电子邮件在工作中的角色和作用
一、电子邮件——律师的工作方式和工作本身
工作这几年，我形成一个偏见，对会用电子邮件（以下简称“电邮”）沟通工作的人有几分莫名的好感。而对写不出一封像样电邮，发邮件没主题没正文一个附件扔过来的人，会擅自断定这家伙工作状态不会好到哪里去。
从事律师工作，需要与机构客户频繁沟通，且伴随数量众多的文件。如果不能妥善使用电邮，而把工作场景置于即时通讯比如微信，那简直是一场灾难。遗憾的是，不是每位客户、每名律师都能有意识并且做到这一点。工作中，仍然有诸多问题讨论、信息传输在微信上，用你一言我一语的龙门阵聊天法，缓慢而低效地推进工作。讨论过程不仅随着发言的时间流石沉大海，发送的文件也常因通信工具对附件的定期清理或未保存而丢失。
若不是需要面对面交流或口头沟通，电邮可以作为最妥当的日常工作沟通方式。它可以选择明确的收件方，同步抄送相关人士，并附带图片或文档附件，完整而周全。律师处理的项目、参与的交易，大多为商务场合；相应的，工作方式也应具备一定的商务性或形式感。相比QQ、微信等以便捷为特征的沟通工具，电邮具有更严谨、更正式的特征。熟练运用电邮进行工作，是对新律师的入门要求。
电邮，不仅是非诉律师的工作方式，它还是非诉律师的工作本身。如果你身边有律师朋友，当你和他/她约会时，经常收到这样的回复：“等我回个电邮就出发”，“等我写个电邮，20分钟后中区见”。当你休假数日后打开邮箱，未读邮件更是在列表上不断后退，跳动更新。从中挑出需要你回复的尽快处理完毕，也是律师的工作内容之一。团队出具的法律备忘录、尽职调查报告、法律意见书和律师函等，一般都通过电邮向客户发出。这可不是正文一言不发，发个附件就完事这么简单。你需要在电邮中对工作情况作简要反馈，或对研究问题作简要概括。清晰得体的电邮，能让客户在收到律师工作成果的同时，有更好的法律服务体验。
二、邮件服务为什么没有被即时通信服务打败
知乎上有个有意思的问题：
邮件服务为什么没有被即时通信服务打败？
这个问题的答案，正与电邮在工作中的作用有关。
（一）延时互动
相比即时通讯软件，邮件是一种延时互动。电子邮件的延时性，是我从内心深处最喜欢它的特征，尽管这会对律师及时回复的职业形象有所损伤。通信工具发展到今天，即时性给人们带来无限的便利，也带来无穷的困扰。困扰的根源，在于它要求社会系统中的每一个成员，需要“随时在线”。这是一种极有负担感的心理感受，多数人并不喜欢——也不愿意——每时每刻都与这个世界连接。保有一小块自己的生活时间或思考空间，是每个独立主体的心理需求。正因如此，法国2017年1月1日实施新法，对雇员下班后的“断网权利”给予法律保障。
选择使用电邮，意味着发件方默许你可以延时回复，而不必即刻与他/她互动。若你可以立刻给予回复，对方会有高于预期的惊喜感，进而建立愉快的沟通氛围。同样地，当你与别人沟通工作时，将需要交流的内容整理为电邮，参考资料作为附件一并发出，不仅可以将工作交代得更清楚，延时互动的模式也给别人留下消化理解的时间。对于不是十万火急的事，懂得使用电邮沟通，是一种工作中的分寸感；意识到延时互动的必要性，更是对他人时间的理解和尊重。
（二）深度交流
写邮件需要过脑子，而不是张口就来。这使得电邮在一些人看来很“费事”，不如微信或电话竹筒倒豆子一般畅快。畅快是畅快了，但沟通的效果呢？我曾遇到通过电邮发出交易文件给客户，没过多久，我的微信就收到这位客户12条未读信息。我心里一惊，以为出了什么大问题，一刻不敢怠慢。看完信息，哭笑不得。信息内容大致如下：
“我们在会上提到一个增信措施，怎么没写在协议里呀？”
“哦哦，看到了，后面有写。”
“重大资产为什么没有明细呢？”
“原来放在协议附件啊！”
……
12条信息，几乎没有实质问题或意见反馈，简直就是他阅读文件的“心理直播”。虽然十余条微信消息发起来方便，但这样的沟通是没有质量的，也让人对你的职业素养和专业能力产生怀疑。
不同于即时通讯的畅快便捷，深度思考是发邮件和回邮件的前提。电邮是按话题组织的，它对内容的集中讨论和存档，使信息不会因快速发言的时间流被冲散。这样的交流机制，使深度思考和有序交流得以可能。当你决定写一封电邮，你是经过一些思考的。同样的，当你决定回复一封电邮，不仅需要思考，还要仔细阅读前一位发件人的内容。这使通过邮件组织的对话更能抵达高质量的沟通。
（三）团队协同
即时通讯起源于点对点，尽管有群组功能，但对于组织团队成员有序工作，群组难担此任。非诉项目多数要求团队协同，较大的交易项目，分部分或分任务多头推进是常态；随着项目前进，不断增加成员协助或变动律师，也是常态。群组功能对新人的加入是割裂的，新成员无法得知这个项目此前的工作进展和讨论过程，如果需要一一同步，将耗费大量工作时间。
电邮的往来记录很好地解决了这个问题。每个成员的工作进展和反馈，通过抄送功能就可以同步全员；新成员只要将相关历史电邮转发，就可了解项目的过去和当下。更重要的是，很多大型项目需要旷日持久的工作过程。一个IPO项目，进场时项目组员还是青涩实习生，上市敲钟时已经是两个孩子的母亲。如此长的时间跨度，如果没有电邮作为复杂项目和团队协同的长效沟通工具，很难有序推进下去。此外，对一些涉及跨境的项目，如境外投资或跨境并购，因交易各方存在时差，电邮是首选的沟通工具。
延时互动、深度交流和团队协同三个特点，使电邮虽不能如即时通讯那样“随时在线”，却有更高的工作效率。
（四）存档留痕
前三个特点关乎工作效率，最后一个则关乎职业自我保护。在第一章“非诉律师的执业风险”中，你已初步了解律师职业的雷区所在。电邮的存档留痕功能，正是防范执业风险的措施之一。项目中对某个敏感问题的律师意见，有时基于各种因素的限制，无法写入律所出具的正式书面文件当中。而这些问题，律师已充分核查并提示客户。此时，倘若你的提示仅仅是会议上的口头表述或电话沟通，因无法留痕而难以确认。如果通过电邮留下沟通记录，既是对客户的提醒，也是对自我的保护——避免因客户决策不当致使已尽勤勉职责的律师承担不恰当的法律责任，俗称“背锅”。一旦发生纠纷，电邮记录可作为证据在庭审中使用。[2]
此外，你对合伙人或团队律师就某些重要时点的提示，通过电邮也比口头沟通妥当。出现差错时，找出电邮核对责任在谁，比苦苦思索谁说了什么来得强。或许，这看上去有推卸责任的嫌疑，但一个专业高效的律师团队，应当是责任划分明晰的。通过电邮存档留痕，明确自己的义务和责任，并建立职业的自我保护，是电邮更深层次的功能。