excel中用来存储并处理工作数据的文件，其扩展名是.xlsx。在Excel中，无论是数据还是图表，都是以工作表的形式存储在工作簿中的。通常所说的Excel文件指的就是工作簿文件。在Excel中，一个工作簿类似于一本书，其中包含许多工作表，工作表中可以存储不同类型的数据。当启动Excel时，系统会自动创建一个新的工作簿文件，名称为“工作簿1”，之后创建的工作簿的名称默认为“工作簿2”“工作簿3”等。

（1）新建工作簿

安装了Excel 2016的Windows系统，会在鼠标右键的快捷菜单中自动添加新建“Microsoft Excel工作表”的快捷命令，通过这一快捷命令可以创建新的Excel工作簿文件，并且所创建的工作簿是一个存在于磁盘空间内的真实文件。操作方法如下：

在Windows桌面或者文件夹窗口的空白处单击鼠标右键，在弹出的快捷菜单中依次单击“新建”→“Microsoft Excel工作表”，如图5-2所示。完成操作后，可在当前位置创建一个新的Excel工作簿文件，双击新建的文件即可在Excel工作窗口中打开此工作簿。

（2）保存工作簿

为了便于日后查看或编辑，需要将工作簿保存起来，以免由于一些突发状况而丢失数据。保存工作簿的两种方法是：

①工作簿第一次保存时，单击快速访问工具栏上的“保存”按钮，打开“另存为”对话框，在“文件名”文本框中输入保存后的工作簿名称，在“保存类型”下拉列表中选择工作簿的保存类型，指定要保存的位置，然后单击“保存”按钮。

②单击“文件”选项卡，在弹出的界面中选择“保存”命令或“另存为”命令，然后对工作簿进行保存，如图5-3所示。

（3）打开工作簿

要对已经保存的工作簿进行编辑，就必须先打开该工作簿。打开工作簿的两种方法是：

①直接在资源管理器的文件夹下找到相应的Excel工作簿文件，用鼠标双击即可打开。

②单击“文件”选项卡，在弹出的界面中，单击“打开”命令，在弹出的“打开”对话框中选择相应的文件即可。

（4）关闭工作簿与退出Excel

如果想只关闭当前工作簿而不影响其他正在打开的Excel文件，可以从“文件”选项卡上单击“关闭”命令；如果想退出Excel程序，可以从“文件”选项卡上单击“退出”命令，如果有未保存的文件，将会出现提示保存的对话框。

2.工作表

工作表是Excel存储和处理数据的最重要的部分，是显示在工作簿窗口中的表格。一个工作表最多可以由1 048 576行和16 384列构成。行的编号从1到1 048 576，列的编号依次用字母A、B…AA…XFD表示。行号显示在工作簿窗口的左边，列号显示在工作簿窗口的上边。工作表是工作簿里的一页，工作表由单元格组成。通常把相关的工作表放在一个工作簿里。例如，可以把全班学生的成绩放在一个工作簿里，将每个学生的成绩放在各自的工作表里，将全班学生成绩的统计分析放在一个工作表中。Excel 2016的一个工作簿中默认有1个工作表，用户可以根据需要添加工作表，但每一个工作簿最多可以包含255个工作表。

工作表的基本操作包括新建工作表、移动和复制工作表、重命名工作表、删除工作表、显示或隐藏工作表、设置工作表标签颜色等。

（1）插入工作表

除了新建工作簿时默认包含的工作表外，还可以在工作表中根据需要添加新的工作表。插入工作表的方法是：单击工作表标签右边的“插入工作表”按钮，可以在工作表最右边插入一张空白工作表，如图5-4所示。

（2）删除工作表

如果已经不再需要某个工作表，可以将该工作表删除。删除工作表的方法是：在要删除的工作表的标签上右击，在弹出的快捷菜单中选择“删除”菜单命令，即可将当前所选工作表删除，如图5-5所示。

（3）重命名工作表

一个新建的工作簿中，默认的工作表名为Sheet1、Sheet2、Sheet3等，为了方便工作，可以将工作表命名为有意义的名字。工作表重命名的两种方法是：

①在标签上直接重命名。双击要重命名的工作表的标签（此时该标签以高亮显示），进入可编辑状态，如图5-6所示。

②使用快捷菜单重命名。在要重命名的工作表标签上右击，在弹出的快捷菜单中选择“重命名”选项，如图5-7所示。

（4）移动或复制工作表

移动工作表最简单的方法是使用鼠标操作，在同一个工作簿中移动工作表的方法为直接拖曳法。选择要移动的工作表的标签，按住鼠标左键不放，拖曳鼠标指针到工作表的新位置，黑色倒三角会随鼠标指针移动，释放鼠标左键，工作表即被移动到新的位置，如图5-8所示。

（5）保护工作表

步骤一：单击“开始”→“单元格”→“格式”→“保护工作表”选项。

步骤二：单击“审阅”→“更改”→“保护工作表”图标。

步骤三：弹出“保护工作表”对话框，输入保护工作表密码，单击“确定”按钮，完成保护工作表的设置。(https://www.daowen.com)

步骤四：弹出“确认密码”对话框，重新输入保护工作表密码，单击“确定”按钮，如图5-9所示。

（6）撤销工作表保护

撤销工作表保护是指撤销所设的保护状态，具体操作步骤如下：

步骤1：单击“开始”→“单元格”→“格式”→“撤销工作表保护”选项，如图5-10所示。

步骤2：单击“审阅”→“更改”→“撤销工作表保护”图标，如图5-11所示。

步骤3：直接撤销工作表保护状态。若没有密码，将弹出“撤销工作表保护”对话框，要求输入密码，如图5-12所示。

3.单元格

工作表中行、列交汇处的区域称为单元格，其是存储数据的基本单位，它可以存放文字、数字、公式和声音等信息。在一个工作簿中，无论有多少个工作表，将其保存时，都将会保存在同一个工作簿文件中，而不是按照工作表的个数保存。默认情况下，Excel用列序号字母和行序号数字来表示一个单元格的位置，称为单元格地址。

单元格是Excel中最基本的单元，所有对工作表的操作都是针对单元格或单元格区域的。下面介绍对单元格的基本操作：

（1）选择一个单元格

如果要选择某一个单元格，用鼠标指向它并单击；或者用方向键移动到相应的单元格；也可在名称框中输入单元格名称，并按Enter键。这三种方法都可以使该单元格成为活动单元格。只有当单元格成为活动单元格时，才可以向它输入新的数据或编辑它包含的数据，如图5-13所示。

（2）选择多个连续单元格（单个区域）

相邻单元格组成的矩形称为区域。在Excel中，很多操作是在区域上实施的。区域名称由该区域左上角的单元格地址、冒号及右下角的单元格地址组成，例如，A1：C3表示一个从A1单元格开始到C3单元格结束的矩形区域，如图5-14所示。

（3）选中行和列

将鼠标指针放在行标签或列标签上，当出现向右的箭头（插图）或向下的箭头（插图）时，单击鼠标左键，即可选中该行或该列，如图5-15所示。

鼠标选中单元格后，按Shift+空格键组合键，可选中单元格所在的行；按Ctrl+空格键组合键，可选中单元格所在的列。也可以通过选择第一个单元格，然后按Ctrl+Shift+方向键组合键（选择行中的单元格时，为向右键或向左键；选择列中的单元格时，为向上键或向下键），来选择行或列中的单元格。如果行或列包含数据，则按Ctrl+Shift+方向键组合键将选择该行或该列至最后一个所用单元格，再次按Ctrl+Shift+方向键组合键将选择整个行或列。在选择多行或多列时，如果按Shift键再进行选择，那么就可选中连续的多行或多列；如果按Ctrl键再选，可选中不连续的行或列。

（4）清除单元格选择区域

单击其他任意一个单元格，就可以取消工作表内原来选择的单元格或区域。

（5）插入单元格

选择要插入单元格的位置，在“开始”选项卡的“单元格”组中，单击“插入”下方的箭头，然后单击“插入单元格”菜单命令，弹出“插入”对话框，单击需要增加的行或列选项即可，如图5-16所示。

如果要插入多个单元格，则需要选择与要插入的单元格数量相同的单元格。例如，要插入3个空白单元格，则选择3个单元格。

（6）删除单元格

选中将要删除的单元格，单击“开始”选项卡下“单元格”选项组中的“删除”按钮下方的箭头，在弹出的下拉列表中选择“删除单元格”菜单命令即可。如果要删除多列或者多行单元格，右击，在弹出的对话框中选择“删除”，单击“整行”或“整列”单选项，最后单击“确定”按钮，如图5-17所示。

（7）合并与拆分单元格

合并与拆分单元格是最常用的单元格操作，它不仅可以满足用户编辑表格中数据的需求，也可以使工作表整体更加美观。

①合并单元格是指在Excel工作表中，将两个或多个选定的相邻单元格合并成一个单元格。如选择单元格区域A1：B2，单击“开始”选项卡下“对齐方式”选项组中的“合并后居中”按钮，即可合并且居中显示该单元格，如图5-18所示。

②在Excel工作表中，还可以将合并后的单元格拆分成多个单元格。选择合并后的单元格，单击“开始”选项卡下“对齐方式”选项组中的“合并后居中”按钮（插图）右侧的下拉按钮，在弹出的列表中选择“取消单元格合并”选项。该表格即被取消合并，恢复成合并前的单元格。

（8）清除单元格

清除单元格即删除单元格内容（公式和数据）、格式（包括数字格式、条件格式和边框）及所有附加的批注。选择要清除内容的单元格或单元格区域。在“开始”选项卡中，单击“编辑”选项组中的“清除”按钮，在弹出的下拉菜单中选择“全部清除”选项，如图5-19所示。

如果选定单元格后按Delete键或Backspace键，则仅清除该单元格的内容，而不清除单元格的格式或单元格批注。