计划很丰满,实施很骨感
案例回顾
王木森任店长有一段时间了,基本熟悉了店长的工作流程。每天他都会制订详细的工作计划,如什么时候做员工培训、什么时候进行市场巡查。可是这些计划实施起来,总是不尽如人意,很多事情不能在计划的时间内完成。还有时候因为一起突发事件,就占据了他大半天的时间。王木森发现他的工作时间总是不能得到有效利用,每天也就有那么不到一个小时的时间是不被干扰的。常常是,工作了一天,他已经很疲惫了,还要向上司汇报工作,但往往由于精力不集中,让上司很不满意。很多时候都到了下班时间了,他却发现还有很多重要的事情没有做,不得不加班。他往往是工作还没做好,身心就已经疲惫不堪了。
渐渐地,王木森开始怀疑每日计划到底有没有必要了?难道真的计划不如变化快?那还制订什么计划呀?不受计划的约束也挺好,有急事的时候就先解决,没急事的时候,就可以按照店长手册实施相关工作。
案例解读
高效的工作目标的实现都离不开时间管理(Time Manage-ment)。时间管理指的是用技巧、技术和工具帮助人们完成工作,实现目标。时间管理强调的是有效地运用时间,而不是把所有事情都做完。所以在时间管理的过程中,既要明确什么事情该做,更要决定哪些事情不该做,这就需要正确的实现规划,也就是做好计划。
王木森在工作中没有时间管理的意识,以致他的计划无法完成,甚至让他感觉还不如没有计划。这并不是计划的错,而是在计划制订和实施时没有运用时间管理的意识和方法,没有做到科学管理和有效掌控。
首先,在工作计划制订过程中,王木森没有将事情根据轻重缓急进行分类排序,而是萝卜白菜一大筐都罗列其中,没有考虑到这些工作能不能在一天内完成,更加没有考虑这些事情是不是非做不可,是否一定要亲力亲为。
在时间安排上,王木森没有为突发事件预留出时间。事情的发展总会有一些不可控制的因素,如果在计划制订过程中不为突发事件预留时间,会大大增加计划把控的难度。
在计划实施过程中,王木森没有有效地排除干扰因素,对于干扰因素不加以回避,也使计划实施增加了难度。
还有就是王木森对计划的检查总结不到位。对于计划的屡次失败,王木森并没有从中总结,找出不足并加以改进,而是消极逃避,想放弃计划,这只会使他的工作效率越来越低下。
专家建议
1.计划内容
店长的工作计划有以下几种:
(1)每日工作计划。每日工作计划通常是在前一天下班前做好,在第二天的早会上做具体安排,包括销售任务分解、卫生清洁安排、商品订货计划、交接班工作、服务规范、日常培训安排等。
(2)每周工作计划。大型连锁门店每周工作计划必不可少。一周内从周一到周日的工作要有侧重点,一般来说周一到周五以事物类行政类工作为主,周末则是集中人力安排销售。
(3)每月工作计划。每月工作计划一般要结合分部或总部工作以及季节状况、年度销售目标安排来进行,即门店的计划要与分部与总部的步调保持一致,特别是工作推广、促销计划、新品上市等。
(4)大型促销计划。例如,元旦、春节、五一、端午、中秋、国庆等消费高峰节假日促销计划,要制订倒计时工作计划,包括商品订货、人员培训、门店宣传、行政管理、客户服务、售后管理、收银管理、市场调查、抽奖、路演计划、外联关系等都要周密布置。
2.任务安排
日常的工作计划一般应按照四个步骤进行,分别是列出任务,估计工作需要的时间,决定优先、删减和委派,事后检查——将未完成的任务转移。在确定任务计划之后,应考虑以下几个因素:
(1)实施计划的目的:即“为什么要做”,通过这一拷问可以删除一些不必要的工作内容。
(2)计划任务的执行者:即“为什么是我”,以此为依据决定是否委派店员去做这项工作。
(3)分清轻重缓急:即“为什么是现在”,“是否很重要”,对计划进行重要性排序,紧急和重要的事情先安排,其他的事情放在之后。
(4)解决任务的措施:即“为什么是这样做”,对工作方法有效性和合理性加以衡量,寻找提高工作效率的方式。
以上各因素考虑周全之后,就要进行计划的梳理了,即将计划按重要顺序排列事项清单,并做出时间上的安排。同时,应该特别注意,计划的日程安排应该留有余地,以便应对突发事件。在计划中制订预防意外和风险的预案也很重要,如外在环境、技术难点、突发事件、员工能力等都会影响到任务的进度。预先考虑到不确定的因素,列出可控的风险列表,针对可能影响到任务进度的因素进行规避预防,能够增强计划的可操作性。
3.计划实施
接下来的工作就是计划的实施。在实施过程中,将各项工作分解安排给责任人,由责任人跟进和处理,以避免店长眉毛胡子一把抓,无法完成店长自己应承担的工作,避免店长的工作受到频繁干扰,避免计划内时间被占用。店长要学会拒绝不必要的应酬;要有强烈的时间观念,树立紧迫感,杜绝拖拉习惯,同时不要过于注重细节而浪费了时间,化复杂为简单。
在计划的实施中可以学习运用一些科学方法,如可以采用“五指法”进行快速检查和总结。大拇指代表的是思维结果,体现为在工作中得到的知识和经验;食指则应该思考目标是否达成,具体来说就是今天干了什么、取得了哪些成绩;中指则代表了人的精神状态,反映在一天的情绪和心情上;无名指代表着给予他人的建议和帮助;同时还有一点不可忽视的就是身体状况,小拇指表示的就是身体状态,应该反思今天身体状况如何、工作了一天是否为身体健康做了些什么。
这样整个步骤走下来,不仅保证了工作的效率,同时也使得自身得到不断的进步。
逸马点睛
有限的时间要用在刀刃上,排除干扰、勤总结。