使用电邮的几个注意事项
尽管使用电邮有诸多便捷之处，但仍然要看到因为电邮不到位致使双方反复沟通而耗费的时间和人力成本，又或者，邮件发出后根本没有回音。不必要的误解和无法收到回应，可能都与邮件不当有关。使用电邮时，我们必须时刻意识到，这封电邮是用来处理问题的，而非制造问题的；必须要让他人一目了然，知道要做什么，不需要再次确认、询问或进一步解释。概言之，要让你的电邮好懂，有用。如此，除了前述六个要素，还有几个细节贯穿使用电邮的整个过程。
一、在讲清楚的前提下，尽可能短
邮件正文的长短是个有争议的话题。一般认为在讲清楚事情的前提下，电邮应当尽可能短。相较于长电邮，短电邮更容易获得回复。但工作沟通中，有的客户喜欢律师将所有信息呈现在正文中，而非使用附件。相较于附件下载解压再打开，正文的一目了然似乎更省事一些，尽管长文阅读也会花去较多时间。
对正文长短的把握可以根据客户工作风格作些调整。但在客户没有倾向性的前提下，仍然建议短电邮优先。原因在于，尽管第一节列举了电邮相较于即时通讯的诸多优点，但它也有自己的短板——过于消耗时间。阅读、回复或草拟，都需要深度思考；加之律所内部管理还有诸多标准化电邮，如利益冲突检索电邮、立案通知电邮等，每位律师一天收到十余封甚至数十封电邮是习以为常的。这使得处理邮件变成一件“杀时间”的工作，职场人士对此深有体会。为了改善电邮的这一短板，在移动互联办公日渐成熟的今天，电邮产品普遍增加了很强的手势操作功能，如向右滑动标注“未读”，向左滑动可以“删除”。这些迭代，目的都是让职场人士尽可能利用碎片化时间处理工作，改善电邮“杀时间”的特性。故而，在讲清楚事情的前提下，尽可能让你的电邮短一些，不会占用对方过多时间，也更容易得到回复。
二、让你的邮件易于检索
你的邮件发出后，对方并不能总在第一时间处理。不断叠加的新邮件会让你的电邮很快被淹没下去。如何才能让你的邮件在茫茫邮海中不被遗忘呢？——你的邮件好看很重要。所谓“好看”，是指让你的邮件易于检索。对方想到这件事，想到此前瞟过一眼这封电邮时，要能通过关键字准确定位。所以，前文讲到电邮的主题应当简要清晰，主题中应当包含项目名称+文件类型/处理事宜。这样的排列组合能让你的电邮有较高辨识度，从满屏未读邮件中被打捞起来。
这个问题的反面是，切忌草拟大而宽的电邮主题。比如，主题直接为“咨询”“增资协议”“文件修改意见”。这类主题太过宽泛，律师的邮箱中有无数咨询、无数增资协议和文件修改意见，它们无法通过“好看”的主题被认出，就错过了第一时间被处理或回复的机会。
此外，也不要擅作主张为你发出的电邮增加“星标”，即标识该电邮为重要。没有人会觉得自己的电邮不重要。是否重要，交给收件人自己去分类，你只需在正文中注明关键信息如最迟日期即可。
三、让你的邮件重点突出（项目符号、加粗、颜色）(https://www.daowen.com)
无论邮件内容是长是短，都应当尽可能地突出重点，确保对方阅读时迅速了解你要传递的关键信息。那些段落和文字堆砌的邮件，常常让人不得要领。做到重点突出其实很简单，使用一些排版技巧即可。最好用的，莫过于项目符号、加粗和颜色。
项目符号通过圆点、箭头和缩进功能，可以很好地将一段文字处理得井然有序，视觉上的错落有致便于人们在脑海里建立起与信息有关的结构图。加粗可以使用在重点信息上，如小标题、时间、地点。颜色则针对需要特别注意的信息，标红或标蓝，通过视觉刺激给读者留下印象。加粗和颜色很多人会使用，但项目符号的作用常为人们忽视。事实上，项目符号是在最短时间内让文件富有结构性的方式。
如果需要在正文中插入图片，请注意将图片大小调整适当，并将图片置于正文最后。当图片较大，又占据中间位置时，极易让人忽略图后还有正文信息。
四、让对方明白，你想让他做什么
职场电邮，极少有用来交流情感的。所有电邮，无非两个目的：提供信息（如向客户发出尽职调查报告或答复某项询问）以及索取信息（如咨询问题或发出补充材料清单）。故而，你的邮件需要让对方看完后明白，你想让他做什么。比如，对于提供信息的电邮，假设你向合伙人发出尽职调查报告，是需要其审阅修订，回复修改意见；假设你向律师助理发出，是需要其以此为模板，草拟新项目的尽调报告；假设你向客户发出，是需要其收阅并指示项目下一步工作。对于索取信息的电邮，假设你向团队同事发出文件补充清单，是需要其审阅是否还有新的补充；假设你向标的公司发出，是需要其5日内回复你清单所列补充资料……
不同的对象，发出电邮的目的不同。我们让电邮短小精悍、易于搜索且重点突出，最终目的都是——让对方清楚你要他做什么。
电邮不仅是一种沟通工具，更是一种效率工具。从发送到回复，时刻记得将自己置于对方的位置思考。当你是发件人，尽可能清晰表达；当你是收件人，尽可能及时回复。通过一段时间的执业积累，你会发现，电邮中沉淀下来很多你的执业经历，与客户的沟通，与同事的交流，与项目组的讨论，愉快的、不愉快的都有。而你，就在这一封封电邮的传递中，获得属于自己的执业成长。