为什么工作忙碌却低效？

4.为什么工作忙碌却低效？

职场如战场，新的一天来临，意味着又得投入到一场没有硝烟的战斗中去，对此，你准备好了吗？我们大部分人，都是一天数十个小时耕耘在各自的岗位。早上忙，晚上忙，披星戴月，加班熬夜，都是家常事。但是你有没有想过，每天像只小蜜蜂一样忙忙碌碌，有多少时间是被白白浪费掉的。

人活着，最重要的目的是拥有健康的身体，幸福的家庭，生活得快乐、充实。我们终日忙碌为了生活，上班工作是为了让生活变得更好一些。但是没有效率的忙碌工作，却会让人连最基本的健康、家庭都无法保障。那这样的忙碌意义何在呢？

有时看似不停地在劳作，结果却少有所成，或者与我们的期望相去甚远。

其实，工作中也是同样的道理。我们每天做多少工作，什么工作先做，什么工作后做，都应该做规划。把工作进行合理的排序，对于提高工作效率是非常重要的。

经济学家帕累托通过大量的观察发现，绝大多数情况下，一件事情80%的结果取决于20%的原因。因此，如果大家可以在日常的工作中合理规划，并出色完成那20%的关键任务，那离成功就只有咫尺之遥了。

接下来我们来讲一下，如何去区分一件事情的重要程度：

我们可以用事情的紧迫性为横坐标，用重要性为纵坐标。这样，一个人每天在工作中遇到的问题无非是以下四类：重要并紧迫、重要但不紧迫、紧迫但不重要、不紧迫也不重要。

（1）重要并紧迫。这一类的工作是首先应该去完成的任务，如客户打来的电话或者救火等。这种事情一刻也不能耽误，必须做到分秒必争。

（2）重要但不紧迫。如接下来的工程计划，这类任务也非常重要，但不需要今天就完成。可以记在心头，等重要并紧迫的工作完成后，再去着手准备。

（3）紧迫但不重要。如临时和朋友的见面，在前面的任务都确保完成后，可以去处理这类事情。有人做过调查，我们通常一天有超过五个小时的时间浪费在与不速之客的会面，还有无意义的回复上。紧迫的事情不一定是重要的，如果把大部分的时间浪费在处理紧迫的事情上，那时间就不会被充分利用。

（4）不紧迫也不重要。这类事情可以摆在最末的位置，甚至不去回应。某网站做的调查数据表明，人们每个月在交友网站上的时间居然达数十个小时。适度交友是合理的，但太过就不是明智的选择了。

上面故事里提到的大石头、小石头，还有水和沙子，其实就可以形象地去代表这四种任务。水和沙子放进杯子里比较容易，什么时候放到可以。但石头却不一样，尤其是大石头，它只能摆在第一的位置才能放得进去。如果本末倒置，那它就失去放进去的机会了。

这里，我们提出管理时间的三大对策。

（1）培养注意力。做事情时，学会集中精力。我们在工作里难免要同时扮演多个角色，所以一定要知道如何取舍。有时候无法按计划进行，也不要强迫自己一心两用，否则一定会影响到工作效率，结果也不一定能尽如人意。

（2）设定工作目标。奔着目标去，做事情才更有方向。俗话说，“好的开始是成功的一半”，设立合理的工作目标直接影响到计划的成功与否。我们得先问自己想要获得什么，最终的目标是什么，要达到这个目标还需要做哪些努力。哈佛大学曾做过一项调查研究，发现只有30%的人为自己设立了明确的目标，并朝着目标在努力，而后来这些人都成了某些领域的精英人士。

（3）培养工作的计划性。有了目标后，怎么去实现，计划的内容就要围绕这个主题去进行。例如，一项工作要获得怎样的效果，多长时间内可以做到何种程度。可以把时间预算得充分一些，充分利用好你的最佳工作时间。科学家发现，每个人都有属于自己的最佳工作时间，有的人是早上，有的人是晚上，而早上和晚上还可以再做细分，如早上9点到10点等。