11．4 会计档案与会计交接
11．4．1 会计档案
会计档案是国家机关、社会团体、公司、企业、事业单位和其他经济组织在会计事务中自然形成的，并按一定的规定保存备查的会计信息载体，是记录和反映经济业务中的重要史料和证据。
1）会计档案的种类
会计档案是指会计凭证、会计账簿、财务会计报告等会计核算专业资料。各单位的预算、计划、制度等文件材料属于文书档案，不属于会计档案。会计档案一般分为：
（1）会计凭证类档案
会计凭证类档案包括原始凭证、记账凭证、汇总凭证、银行存款余额调节表和其他会计凭证等。
（2）会计账簿类档案
会计账簿类档案包括总账、日记账、明细账、辅助账、固定资产卡片等。
（3）财务会计报告类档案
财务会计报告类档案包括月度、季度、年度会计报告及相关附表、附注和文字分析材料等。
（4）其他类档案
其他类档案包括会计移交清册、会计档案保管清册、会计档案销毁清册以及其他有关财务会计工作应予集中保管的财务成本计划和重要的经济合同等文件资料。
2）会计档案管理的意义
会计档案是国家经济档案的重要组成部分，是按照规定保存备查的会计信息载体，其意义如下：
①会计档案是企业单位日常发生的各项经济活动的历史记录。
②会计档案是总结经营管理经验、进行决策所需的主要资料。
③会计档案是检查各种责任事故的重要依据。
各单位的会计部门对会计档案必须高度重视，严加保管。建立严密的保管制度，妥善管理，不得丢失、损坏、抽换或任意销毁。
3）会计档案管理的具体要求
《会计法》和《会计基础工作规范》都对会计档案管理作出了原则性规定。
（1）会计档案的归档
各单位每年形成的会计档案，应由财务会计部门按照归档要求负责整理立卷或装订。当年形成的会计档案在会计年度终了后，可暂由本单位财务会计部门保管一年。保管期满之后，原则上应由财务会计部门内部指定专人保管。
档案部门接受保管的会计档案，原则上应当保持原卷册的封装，个别需要拆封重新整理的，应当会同原财务会计部门和经办人共同拆封整理，以分清责任。
对会计档案应当进行科学管理，做到妥善保管、存放有序、查找方便，不得随意堆放，严防毁损、散失和泄密。
保存的会计档案应当积极为本单位提供和利用。会计档案原件原则上不得借出，如有特殊需要，须经上级主管单位批准，在不拆散原卷册的前提下，可以提供查阅或复制，并应履行借出手续，限期归还。
（2）会计档案的保管期限
会计档案的重要程度不同，其保管期限也有所不同。根据会计档案管理办法的规定，会计档案保管期限分为永久和定期两类。永久是指会计档案永久保存；定期是指会计档案应达到一定的时间，会计档案的定期保管期限分为3年、5年、10年、15年和25年5种。会计档案的保管期限从会计年度终了后的第一天算起。
不同的会计档案发挥作用的时期是不一样的，因此，各类会计档案的保管期限也不相同。各类会计档案的保管期限是由国家统一规定的，各单位不得擅自变更。国家对不同单位、不同类别的档案规定了不同的保管期限，如对企业和其他组织会计档案保管期限，如表11．1所示。
表11．1 企业和其他组织会计档案保管期限
续表
（3）会计档案的销毁
根据规定，会计档案保管期满需要销毁的，可以按照规定程序销毁。销毁的基本程序和要求如下：
①编制会计档案销毁清册。会计档案保管期满需要销毁的，由本单位档案部门提出意见，会同财务会计部门共同进行审查和鉴定，并在此基础上编制会计档案销毁清册。档案销毁清册是销毁会计档案的记录和报批文件，一般应包括会计档案名称、卷号、册数、起止年度和档案编号、应保管期限、已保管期限、销毁日期等内容。单位负责人应当在会计档案的销毁清册上签署意见。
②专人负债监销。销毁会计档案时，应当由单位的档案机构和会计机构共同派人监销；国家机关销毁会计档案时，应当由同级财政部门、审计部门派人参加监销。财政部门销毁会计档案时，应当由同级审计部门派人参加监销。监销人在销毁会计档案前，应当按照会计档案销毁清册所列内容清点核对所要销毁的会计档案；销毁后，应当在会计档案销毁清册上签名盖章，并将监销情况报告本单位负责人。
11．4．2 会计工作交接
会计工作交接，是会计工作中的一项重要内容，办好会计工作交接，有利于保持会计工作的连续性，有利于明确各自的责任。
会计人员调动工作或者离职时，与接替人员办清交接手续，可以使会计工作前后紧密衔接，保证会计工作连续进行，防止因会计人员的更换而出现会计核算混乱的现象，同时可以分清移交人员和接替人员的责任。关于会计工作交接问题，有关的会计法规都作了明确的规定。《会计法》第四十一条规定：“会计人员调动工作或者离职，必须与接管人员办清交接手续。”《会计基础工作规范》也有相关的规定。
1）会计工作交接的要求
《会计工作基础规范》对会计工作交接作了比较具体的规定，其内容包括：
①会计人员工作调动或因故离职，必须与接替人员办理交接手续，并将本人所经管的会计工作，在规定期限内移交清楚。会计人员临时离职或因事、因病不能到职工作的，会计机构负责人、会计主管人员或单位领导必须指定人员接替或代理。没有办清交接手续的，不得调动或者离职。
②接替人员应认真接管移交的工作，并继续办理移交的未了事项。移交后，如果发现原经管的会计业务有违反财会制度和财经纪律等问题，仍由原移交人负责。接替的会计人员应继续使用移交的账簿，不得自行另立新账，以保持会计记录的连续性。
③交接完毕后，交接双方和监交人要在移交清册上签名或者盖章，并应在移交清册上注明单位名称、交接日期、交接双方以及监交人的职务和姓名、移交清册页数，以及需要说明的问题和意见等。移交清册一般应填制一式三份，交接双方各执一份，存档一份。
④单位撤销时，必须留有必要的会计人员，会同有关人员办理清理工作，编制决算，未移交前，不得离职。接收单位和移交日期由主管部门确定。
2）会计工作交接的程序
（1）移交前的准备工作
会计人员办理移交手续前，必须做好以下各项准备工作：
①对已经受理的经济业务，应全部填制会计凭证。
②尚未登记的账目，应登记完毕，并在最后一笔余额后加盖经办人员印章。
③整理应移交的各项资料，对未了事项写出书面材料。
④编制移交清册，列明移交的凭证、账表、公章、现金、有价证券、支票簿、发票、文件、其他会计资料和物品等内容。
（2）移交
移交人员按移交清册逐项移交，接替人员逐项核对点收，具体内容包括：
①现金、有价证券等要根据账簿余额进行点交。库存现金、有价证券必须与账簿余额一致，不一致时，移交人应在规定期限内负责查清处理。
②会计凭证、账簿、报表和其他会计资料必须完整无缺，不得遗漏；如果有短缺，要查明原因，并在移交清册中注明，由移交人负责。银行存款账户余额要与银行对账单核对相符；各种财产和债权、债务的明细账余额，要与总账有关账户的余额核对相符；必要时，可抽查个别账户余额，与实物核对相符或与往来单位、个人核对清楚。
③移交人经管的公章和其他实物，也必须交接清楚。
④会计机构负责人、会计主管人员移交时，除按移交清册逐项移交外，还应将全部财务会计工作、重大的财务收支和会计人员的情况等向接管人员详细介绍，并对需要移交的遗留问题写出书面材料。
（3）监交
会计人员办理交接手续，必须有监交人负责监交。其中一般会计人员办理交接手续，由会计机构负责人（会计主管人员）监交；会计机构负责人（会计主管人员）办理交接手续，由单位负责人监交，必要时主管单位可以派人会同监交。通过监交，保证双方都按照国家有关规定认真办理交接手续，防止流于形式，保证会计工作不因人员变动而受影响，保证交接双方处在平等的法律地位上分清各自应承担的义务，不允许任何一方以大压小、以强凌弱，或采取不正当乃至非法手段进行威胁。移交清册应当经过监交人员审查和签名、盖章，作为交接双方明确责任的证据。
交接工作完成后，移交人员应当对所移交的会计资料的真实性、完整性负责。