审阅后,注意几个细节

第四节  审阅后,注意几个细节

完成整份合同的条款修订后,合同审阅的主体工作就完成了。但还有如下细节,是审阅工作完成后需要注意的。

一、修订模式和清洁模式

律师对合同的审阅修订,建立在使用文档的修订模式上。修订模式的好处很明显,可以让下一位阅读者清晰地看到修改痕迹。实务中,任何一份合同的签署,都伴随着多轮沟通过程。合同参与方简单的,一般由甲乙双方及其律师互相提供审阅意见;参与方复杂的,如项目融资协议,多方主体参与其中,各方又有各自的律师顾问,意见来源复杂。如果不使用修订模式,很难让人清晰了解各方态度和意见,以及整个项目沟通推进的过程。因此,当你审阅合同时,无论是简单的还是复杂的,一定记得使用修订模式,并注意将Word中的用户名设置为带有你姓名和律所的标识,方便他人查阅修订时,可以看到提供修改意见的主体。

清洁模式一般在即将定稿时使用。合同经历了反复沟通和多次修订,在分歧基本消除后,当你发出即将定稿的文本时,除了提供修订模式版本,还要附加一个清洁模式版本。修订版供客户或对方确认修改之处,清洁版则供校对、定稿或安排签署。

有的律师觉得同一文件发送多个版本太麻烦,清洁版也就是一键点击的事——接受所有修订后另存个文件即可,律师没必要搞那么复杂。据我观察,无论客户还是合作方,都会对同时提供两种模式的律师更有信任感。原因很简单,人的本性都是懒的,能少按一个键,绝不多点那一下。职场中亦如此,能将细节体验做到位的人,往往会给别人更多信任感。

二、审视修改的可履行性

合同修改完成后,不要急于立刻发出,哪怕客户可能已经百般催促。你需要留出一点点时间,回过头去重新看自己修改过的内容。这不是浪费时间,反而是最值得花费的时间。

修改合同时,我们容易专注于字里行间的推敲,而忽视修改的可履行性、合同整体的一致性。尤其当合同篇幅较长,多达几十页甚至上百页时,你的修改可能是分阶段完成的。在不同时间段,人的思考方式、表达方式会有所不同,这就需要在修改完成后整体再看一至两遍。一方面,确认修改的前后一致性;另一方面,确认修改的可履行性。(https://www.daowen.com)

什么叫“可履行性”?在合同履行的原则中,有诚实信用原则、平等原则、情事变更原则等,而最基础的是——适当履行原则。适当履行强调当事人按照合同约定的标的、质量和数量,由适当的主体在适当的履行期限、履行地点,以适当的履行方式,全面完成合同义务。“履行”对合同的重要性可见一斑。正如崔建远老师讲道:

合同的履行不仅是合同的法律效力的主要内容,而且是整个合同法的核心。[7]

律师在修订合同后,必须回头打量自己作出的修改,不仅从当事人的立场打量是否充分保护了客户的权益,更要从适当履行的立场审视是否有利于合同的履行。比如,你是否因为过分强调对客户的保护,使得为对方设置的义务难以履行,或者设置的违约责任不切实际。对客户而言,他需要的不是一份经过“完美”修改以至于难以履行的合同,而是一份权责适当具有可履行性的协议。

三、这是第八个版本,请标注清楚

最后一个,是合同的版本问题。在沟通合同修改过程中,我们经常遇到发错版本的问题。明明已改到第三版发回给客户确认了,但客户反馈回来的,还是在第二版上内容的修改。团队律师间的沟通也有这种情况。这不是知识的问题,是工作习惯的问题。虽然不是什么严重的错误,但极度影响工作效率。青年律师除了思维和技能,也要重视培养良好的工作习惯。从你修订合同第一版时起,就应当按照适当的命名规则把文件命名清楚。就工作文件的命名,以下命名规则可以参考:

文件名称—版本—日期—律所名称或完成者—修订或清洁

文件的基本信息从名称中一目了然。标注清楚合同版本,不仅是为了避免发送错误,还有助于相关方知晓整个合同的磋商和修改过程。文件调整有个黑暗定律叫作七稿八稿,回到初稿。倘若你的文件夹永远只有当下修改完的这一版,那么你既不知道这份协议所承载的交易如何一路走来,也无法在最短的时间内让它回到过去。标注清楚合同版本,你可以从这样微小的工作习惯中收获效率的实质提升。