草拟一封得体电邮的六个要素
了解了电邮在律师工作中的角色和作用，接下来的问题便是——如何草拟一封得体的电邮。正如一道好菜从每一项原材料严格把关开始，一封电邮也从每一项构成要素严格把关。我们将电邮拆解为六个核心要素：收件人、抄送、主题、正文、附件和签名档，分别如下。
一、收件人
如同烧菜第一步热锅宽油，选择正确的收件人是草拟电邮的第一步。收件人不是所有和电邮有关的人，而是你直接汇报或交办的人，换言之，是需要对电邮作出回复的人。只需知晓而无须回复的相关人士，不在收件人范畴，列入抄送即可。比如，在律师助理的协助下，你草拟了法律尽调报告初稿，需要发出给主办律师审阅。那么，收件人为主办律师，抄送团队或部门共同的合伙人（需知悉工作进度）、协助的律师助理（是报告的共同草拟人）以及本项目与尽调相关的其他同事（若有）。
此外，日常工作往来，留意将客户电邮定期保存进邮件系统通讯录，并准确命名其公司名称和职位岗位，避免命名错误或职岗不对应，发送电邮时失了礼仪。
二、抄送
抄送是发电邮中的技巧活儿。不同于收件人的确定性，抄送范围较为模糊，有时需要根据具体项目作不同调整。总体而言，抄送针对的是所有和本次电邮有关的人士，可以是参与了电邮所述事项的讨论，或接下来工作中需要提供指导或支持。如果是平级之间的工作往来，一般抄送给你们共同的合伙人或部门负责人；如果是跨团队或跨部门的合作，一般抄送给两个团队或部门的合伙人或负责人。如果是回复客户，除了将直接对接的联系人作为收件人，在知晓对方直属领导或负责人时，也要将其作为重要电邮的抄送对象。
三、主题
主题是电邮的明眸大眼。在你收到电邮的第一时间，还未来得及看正文，便会先留意邮件标题。故而，邮件主题应当简要清晰。一方面，主题应简要，避免政府公文“关于”之后几十字的长标题写法；另一方面，主题应清晰，什么项目的什么文件，表述言简意赅。有的交易出于保密需要，会拟定一个代号作为项目名称，从而避免在讨论时提到目标公司名称。比如，某个股权并购项目拟定代号为“美牛项目”，则律师发出该项目交易文件初稿时，电邮主题可以为“美牛项目—股权转让协议V1”。若为常年法律顾问，则回复客户的电邮主题可以用“客户名称—咨询或处理的具体事宜”。
简洁清晰的主题，不仅可以清楚传达这封电邮要做什么，更有利于往后查询搜索，避免只在列表中看了它一眼，就再也找不见。通过项目代号或公司名称，即可准确找到你要的它。
四、正文
正文是电邮的主体，就像新疆大盘鸡里的鸡肉。对于电邮正文，最需要注意的是，正文内容不宜过长。如果你的邮件是讨论问题或答复疑问，需要翔实的分析、论证、引用或解释，建议将正文内容写为备忘录，放入附件中。一般而言，越简明扼要的邮件，越容易得到回复。篇幅越长，不仅阅读需要的时间越多，收件人回复的心理压力也越大。缩减正文篇幅的方法之一，是区分哪些内容可以作为附件，而不必在正文罗列。当然，简要的前提是把事说清楚。有时间要求的，要将时间节点在正文突出表示，以便收件人清楚电邮的核心要求。(https://www.daowen.com)
对于转发电邮，需要区分是让收件人执行任务还是仅参考了解。若为执行任务，需在电邮写明具体工作要求；若仅为参考，则无须在正文详述太多，收件人主要参考以往电邮和附件，正文简单标注FYI（For Your Information）即可。但转发参考的情形，要注意检查收件人是否适合知悉全部以往电邮内容。有时，律师转发电邮只是为了给对方一个参考文件，但忘了删去以往电邮记录，进而将整个项目信息全部转发出去，这是违反法律服务合同约定的行为，在实务中却因“手滑”频频发生。“手滑”只是说辞，背后是对行为风险的无意识。对待电邮，无论草拟、回复或转发，都不是一键操作的行为，多检查才能少犯错。
当你休假时，还需提前设置好自动回复。不让别人发来的电邮石沉大海，在自动回复中提供紧急事务可以联系的同事，并告知自己复工的具体时间，是休假前律师的常规动作。
五、附件
如果说正文是大盘鸡里的鸡肉，附件就是大盘鸡里的裤带面——虽不是主角，但少了你不完整。工作中的“电邮事故”，最常见的就是漏发附件。往往收件方或抄送越多，越容易忘了附件。这个容易理解，绞尽脑汁写好正文后，以为大功告成了，长舒口气点了发送。刚发完就醒神了，忙不迭撤回。对此，可以尝试每次添加完抄送后，先添加附件再写正文，避免大盘鸡里忘了加面条。
对于有附件的电邮，一定要在正文里对附件稍作说明。比如，附件有几份，分别为什么内容，如果需要特殊工具才能打开或设有密码的，要交代清楚。附件还要拾掇清秀，设置清晰的文件名称。如有多个附件，且存在先后顺序的，建议为文件编号，打包压缩后再发出。附件本身就是电邮中容易被忽视的存在，收件人对阅读附件的欲望是较低的，若还杂乱无章，更会让人主动屏蔽。
六、签名档
签名档像一份礼物的包装纸，为电邮提供得体的落款。规模较大或管理规范的事务所，通常都对签名档设置有统一要求。新人加入，获得电邮地址后，第一步要做的就是设置签名档，这是对外沟通的统一门脸。对于没有统一要求的，一般参照团队其他律师的风格设置，多数留下姓名、所名、职位和联系方式。有时可以设置多个签名档，根据电邮类型是对内还是对外分别使用。对外发出的电邮，签名档更为正式、美观，适当添加事务所取得的重要荣誉。内部沟通的电邮，签名档则简洁明晰，保留核心联系信息即可。
图6-1 一封得体电邮的六个要素
上述六项，既是一封电邮的构成要素，也是电邮的草拟步骤。据我观察，身边的律师朋友多少都有不同程度的电邮强迫症——一封邮件从发件人到签名档，不检查至少三遍不敢点击发出键。草拟一封得体的电邮，无须太多技巧，只要耐心和细致。